如何让会议变得更高效

周末，老板群发消息：大家在周末都要安装试用小程序，找到问题统一登记，周一上班讨论。周一，整个部门和技术一起开会，两个部门将近二十个人，用投影把每个人的问题阅读、 确认是否与上一个不同，然后逐个讨论。

开会时，总有人愿意发言，也有人停在边缘，翻手机或写写画画，或与旁边人各自聊起来。会议结束常常要用三四个小时。最后也未必能达成一致的意见，即使达成一致，也未必所有人都能落实。非常浪费时间。

这是典型的低效会议。

低效会议的特点是：

1、会议主题不明确；

2、没有会前通知或准备；

3、参会人不积极；

4、开会人太多，难以控制全场氛围和焦点；

5、无限拖延时间，搞疲劳战术；

6、会议结束，没有将具体行动落实到人。

如何让会议变得更高效？

1、会前定好主题，提前通知参会人准备

每个人都有很多工作量需要完成，常常临时召集开会只会打乱大家的节奏。会前不知道要讨论什么，没有准备，开会时发言的积极性和准确度就会打折扣。只有会前定好主题，提前把资料发放给参会人，告知将要讨论的内容和大致的流程，才能让参会人有所准备，提高开会效率。

2、规定会议时间，到点坚决结束

这是给参会人的明确信号，也是给会议召集人的压力。既方便大家做好其他工作安排，也明确会议要有效果、有速度的进行。不搞疲劳战术，不养成拖延的习惯。会议召集人、主持人的状态，会影响整个会议的氛围。

3、只邀请相关的人和能做决定的人参加会议

对于目的性明确的功能性会议，特别是紧急会议，不需要每个人都参加，只邀请与议题相关的部门和人员参加，并且为了保证开会效果，要找能做决定的人参加。能做决定，才能分配任务，落实到行动。

4、主持人要掌控全场，及时聚焦会议主题

开会时，讨论多了常常会偏离主题，主持人需要始终明确开会的主题和目的，及时把所有人的焦点拉回到议题上来。这也是主持人管理能力的一种体现。

5、将会议结果落实到人，具体到事

会议结束，需要形成明确的行动计划，需要执行哪些计划，在什么时间完成，要明确记录下来。每件事都落实到人，由谁执行，谁来配合，向谁汇报，谁来负责。让大家都知道各自要承担的内容和责任。

6、做好会议记录，会后向相关人员及时发布并做好跟进

会议讨论的结果，未解决的问题，下次开会的时间，都要做好记录，向参会人员发布。对于会后要做的事情，做好跟进，及时通报进度。

工作中有很多会要开，如何能让开会更有效，确实起到推动进度、解决问题的作用，不仅是管理者要考虑的，也是员工需要关注的。一个团队只有提高会议效率，准确落实行动，才能有效的推动进度，达成目标。在一次次的高效沟通中，员工才会更加聚焦，更有士气。每一次高效会议，都代表了一个团队的沟通水平，和团队领导者的管理能力。

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