什么是"GTD"?
GTD——“Geting things done”——是由 David Allen 创造的一个框架，用来组织和跟踪你的任务和项目。然而，它的目标比完成“每一件事”要高一些（应该理解为“用更好的方式来完成任务，而不是仅仅让事情发生然后获得一点都不酷的结果”）。他的目标是让你对收集任务、想法和项目的系统 100% 相信，包括含糊的事情（例如，创造迄今为止最伟大的发明）以及具体的事情（例如，8月25日打电话给 Ada 讨论会议时间表）。任何事情！
你说，这和大多数的 to-do 系统差不多？在很多方面是这样，但是还有更多的东西，并且真很简单。我保证！所以请继续阅读。
一个关于 GTD 的最基本的假设是你是笨蛋，更确切地说，在考虑应该做的事情时，您的潜意识很愚蠢。例如，当你知道你的手表需要修理时，它不会在你骑车经过手表店的时候提醒你，而是在你的大脑中植入一种“我需要记住... 一些东西”的持续感觉。
Jesica Kerr 说得好：
假装你的大脑是一块白板。它是否覆盖了待办事项清单和“不要删除”？是否有空间绘制和组合思想？GTD 的很大一部分"魔法"是将任务和想法转化为很快就能看见的实际的和可见的行动。
GTD 给你的(如果理解和实现得当的话)是一个万无一失的系统，可以跟踪你需要做什么、应该做什么或者应该考虑做什么。
当您的系统和您对系统的信任到达一定程度时，你的潜意识会停止跟踪所有你需要做的事情，停止持续不断地提醒你。这样可以减少压力，释放宝贵的大脑时间来进行更有成效的思考，也许它甚至节省了现实的时间，这样你就有更多的时间上芭蕾课，绘画课，和轮滑。
这真的是太棒了！那么它到底是如何工作的呢？它通过使用特殊的瑜伽技巧和日常的心理练习起作用。开个玩笑，不是这样的，哈哈哈！它的工作原理很简单，就是维护列表，这是每个孩子用纸和铅笔都能做到的。现在连电脑都可以维护列表了！
你必须列出以下清单:
1.In
2.Next atcions(probably several – more on that later)
3.Waiting for
4.Projects
5.Some day/maybe
这些列表将会被定期检查，并形成 GTD 系统的主干。具体的工作原理会在后面说。除了这些列表，您还需要一个日历，它可以让您写下日期和时间敏感的任务和事件。
The "in" list
In 列表是你捕捉想法和任务的地方，当它们出现在你面前的时候。这可能是你的老板告诉你给她做一个胡萝卜蛋糕，也可能是你看到了一张你想看的马戏团的海报。在你的列表中添加东西的门槛应该尽可能低，例如在笔记本上记下来，或者在智能手机上按下正确的按钮。虽然我把它称为 in 列表，但是拥有多个不成问题。也许是一个应用程序，当你面前的电脑和笔记本电脑，当你游荡在商场外面？重要的是你能够写下你想到的事情。前面说到我们想卸下大脑的工作，你还记得吗？
当你第一次开始使用 GTD 时，你应该花一个小时写下所有你想做或者必须做的事情。这些所谓的开放循环包括所有不应该存在的东西，它们应该存在的位置，等等。你是否需要更换牙刷? 是否需要归还从你阿姨那里借来的茶杯？你应该把你的床重新漆成另一种颜色吗？所有这些事情都应该在你的 In 列表中。
处理 “in” 列表
如果你刚开始使用 GTD，并且在最初的“大脑清空”过程中收集了大量的条目，那么处理这些条目可能需要一段时间。从现在开始，in 列表将被连续处理
in 列表中的项目应该按照它们在列表中出现的顺序逐个进行处理。在处理 in 列表中的项目时，您需要问的第一个问题是:是可行的吗?换句话说，你需要做些什么吗？如果答案是否定的，你要么扔掉它，如果你不再需要它，保持它作为参考材料(也许有一天我还会需要这篇文章...),把它添加到 some day/maybe 列表（例如“学习印尼语”），或者孵化它。等等，什么，坐在上面? 是的，差不多。如果你以后想提醒自己的话（例如，我真的不明白这篇文章，我应该在两个星期内再看一遍），它应该进入您的日历或您的备忘录，这将很快解释。（是的，连这个奇怪的名字都是）
现在，如果您正在处理的条目是可操作的（换句话说: 应该有所行动）。你应该问“下一步行是什么?”下一个动作需要是一个物理的和可见的动作。换句话说，不是“计划蛋糕彩票”，而是“给亚瑟和卡米尔发邮件，提醒他们烤蛋糕”。
