上海城市发展集团借力泛微文书定，实现标准化、数字化的档案管理

 

（图片素材来自上海城市发展集团官网）

客户简介：

上海城市发展集团有限公司创立于2000年，是一家专注于房地产二级市场，投资、并购、改造和运营的独角兽公司。

随着企业业务和人员规模扩大，企业的档案数量也在不断增多，上海城市发展集团对档案管理提出了新要求：

统一收集各业务部门和分子公司的档案，形成档案的全生命周期的管理模式；

打通档案之间的数据孤岛，实现数据互通，并且能够有效利用档案资源；

安全保管纸质档案，避免纸质档案遗漏、缺失的风险；

集团总部对在库档案形成有效监管，高效调取文件；

……

此次项目，泛微紧密围绕上海城市发展集团整体的信息化规划开展档案数字化工作，协助上海城市发展集团搭建数字化档案管理系统：

以泛微OA作为统一入口，整理相关流程，自动归档。

覆盖行政类、资产管理类、工程类、仪器设备类、会计档案类、人事类、客户档案类、实物档案类、电子档案类等9个门类下分32个分类等。

解决档案管理现状痛点，实现档案标准化、智能化管理，提升人员工作效率。

 

（应用架构）

上海城市发展集团全过程档案管理系统特色

一、建立档案管理门户，一站式档案管理

丰富门户展示内容，一站式展现流程中心、档案统计、要闻公告、档案管理制度等内容，一个入口处理档案相关业务，满足企业各岗位的档案管理、借阅、查询等需求。

二、档案全生命周期管理

泛微协助上海城市发展集团实现从档案接收、著录项整理归档到档案管理装盒、上下架，再到档案利用借阅、开放鉴定、销毁清册全生命周期管理。

1、档案接收

通过配置OA流程，自动归档档案到接收库；同时与业务系统集成，自动归档合同数据。

 

（档案接收）

所有档案，档案管理员均可通过新建档案接收或批量挂接上传至档案系统，完成著录项填写后归档至档案库。审批完成后进行实体移交和档案上架，档案正式生效。

2、档案整理

规范化档案录入，业务相关的档案信息著录项定制，历史流程内容自动归档。

3、档案整编

泛微协助上海城市发展集团实现档案归档、上架、装盒规范化。

依据国家档案分类标准，制定了上海城市发展集团档案分类的标准以及各类档案的整理方式，并且规范化建立档号规则。

结合上海城市发展集团实际情况，定制不同档案分类的元数据。

4、档案查询

通过系统能够快速定位所需内容，提高档案利用率。

 

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5、档案借阅

泛微协助上海城市发展集团，实现在库档案借阅，借阅审批，出入库管理全过程数字化管理，确保档案借阅有记录、可追踪。

6、档案销毁

通过在系统设置档案保管期限，档案到期系统自动提示，可审批销毁清册。

7、档案盘点

档案盘点审批，形成盘点记录，提升效率，减少人工盘点劳动率。

8、库房管理

为了确保对实体档案进行规范化管理，泛微协助上海城市发展集团统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便进行流程化管理和操作记录。

三、智能化档案数据统计报表

泛微通过对档案管理数据进行统计，形象化展示档案全宗数、分类数、库房数、在库文件数等关键数据统计；

图形化展示全宗分类使用情况，档案分类装盒情况，各档案分类在库文件数，库房上架情况。

 

（统计图表）

价值总结

泛微文书定通过文件、档案流转过程中的管控，协助上海城市发展集团建立安全合规、不易流失、确保档案完整性的数字化档案管理平台，从而建立完整、规范、持续更新的知识体系：

• 建立规范的文件体系：资料使用、协作体系规范；

• 业务过程有支撑：确保文件内容完整，安全体系规范；

• 提升归档过程自动化：利用数字化工具，简化档案整理上架的人工劳动量；

• 档案利用更便捷：业务部门线上审核数据，实物档案接收规范管控。