团队中日常邮件沟通注意事项

一般说来非常简单的内容可以通过邮件进行沟通或者传递信息，但是前提必须是明晰的说明目的和背景，提醒收件人如何处理该邮件。当然其他难以以语言描述清楚的情况必须多种方式协作才能解决沟通问题，否则沟通不畅、理解不一，严重的会造成互相不信任、团队不合。

单就邮件来说，必须弄清楚几件事：1、相关内容需要发送给谁？抄送给谁？2、正文如何描述。

发送给谁主要是几方面：一充分尊重相关人的知情权，起到告知义务（阅知），重要的一点就是需要知道的人都要通知到，最好也说明请其阅知；二是需要别人阅处，这下面又分是否需要回复？谁回复？以何种方式回复？什么时候回复？这些问题也要在正文内容中明示出来，当然如果难以界定谁负责，也要找出相关协调负责人来协调指定。是在难以界定或协调的最好通过当面协调沟通会议的方式解决，并在协调会后按照会议结果明确邮件内容。

另外对于过多或者过长的邮件正文或者附件内容，则需要简明的说明重点关注内容或者哪些方面，帮助收件人直接了解意图。

鉴于技术人员语言组织能力较弱的特点，原则上能当面或者电话沟通的建议采用这种方式，最后的选择才是邮件或者说邮件主要是补充或者最后的确认。