正是这一点ーー下一个行动应该是下一个实际的、可见的行动，以使项目更接近它的目标ーー可能是 GTD 中最重要的“规则”。通过多花几秒钟想出身体上需要做的事情,你要确保你的“next actions”列表只包含你可以选择在任何时候做的事情。“预处理”已经完成了(行动本身很可能是计划任务) ，这大大降低了做事的阻力。
当你决定下一步行动时，你应该考虑是否需要少于两分钟的时间来完成。如果是这样的话，那就做吧。马上。(比如“把有趣的猫咪视频发给奶奶”。)原因很简单: 如果这个动作需要两分钟或更少的时间，那么跟踪它的开销将比仅仅执行这个动作所需要的时间更大。如果确实需要两分钟以上的时间，你应该在合适的时候把它委派出去ーー记下什么时候委派了什么工作ーー放在"Waitting for"清单上，或者一旦你有时间和精力，就把它添加到你自己的"Next atcions"清单上。除非你有神秘的超能力，否则“Next actions”很可能是大多数事情的结局。如果开放循环将采取一个以上的行动关闭，总体目标也应该注明在一个“projects”列表，将在后面几个部分解释。
总结一下，在处理 in 列表时，您应该遵循以下步骤：
GTD 工作流：开放循环在 in 列表中收集、处理，如果是操作，则立即执行、延迟或委托。如果正在处理的项目需要多个操作，那么它也会记录在 projects 列表中。
"next actions" 列表
什么是 next actions 列表？很明显，是你下一步行动的列表。这些行动的另一个名称是“尽快行动”。当你不在 YouTube 上看有趣的猫咪视频或者玩糖果大爆险游戏的时候，你可以从中挑选工作内容。
“waitting for” 列表
当你把工作委派给别人，发送一封你期待(或需要)回复的电子邮件，订购一些东西，或者有一个任务因为你在等待别人做某事而被“阻止”，这些都应该写在你的“waitting for”列表上。这些项目应该总是标明当前的日期，这样你就可以给你的同事马文发邮件说: “我还在等你说你会在一个月内完成的卧槽报告。那是32天前的事了!”。
"Projects" 列表
如果你仍然和我在一起，你可能会担心这样一个事实，即“研究人工智能教科书”的行动在你的 next actions 清单上写的是所有关于你统治世界的计划。一旦行动完成并从你的列表中删除，是不是很容易失去跟踪？是的，差不多。这就是 projects 清单的用武之地。
GTD 对项目的定义非常宽泛。它定义了作为一个项目需要完成多个动作的任何目标。这些项目应该放在您的projects列表中。这个列表仅仅是一个项目标题的列表，以及(如果您喜欢的话)项目的描述和预期结果。在检查项目列表时，您将确保每个项目的至少有一个行动在next actions列表中，从而确保您的项目取得进展，并且不会被遗忘。
Contexts
contexts 是你在下一步行动列表中的项目上加上的“tag”，说明行动可以在哪里完成，或者你需要什么设备来完成。一个动作可以通过几种方式“标记”context;最简单的方法可能就是简单地列出不同的next actions清单,每个清单对应一个context。如果使用一种新型的电子列表管理器，通常可以为每个标签提供一个“智能”列表ーー产生相同的结果。(使用所谓的智能手机，它甚至可以使用位置感知功能，只显示与你当前位置相匹配的动作。如果是这样的话: 那真是太神奇了！我们生活在未来!)
在上下文前面加上“@”是很常见的，当上下文是一个位置时，这样做是有意义的，但是在其他情况下，应该把它看作是一种符号。上下文的例子有@home、@computer 和@office。
行为及其上下文的例子:
| Action | Context |
|---|---|
| 多买彩虹狗粮 | @ city or @ store |
| Browse cuteoverload.com | @ computer or @ the world wide webs |
| 对一个陌生人微笑 | @ everywhere |
你需要多少情境取决于你有多少next actions，以及你的工作日是怎样的。重要的是，你要能够一目了然地评估你可能采取的行动，这取决于你身在何处，以及你拥有哪些可用设备。为你在任何地方都可以做的事情创造一个“everywhere”的环境也是一个好主意.
