推演式项目管理之项目汇报

常言道，会做的不如会说的，会说的不如会汇报的，这只是片面之词，不过也能由此可见汇报的重要性。人是存在理性和非理性两面的，是社会群体性动物，需要通过建立与他人的链接，才能获得必要的认同。所以，在项目管理过程中建立有效的汇报机制是必不可少的。那么我们如何能够更好的向客户进行汇报呢？

我曾说过，沟通是有阶梯的。那么同样，汇报也是有层级的，时间也是分节点的。面向不同的项目干系人，到了不同的时间节点，汇报的内容和形式也不尽相同。

01

关键客户汇报

        针对客户的汇报，如果按项目里程碑分，可以分为项目启动会议、项目需求确认评审、项目设计评审、项目中期汇报、项目成果汇报、项目预验收汇报和验收评审；如果按汇报层级分，直接对接人汇报，分管负责人汇报，项目决策人汇报和专家汇报。而每次汇报要达成什么目标，会议组织形式如何，会议之前要做些什么，汇报什么内容，汇报之后做什么，项目团队内部做什么？接下来这里针对项目起决定性作用的重要汇报进行讲解。

一

项目启动汇报

汇报目的

        达成项目计划和目标的一致性

汇报形式

        组合式会议汇报

        汇报方：甲方项目对接人开场、承建方、监理方/代建方

        点评方：客户上级，如一把手，分管信息化领导，业务分管领导

会前准备

        汇报对象是谁，兴趣点

        汇报地点，时间

        不同干系人期望的目标是什么

        项目对接人的沟通一致性

        监理方/甲方/代建方沟通验收的标准

        文档资料

        项目成果

        会议议程

        会议通知

        会议材料准备

汇报主要内容

        感谢

        项目背景介绍

        前期进度回顾

        我是谁，来做什么，达成什么

        打算怎么做——>实施方案

                对于业务需求的理解

                勾勒出的初步业务框架

                组织保障

                沟通机制

                质量保障

                服务保障

                风险问题

                项目验收的标准

                预期效益

汇报后总结

        表态性发言

会后工作

        会议纪要

        项目实施方案确认

        干系人通讯录

        合约流程

        开工申请单

        付款申请

二 

项目中期汇报

汇报的目的

        经过前期的调研/分析/设计/开发 把阶段成果进行展示，进行方向纠偏

汇报形式

        组合式会议汇报

        汇报方：承建方、代建方（监理方）、甲方关键用户代表

        点评方：客户上级，如一把手，分管信息化领导，业务分管领导

会前准备

        汇报对象是谁，兴趣点

        汇报地点，时间

        不同干系人期望的目标是什么

        项目对接人的沟通一致性

        会议议程

        会议通知

        会议材料准备

汇报主要内容

        关键时间节点（对于计划的回顾）

        回归本职：重点是讲解技术与业务的融合

        用户的调研需求/想法是什么

        可视化表达

        需求可视化

        功能可视化

        技术可视化

        数据可视化

        技术和业务结合后有哪些优势

        时间维度：过去和现在对比

        创新性

        空间维度：我们和同行对比

        唯一性

        创新性

        关键业务问题技术上如何解决的

        问题和风险

汇报后总结

        下一步重点工作，需要上级的支持

会后工作

        会议纪要

        需求规格说明书确认/设计方案确认

        付款申请（如有）

三 

项目成果/预验收汇报

汇报目的

        回归初心，以始为终，回答项目启动时需要达成的目标，交答卷

        推动业务用户大规模正式使用

汇报形式

        组合式会议汇报

        汇报方：承建方、监理方/代建方、甲方项目关键用户

        点评方：客户上级，如一把手，分管信息化领导，业务分管领导

会前准备

        汇报对象是谁，兴趣点

        汇报地点，时间

        不同干系人期望的目标是什么

        项目对接人的沟通一致性

        会议议程

        会议通知

        会议材料准备

汇报的主要内容

        回顾目标

        对标需规完成了哪些内容，超额完成了哪些内容

        试点用户推进情况

        试运行期间用户提出的优化点，优先级，解决情况

        汇报后总结

        项目收尾阶段的应对策略

会后工作

        会议纪要

        试运行报告确认

        付款申请（如有）

四 

项目验收汇报

汇报目的

