概念辨析|电子文件单轨制与电子档案单套制

电子文件单轨制和电子档案单套制是档案业务中的重要概念，在建设数字中国的时代背景下，厘清“套”与“轨”的区别和联系是革新档案工作的基础

产生背景

随着信息技术的不断发展和政务信息化的持续推进，电子文件逐渐在业务工作中大量出现，以纸质文件为主的流转和归档已不契合“数字社会”的建设目标。

法律规范的出台。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出要在有条件的部门率先开展“单套制”管理试点。2020年新修订的《档案法》明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。

实践领域的探索。2015年，上海自贸区开展电子文件“单套制”管理模式探索。广东省珠海市档案局（馆）也依托“全国示范数字档案馆”的示范带动作用，大胆探索，以在线接收商事登记原生电子档案等专业电子档案为切入点，在全省率先开展电子档案“单套制”“单轨制”试点工作，在线接收了市工商局2016年以前形成的各类商事登记原生电子档案120余万件，全市电子档案“单套制”“单轨制”管理试点工作实现了新的突破。

由此可见，电子文件单轨制和电子档案单套制的实行不仅具有充分的法律依据，也具有生动的实践案例。

“轨”与“套”

清晰的概念界定是推动档案工作前进的基础。

目前，“单轨制”和“单套制”的概念因人们划分标准的不同而略有差别。

中国人民大学信息资源管理学院教授冯惠玲认为，单轨双轨是指文件完全在电子环境中进行或是在电子、纸质两种环境中基本并行；单套和双套指保存电子文件或纸质和电子同时保存。

南开大学档案馆馆员鲍志芳以归档为节点作为区分“轨”与“套”的标志，“单轨制”是指归档前文件（电子或纸质）伴随业务流转，“单套制”是指文件归档后只有一种文件形式（电子或纸质）进行存储和利用。

上述定义虽措辞不同，但从本质上来讲，对轨与套的认知基本一致。不过，中国人民大学信息资源管理学院副教授钱毅认为仅以电子和纸质用来表述文件类型并不全面，他提出了“模拟轨”和“数字轨”的概念用来表述文件类型。（由于篇幅限制，该问题可另文介绍）

现状

目前，电子文件单轨制+电子档案单套制是数字社会常用的文件管理模式

图1  电子文件单轨制+电子档案单套制管理模式

图1形象化地揭示了电子文件单轨制与电子档案单套制的区别。电子文件单轨制是指文件在归档前的流转中保持同一介质运行。而电子档案单套制特指归档后的文件以同一形式存储和提供利用。在信息化社会，电子文件单轨制+电子档案单套制是档案工作发展的必然选择，对于提供企业工作效率，保存企业数据资产具有重要意义。

鸿翼作为一家企业内容管理软件服务商，其基于文件生命周期理论所开发的文档档案一体化管理系统，可顺利解决电子文件的“收、管、存、用”，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性，最大程度保障电子文件单轨制+电子档案单套制管理模式的有效运行。鸿翼档案紧跟数字时代发展步伐，让企业实现文件管理模式升级转型如虎添翼。