Agenda contexts
如果你与人有定期会议，那么有一个“agenda contexts”(每个人一个)可能是有益的，在这个背景下，你可以在下次见面时记下你想要谈论的事情，当你想到这些事情的时候。例如，如果您与 Foobert 有每周一次的会议，您可以考虑设置一个“@Foobert Agenda”上下文。这些上下文当然会随着你的团队/经理/主管等的变化而变化
"some day/maybe" 列表
你不想失去你的百万美元的想法，使一个“跳到结论”垫，但因为这是一个项目，你想实现当你有更多的时间，你不想让它“污染”你的下一步行动清单或你的项目清单。(请记住，下一步行动只包含应该尽快完成的事情，并且您的项目列表将定期检查，以确保所有项目至少有一个下一步行动。)
这事你就需要some day/maybe 列表。这个列表只是包含了一些想法和项目，您可能希望在将来的某个时候实现它们。这就是“取代卧室里丑陋的绘画”和“开始一个宗教”应该去的地方。（当然，前提是你现在不想做这两件事）。这个列表应该和系统的其他部分一起每周检查一次，就像 weekly review 描述的那样。
日历 Calendar
日历是用来记录你在特定日期或特定时间必须做的事情的，除此之外没有其他事情！没错，如果你只是想在下周三安装 Bonzibudddy，那么就不要在你的日历上写上“安装 Bonzibudddy”。
但是，为什么？
如果你的日程表上只有时间和日期敏感的项目，那么它会更有用，因为它会告诉你在某一天必须做的事情，而不会被其他项目“冲淡”。你想做的事情，但是不需要在特定的时间去做，无论如何都会在你的next actions列表中，所以你会被提醒并且有机会去做。
每周回顾 Weekly review
大卫 · 艾伦在他关于 GTD 的书中称每周回顾是“成功的关键因素”，他不是在开玩笑。如果你开始使用 GTD 框架，而你不是一个机器人，事情就会开始滑落。您将完成项目的next action，并忘记为该项目添加新的“next action”。你会忘记移除next actionーー如果你真的想过这个问题的话ーー你知道自己在不久的将来终究不会做的行动，以此类推。
weekly review 应该每周做一次。这将需要一段时间，所以你最好提前一些时间(可能至少30分钟)出发，例如周五或周日下午。
在做每周回顾时，你至少应该做到以下几点:
- 确保每个project至少有一个next action
- 如果下周你有时间的话，确保你next actions清单上的每一个行动都是你真正想做或者需要做的。如果不是，将它移动到你的someday/maybe 列表，或者完全移除（如果你不认为你会这样做）。Be honest with yourself.
- 查看你的someday/maybe列表，看看是否有projects/atcions应该被移动到当前projects/next actions列表。（如果您要在 projects 列表中添加一个新项目，请确保计算出它的下一个物理的、可见的action，并将其也放在next actions列表中。）
触发清单 Trigger lists
当做每周回顾时，通过一个“触发列表”来工作是一个好主意。触发列表仅仅是一个关键词的列表，用来“触发”你的大脑记住任何你还没有在你的系统中捕捉到的打开的循环。
触发器列表可能如下所示:
- Boss
- 同事
- 项目已经开始，但还没有完成
- 需要开始的项目
- 需要去见的人
- ...
在处理Trigger lists时，将您记得的任何内容放在 in 列表中，以便随后处理。随着经验的增加，你可能需要自定义你的列表，并学了解什么最适合你
Getting it to work
为了让你的 GTD 系统真正发挥作用，我们建议你遵循一些重要的“最佳实践”。当你开始习惯使用 GTD 时，如果你相信它会更好，你可以更宽容一些：
- 这很重要，你有你的清单之间的硬边。如果你经常发现自己想知道下一个动作属于哪个上下文，你可能需要重新考虑你的上下文。
- 你的工具使用起来应该很有趣ーー但不能太有趣(!).如果你有一个缓慢而复杂的工具来管理你的列表，你会下意识地抵制收集小任务，如果你的工具太有趣而不能使用，你最终会过度使用它，并花时间玩它的惊人功能。找到适合你的工具。
Tools
read/review文件夹和记事本是两种工具，虽然它们不是 GTD 方法的直接组成部分，但是它们可能有助于与 GTD 一起使用。
read/review文件夹
在您的 next actions 列表中，您可能会有相当多的“读取[某些文档]”操作。read/review文件夹仅仅是一个文件夹(物理的或数字的) ，其中包含文件、文档和任何你想要阅读的东西。我们的想法是，只要你有几分钟的空闲时间，就可以使用这些材料.在牙医的候诊室? 在咖啡馆等你的食物？两者都是阅读广东弹涂鱼系统发展论文或是阅读老板备忘录的绝佳机会！
在这里有“sharp edges”也是非常重要的。只有当你有时间的时候你真正想读的东西才应该放在这个文件夹里，这样你就可以在白天那些空闲时间的小窗口里把它拿起来。
备忘录 Tickler file
这个名称奇怪的概念只是43个(物理)文件夹的集合。为什么是43？因为这意味着一个月的31天中的每一天都可以加上一年中的12个月中的每一个月。如果你现在正在拿计算器ーー请相信我的数字43。
那么这些文件夹是用来做什么的呢？这个想法是，你可以放置物理项目，安排在在特定的一天(音乐会门票) ,提醒你可能要在特定日期做的事情(记住，日历只适用于在特定日期/时间做的事情) ,或者你根本听不懂的课堂笔记（等我的潜意识反复思考一段时间后，我会想在一周内复习这些内容）
每天起床后，打开当前日期的文件夹。然后你把演唱会门票放进口袋，决定今天要带狗去狗发廊，但是因为你现在没有时间，所以把演讲笔记往后推三天。清空文件夹后，你把它放在后面，把明天的文件夹放在前面。每个月末，你打开新月份的文件夹，处理其中的内容ーー比如把项目放在正确的日文件夹中。
因此，记事本文件提供了一种在未来给自己发送提醒的方式ーー唤起你的记忆！