Excel技能杂谈

前段时间听到一句话:“你不需要很厉害才能开始,而是开始之后才能变得很厉害”,与诸位共勉。

取名Excel技能杂谈,主要是写下我对Excel这个工具学习方法的经验,内容取自我这4个月对Excel的学习之路,第一篇正经的文章,行文难免不畅,内容难免疏漏,多多担待。


一、概述

首先,为什么写这篇文章?

学习的知识如何内化为自己的技能?就我所知道的学习方法,知识学习的最后一步都是内容输出,只有输出,知识才能内化为自己的技能。输出有很多种,可以制作一个东西,也可以分享自己的经验,我选择分享我的经验。

感谢这个互联网的时代,让我获取到了非常多的前人经验,是时候,自己也作为前人给后人留下一些微小的经验了。

其次,为什么是Excel?

这里的Excel专指微软的Excel工具,接触Excel已经很长时间了,但是真正作为生产力工具去使用它,到现在也才4个月,学习期间可以说步步是坑。笔者身处零售行业,每天都需要跟库存与销售打交道,自然,应用需求最多的就是表格。以前只知道Excel很强大,但是具体怎么强大,是真的不清楚,大学期间应用Excel最多的功能也就是个筛选。实际工作之后,由于大量的内容都与数据有关,应用的Excel越来越多,大部分时间,都要依赖Excel来做决策。从一个Excel新手,走到现在,花费了很多时间,踩过了许多坑,有了许多经验,想写出来分享给你们。

最后,这篇文章的主题是什么?

主题很简单,分享我的Excel学习经验,供诸位参考。


二、怎么去学?

这些都是自己的经验之谈,是自己踩过很多坑之后,总结而来的经验。

务必记住的第一点:Excel只是表达自己想法的一个工具,是由人去操作这个工具,不要被这个工具所限定。它有其强大之处,但并不是所有得地方都适合用它,也并不是所有得想法都适合用Excel来表达,要学会使用正确的工具,然后才是正确的去使用工具。

第二点,像excel这种需要靠大量的实操才能学好的工具,一定要边学边用,只看不操作,你是很难学懂它的。最忌讳得学习方式,就是只读书,读完之后再操作。这么做,耗时耗力不说,真正得看完书之后你还能记住几个操作?总结而言,就是学以致用,边学边用,遇到问题再去学。

第三点,善用搜索引擎,你遇到的问题基本都可以在网络寻找到答案,前提是你知道怎么描述你遇到的问题。

第四点,我认为关于Excel的最快的学习方式就是建立以项目为主的学习方式。新建一个项目,可以是建立一个自动统计的工具、一键分析当前数据等,然后按照这个项目的目标去推进学习,遇到什么问题就去搜索查找,然后慢慢学习操作。我当时对Excel的学习,就是太过厌烦每天都要对导出的数据进行重复的操作来对各店面进行分货备货,所以想要用Excel建立一个自动备货分货表,为了完成这个目标,通过搜索自己遇到的问题,从而不断进步。


三、有哪些阶段?

我所理解的Excel学习路线如图所示,第一层,是基础的操作,例如复制粘贴,插入行列,更改单元格格式等这些基础操作;第二层是函数,懂得使用SUM、LEN、VLOOKUP、IF这些常用的函数,并能进行函数的简单嵌套;第三层是数据透视的使用,了解数据透视的原理并能够使用数据透视表做出自己需要的结果;第四层是VBA的使用,能够利用VBA制作较为简单的自动化程序;第五层则是微软的POWER BI套件的使用,利用这个套件,能够很方便的处理大量数据并设计出交互式报表。最后一层,就是我所未知的边界了。

必须要说明的是,我罗列的几层并不是完全独立的,只是代表我所理解的几个学习阶段,Excel功能太多太多,想要完全学会是非常困难的,所以,学excel应当追求学以致用,按照自己的需求,去推进学习。




(一)基础操作


Excel工具栏

基础操作有哪些?在我看来,Excel工具栏中的开始选项卡、审阅选项卡、视图选项卡的操作都算是基础操作,这些功能不涉及太多的复杂性操作,按照Windows所见即所得的原则,只需要知道汉字意义,基本就能够清楚其所对用的功能了。

这一阶段,主要就是进行大量的尝试,一个功能一个功能的去进行操作,知道常用功能的位置,会进行简单的数据操作。

(二)函数


Excel公式选项卡

函数这一层级,对应的Excel工具栏是公式选项卡,选项卡中已经将函数大概分类,我们并没有必要了解其中每一个函数的用法,只需要记住几个常用的函数,并在需要的时候对需求进行描述,能够搜索出所需要的函数即可。

当然,有些特别厉害的函数像OFFSET之类的还是要提前了解,进行知识的储备。

(三)数据透视


Excel插入选项卡中的数据透视功能

数据透视是Excel中一个非常重要的功能,夸张点说,你所处理的数据结果基本都可以用数据透视来得到。

数据透视在Excel中主要体现的是数据透视表以及数据透视图这两个功能,学会数据透视,意味着你能更高效的从数据源中筛选出自己需要的数据,对于需要操作大量数据的人,这个功能绝对是最最重要的功能。

(四)VBA

VBA(Visual Basic for Applications)是Visual Basic的一种宏语言,是微软开发出来在其桌面应用程序中执行通用的自动化(OLE)任务的编程语言。简单来讲,用vba能够让我们在Excel中自动化的进行你想进行的操作。

(五)POWER BI

BI(Business Intelligence)即商务智能,它是一套完整的解决方案,用来将企业中现有的数据进行有效的整合,快速准确地提供报表并提出决策依据,帮助企业做出明智的业务经营决策。这是百度百科上对BI的定义,POWER BI 是微软出的一个套件,由三部分组成,POWER QUERY,POWER PIVOIRT以及POWER VIEW,三个组件是对excel功能的一个补充。

这么说,POWER BI就是一套自助式的数据分析工具,能够让你进行自助式的、方便快速的、灵活的对现有数据进行分析,并以可视化、交互式的形式来展现出来,且能够按照要求实时更新。当你做好这个东西之后,对视觉上的冲击是非常大的。我放一张官网的宣传图,你们感受下。


四、一些建议

(一)模板思维

把日常要做的、重复制作使用较多次数的表做成模板,这样能大大提高效率。

(二)学习的网站

www.excelhome.net,一个网站就足够了,没必要去买书学习,在学以致用的基础上偶尔上这个网站看一看,能让你收获许多。

五、结语

Excel作为操作数据的方式,自有其强大之处,作为办公需要,我们没必要去学习Excel的方方面面,要始终抱着学以致用的心态来学习,才能快速的学会,内化为自己的技能。




以上是我的第一篇文章,把我的Excel学习经验做了简单的分享。后续我会继续更新内容,涉及的会很多,就像我的介绍说的:让我们一起,看看世界、聊聊生活、说说工作。

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