1.21 项目采购管理

项目采购管理

一、战略合作管理

必须摒弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是供应链管理。

二、项目采购管理过程

项目采购管理的各过程

管理过程	所属过程组	解释
编制采购管理	计划过程组	决定采购什么，何时采购，如何采购， 还要记录项目对于产品、服务或成果的需求、 并且寻找潜在的供应商。
实施采购	执行过程组	从潜在的供应商处获取适当的信息、报价、 投标书或建议书。选择供方， 审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择， 并与选中者谈判最终合同。
控制采购	监控过程组	管理合同以及买卖双方之间的关系， 监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效 以采取必要的纠正措施，并作为将来选择供应商的参考。 管理与合同相关的变更。
结束采购	收尾过程组	完成并结算合同，包括解决任何未解决的问题， 并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾工作。

三、项目采购管理的步骤

1. 需求确定与采购计划的制订；

2. 供应商的搜寻与分析；

3. 定价：常见的有竞争性报价及谈判两种；

4. 拟定并发出定单；

5. 定单的跟踪和跟催；

6. 验货和收货；

7. 开票和支付货款；

8. 记录管理。

四、规划质量管理的输入、工具和输出（☆）

输入	工具与技术	输出
1、项目管理计划	1、自制/外购分析	1、采购计划
2、需求文档	2、专家判断	2、采购工作说明书
3、风险登记册	3、市场调研	3、采购文件
4、活动资源需求	4、会议	4、供方选择标准
5、项目进度		5、自制/外购决策
6、活动成本估算		6、变更申请
7、干系人登记册		7、可能的项目文件更新
8、事业环境因素
9、组织过程资产

1）、采购工作说明书（SOW）:

SOW是对项目所要提供的产品或成果的服务性描述。根据项目范围基准制订，对将要包含在的采购合同中的那一部分项目范围进行定义。采购工作说明书应该清楚描述工作的具体地点、完成的预定期限、具体的可交付成果、付款方式和期限、相关质量技术指标、验收标准等内容。

工作说明书由项目范围说明书、项目工作分解结构和字典制定而成。工作说明书应详细地规定采购项目，以便潜在的卖方确定他们是有能力提供这些项目。 采购工作说明书定义了与项目合同相关的范围。工作说明书包括的主要内容有前言、服务范围、项目工作方法、假定、服务期限和工作量估计、双方角色和责任、交付资料、完成标准、顾问组人员、收费和付款方式、变更管理等。

2）、采购工作说明书与项目范围说明书的区别（☆）

工具说明书是对项目要提供的产品或服务的叙述性的描述。

项目范围说明书则通过明确项目应该完成的工作而确定项目的范围。

3）、采购文件

用来得到潜在卖方的报价建议书，采购文件为未来实施采购、控制采购和结束采购等过程提供了依据。常见的采购文件有效方案邀请书（RFP）、报价邀请书（RFQ）、征求供应商意见书（RFI）、投标邀请书（IFB）、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书。

方案邀请书

用来征求潜在供应商建议的文件。

报价邀请书

依据价格选择供应商时，用来征求潜在供应商报价的文件。

意见邀请书（RFI）

用来征求潜在供应商报价的意见。

五、实施采购

1）、实施采购过程的输入、工具和输出

输入	工具与技术	输出
1、采购计划	1、投标人会议	1、选中的卖方
2、采购文件	2、建议书评价技术	2、合同
3、卖方建议书	3、独立估算	3、资源日历
4、项目文件	4、专家判断	4、变更请求
5、采购工作说明书	5、刊登广告	5、项目管理计划更新
6、组织过程资产	6、分析技术
	7、采购谈判

2）、投标人会议（也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议）

标书或建议书提交之前，买方和所有潜在卖方之间召开的会议，目的是保证所有潜在卖方对本项目采购都有清晰一致的理解。

3）、招投标相关知识

1. 招标人可以自行选中招标代理机构、也可以自行办理招标事宜。
2. 在要求提交投标文件截止时间至少15日前，招标人可以对招标文件进行必要的澄清或者修改。
3. 开标由招标人主持。

招标人义务：

1. 招标人委托招标代理机构时，应当向其提供招标所需要的有关资料，并支付委托费用。
2. 招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
3. 招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
4. 招标人不得向他人透露与获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，以及可能影响公平竞争的有关投标招标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密。
5. 招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于20日。
6. 对所有投标文件都应当当众予以拆封、宣读。
7. 保证评标在严格保密的情况下进行。
8. 向中标人发出中标通知书，通知所有被中标人的投标人。
9. 30日内订立书面合同。

招标代理机构

是独立于政府和企业之外的，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于中介服务组织。

招标方式

公开招标和邀请招标。

加权系统

对定性数据的一种定量分析方法，以减少在卖方选择中人为偏见带来的影响。评分方法：先取平均分再*权重。

控制采购

是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和考虑采取纠正措施的过程。在控制采购过程中，通过绩效审查，来考察卖方执行能力。

控制采购过程的主要目标

保证合同的有效执行、保证采购产品及服务质量的控制。

六、控制采购

1）、控制采购过程的主要目标

保证合同的有效执行、保证采购产品及服务质量的控制。

2）、控制采购过程的输入、工具和输出

输入	工具与技术	输出
1、项目管理计划	1、合同变更控制系统	1、工作绩效信息
2、采购文件	2、检查与审计	2、变更请求
3、合同	3、采购绩效审查	3、项目管理计划更新
4、批准的变更请求	4、报告绩效	4、项目文件更新
5、工作绩效报告	5、支付系统	5、组织过程资产更新
6、工作绩效数据	6、索赔管理
	7、记录管理系统

3）、合同变更控制系统包括

变更过程的书面记录工作、变更跟踪系统、变更争议解决程序，以及各种变更所需的审批层次。

七、结束采购过程的输入、工具和输出

输入	工具与技术	输出
1、合同	1、采购审计	1、合同收尾
2、合同收尾程序	2、采购谈判	2、组织过程资产更新
3、项目管理计划	3、记录管理系统
4、采购文件

1）、采购审计

的目标是找出本次采购的成功和失败之处，总结经验教训，以供项目执行组织内的其他项目借鉴。