        项目验收，帮助客户完成工作，完美收官

汇报形式

        组合式会议汇报

        汇报方：承建方、监理方/代建方、甲方项目关键用户

        点评方：验收专家，同行代表，客户上级，如一把手，分管信息化领导，业务分管领导

会前准备

        汇报对象是谁，兴趣点

        汇报地点，时间

        不同干系人期望的目标是什么

        项目对接人的沟通一致性

        与监理方/甲方/代建方确认验收前需要准备的资料

        打印材料

        签字盖章材料

        与甲方沟通验收专家

        专家沟通（如熟悉）

        会议议程

        会议通知

        会议汇报材料准备

        对标验收需要的文档材料

汇报的主要内容

        回顾项目目标项目范围

        对标任务书完成了哪些内容，工期匹配度

        特色功能，行业先进性

        技术创新点，先进性

        试运行数据展示及总结

        项目成效

        项目展望

汇报后总结

        感谢

        正式使用的服务承诺

会后工作

        会议纪要

        专家签字

        项目验收单确认

        付款申请

02 

组织内部汇报

        做好客户汇报的同时，也要做到项目信息的通畅性，所以也要重视组织内部的汇报，一方面让组织管理者了解项目的进展和成果，资源使用情况，及早做好资源统筹，另一方面征询有经验的管理者帮忙发现风险。

        在一些扁平化管理组织中，项目经理的直接主管是部门总监，或者分管领导，所以这里主要针对扁平化的组织形态做重点阐述。

组织内部的汇报一般有常态性的周报，月报，也有非常态性的关键问题汇报。那有人在问有没有日报呢，有，但不是常态性的，一般在项目出现冲突产生重大问题之后，引入日报机制，一天一进展，一天一汇报。所以这里重点来讲解常态性汇报。

一 

项目周报

汇报目的

        保证组织内部项目信息的一致性

汇报形式

        邮件、EXCEL/WORD/PPT

汇报主要内容

        项目取得的进展（与上周相比）

        项目目前的进展在整个项目周期当中的位置

        项目遇到的问题及解决方案

        项目接下来可能的风险

        下周主要工作内容

汇报之后的反馈和跟进

        征集组织管理者的反馈和建议，增加到项目风险列表中

二

项目月报

汇报目的

        项目经营报告，取得或者释放组织资源，保障项目经营成效

会前准备

        与项目团队沟通项目的问题及解决方案、风险及缓解措施

        与直接主管沟通项目的问题及解决方案、风险及缓解措施

        项目度量数据（进度、工时、成本）

        归集提炼项目工作亮点

汇报形式

        专题会议、PPT/WORD

汇报主要内容

        项目取得的亮点

        项目进度与计划比较

        项目成本与计划比较

        下一步重点工作

汇报之后的反馈和跟进

        征集组织管理者的反馈和建议，增加到项目风险列表中

        会议纪要

项目经营报表

        这一章节我会放在项目经营管理中重点来讲，所以次节略过。

03 

“6331”PPT汇报技巧

六大过程路径

定主题、定提纲、定内容

提重点、提亮点、提绩效

三大基本要求

准确性：内容（文字、数字、表述）、对称排布

一致性：内容、样式、字体、颜色

逻辑性：前后文、故事性

三大标准法则

“三点”原则：三点内容最容易被人记住

“六字”原则：标题短语、关键词短语 尽可能不要超过六个字

“数字”原则：能用数字表达的用数字,容易被记忆

一句总结提炼

突出对比

    原来怎么样，现在怎么样

    没有怎么样，有了怎么样

突出绩效

    为客户带来了什么价值

    解决了什么困难

    减轻了什么负担

突出创新

    体现不同点、同行、国内、国际

04

 正式汇报八项注意

第一、会前邀约双向确认

会议地点时间

议程

邀请函/会议通知

第二、物资准备充分详细

显示器材（投影、大屏、比例、线材）

汇报设备（笔记本、操作系统、转接设备、兼容性）

汇报材料打印（彩打、黑白、单面、双面、装订）

其他物资（拍照、录音、录像、茶水、纸笔、席卡、充电宝）

第三、会务人员安排妥当

场记

书记

签到登记人

串场人

第四、会议场地准备齐全

座位及座次

网络环境

停车安排

第五、入会签到及时周到

签到表

第六、汇报演讲清晰自信

演讲稿

提早演练

清晰

口语

自信

汇报现场需要及时跟进和纠偏

冲在第一线

第七、保密工作安全可靠

及时清场

及时关门

第八、会后清场完美收官

材料回收

会议室整理

        以上就是针对项目汇报的主要内容，包括我们对客户如何汇报，组织内部如何汇报，工作准备充分，做到汇报心中有数，提早进行演练，正式汇报才会游刃有余。

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心灵感悟，坚持原创

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