实验室LIMS系统—档案管理应用模块

比起传统模式下纯纸质人工操作归档记录，实验室信息化LIMS系统的运行可以降低大量重复的繁琐的易出错的实验室记录操作，而在LIMS管理过程中必然会产生一系列的电子归档文件，那么在LIMS中是如何做到实验室各类文件及档案的管理呢。

首先，电子档案设置

以一个普通的第三方检验检测实验室来举例，其实验室的主要业务是将客户所需要检测的样品根据其要求进行检验检测，并出具检测报告。

所以说呢，在其所适用的LIMS中，实现了全流程的全程电子化，主要的工作流程是：

合同评审人员接收并在LIMS中登记客户送检样品及要求（电子原始记录）——业务受理人员分配电子任务——实验室主管安排检测任务给检测人员（权限设置，任务安排）——检测人员开展检测——检测后提交电子原始实验记录给校核人员（权限设置）——校核无误后提交授权签字人审核(电子签名)——审核无误后提交审核稿编制人（权限设置）——审核稿提交实验室主管审核（权限设置）——审核无误后提交报告编制人（权限设置）——编制完成提交报告审核人（权限设置）——审核无误后交报告发送人（权限设置）——发送检测报告（电子报告，支持下载打印）。

当所有的流程走完后，LIMS系统中自动报告发放人员点击归档，该任务的相关原始记录和报告以及任务单等归档材料便进入“归档模块”。

第二，电子档案整理

对于有些检测范围较广的检验检测机构来说，检测报告类型复杂，为便于管理，可按不同行业领域建立独立的编号，该编号具有唯一性，从接收样品登记开始一直跟随着所有的材料和流程，直到归档。

档案管理人员每天登录系统，对接收到的归档材料按领域进行分类，填写材料保存期限和材料查阅级别，以该项检测业务的唯一性编号作为档案号，统一对文件命名后建立目录并将归档材料逻辑归档到档案管理模块。

由于检测报告的特殊性，经常会出现客户想补测或修订的情况，若是该归档材料有后补或修订更替内容，要通过另一个文件审批流程，经过申请、审批，点击归档后，由档案人员进行归档材料的变更操作。

第三，电子档案管理

在LIMS系统的档案管理模块中，有归档材料的利用服务功能。需要借阅档案的人可以在系统上完成申请查阅，线上审批，网上查阅。首先档案申请人进入档案利用栏，输入需要阅览的档案号（即该检测业务的唯一性编号）或关键词，检索出该档案目录，点击借阅申请，注明利用目的。

提交申请后进入技术负责人审批程序，审批后流程进入档案管理员，档案管理员设置完该借阅人的阅读权限后通知借阅人，借阅人便可在网上浏览到该档案。使用归还后，档案管理人便可关闭权限。系统便会自动记录借阅人，借阅时间，归还时间及在借状态。

LIMS系统能根据保管期自动判断并提示到期，对已到达保管期限的文件，档案人员讲导入销毁模块，利用销毁模块的功能，编制好销毁文件列表，并上传相关领导审核，审核通过方可销毁，销毁后的档案目录讲转入“已销毁”模块。对于一些到期但还有保存价值的档案，将通过程序识别，自动保存到“长期保存模块”，以减轻系统压力。

实验室档案由传统的纯手工纸质记录管理模式向电子化的管理模式转变早已是一种趋势，实验室信息化管理LIMS系统中的档案管理功能改变了原来档案资料靠纸质载体来传递、审核、归档，效率低下，且由于日益增长的纸质档案在保管上受空间制约的现状。在利用工作上也得到了新的突破，随时随地了解跟踪实验进度，掌握整体实验室状态，信息检索方便快捷，不受空间和时间的限制，提高了各项检验检测工作的效率。