[效率提升]如何管理好你的电脑文件

[效率提升]如何管理好你的电脑文件

 

试想一下，在你这么多年的生活与工作中，你究竟保存有多少电子文档。当你需要在海洋一般的文档库中打开去年六月份召开某个技术会议时的编制方案与会议纪要时，你会是一种什么样的感觉：不知道何处入手的迷茫？遍寻不着的焦虑？还是满满的从容与自信？

记得自己以前听领导曾说过一句话:"管理，管理，一边管一边理"，给我留下很深刻的印象。试想，如何连自己管理的对象都梳理不清楚，又如何能做到全面而有效的管理，而"一屋不扫何以扫天下"，如果连自己可以完全控制的电子文件都管理不好，又如何能做到对自己工作全方位的掌控。

可是有同学会问，尼玛这么多的文档，我哪记得住每个文件保存的位置？？

对此，我的回答是：

你并不需要记住每一个文件保存的位置，你只需要记住你保存文件的规则，以及使用一个好的工具。

 

什么是文件保存的规则？概括起来其实就包含以下两个部分：

• 文件夹的结构
• 文件的名称

是的，这两个部分就够了。

 

一、文件夹的结构：

一直认为，提升效率最直接的方法就是建立系统，系统本身可以多样化，但系统化的思维与操作才是避免茫然与失误的最有效途径。针对文件夹结构的管理，个人主要采用以下的方法：

1.确定文件属性的纬度与层次：

专业类型 > 年度 >　属性分类 >　文档分类　

如：

2.针对固定小系统，也应该采用固定统一的目录结构：

如：项目管理目录

二.文件的名称：

    文件命名你只要按照自己一定的规则就可以了，因为我们有一代神器"Everything"。

    Everything是一款快速通过文件名称对文件进行检索的软件，它通过