底层逻辑决定你的做事效率

是什么影响到了我们做事的效率呢?最近学习到一个新的物理词语:熵增

熵增这个词语源自热力学,熵增过程是一个自发的由有序向无序发展的过程(Bortz, 1986; Roth, 1993)。

它背后的思想大意是指:在无外力干预的情况下,事物的本质总是趋于向混乱的状态发展。要想保持最佳状态,最好的方式就是去主动管理。

在这里我大概把复杂度分为:环境复杂度,决策复杂度,并行复杂度。

一、环境复杂度

人总是生活在各种各样的环境当中,而我们相处最多的环境就是生活环境(家庭)和工作环境,可以说我们一生中有百分之七八十的时间都在这两个地方度过。如果我们生活在一个杂乱无章的地方,我们的心情也好不到哪去,那也正如我们的内心状态一样,家里一大堆乱七八糟的东西,却分不清什么是自己想要的;而所谓的好风水也就是你生活在一个干净且舒适的环境,自然而然也就有好的心情以及更有心思去做自己想做的事。

要想从杂乱无章的环境中抽离出来,我们就要学会去整理自己的工作、生活环境。有些人会觉得整理就是收纳,然而事实并非这样,因为每当你收纳到一定阶段,物品多的放不下就会再次进入混乱状态。

打开整理的正确姿势:首先,我们得用丢弃的方法来完成整理的第一步。然后再按正确的顺序进行一次短期的、彻底的整理,这样就可以避免回到杂乱无序的原始状态。

在整理的过程中我们可以由易到难的过程逐步去进行,大概顺序应该是这样的:首先是衣服,其次是书籍、文件、小件物品,最后才是纪念品。合理的丢弃顺序,可以使我们对物品的弃留判断得到很好的提升。判断这件物品是去是留我们可以定一个标准,可以从这几个层面思考:如果拥有这件物品会不会让我生活变得更好?拿在手里那一刻让我有心动的感觉吗?如果丢掉会对我生活造成不良影响吗? 

当你有了判断标准,那我们就行动起来进行一次彻底的整理。整理好物品,以后用了就要物归原处,这样可以很好的避免物品再次回到杂乱无章的状态。

而整理就是通过物品和自己对话,只有在干净整齐的房间里,你才不会逃避真正要面对的问题。无论是丢弃物品还是拥有物品都是为了让我们更加幸福,阻碍我们舍弃的,是对过去的执着和未来的不安,重点不是去寻找要丢的东西,而是选择要留下来的东西。感受触碰物体的那一瞬间是否心动,只留下令你怦然心动的东西。

二、决策复杂度

决策基本上贯穿我们生活大大小小的日常,大到人生事业发展方向,小到日常饮食,选择做什么或不做什么,背后很大程度取决于我们自己的做事准则或者说自己的原则。假如我们原则是缺失的或者说摇摆的,那就很容易做出违心的或失误的决策,进而最终影响我们想要达到的结果。

假如原则不清晰,就会导致我们决策时需要大量的思考和权衡,这会为我们的决策带来负担,降低效率、纠结深陷于此事。如果我们在实践中不断去总结自己的做事原则,从而就会大大提高我们的做事效率以及正确决策的可能性,从而收获更多成果。

那么如何来建立我们的做事原则呢?我为大家介绍一种工具,我们称之为

其中M代表Mistake,意味着我们从犯错、失败中总结出经验,并提炼出我们的做事准则。

M思维模型:

1、我原来的预想是什么?结果是什么?

2、我当时是如何行动的?

3、导致我失败/犯错的行动因素是什么?

4、从中总结出了什么原则?

S则代表Success,意味着我们从做对、做成功的事情中提炼出好的经验和方法,同样提炼成我们的做事原则。

1、我做成功的事情是什么?

2、我当时是如何行动的?

3、促使我成功的重要行动因素是什么?

4、从中我总结出了什么原则。

我说一个我前段时间的一件事:这件事我特别想去做,但又总是很畏惧的去做,这件事在我的脑海中一直纠结很久,我不断的去推理、猜想、假设行动以及结果之类的,占据我大量时间、脑力。

前面三点我就不去仔细阐述,但我想说下我从中总结出的原则:当我们特别矛盾、纠结于一件事情当中,可能是缺少我们对事件的判断标准,也可能是我们内心的恐惧、害怕、担忧在作祟,所以迟迟难以行动。在两难当中我们可以思考下这件事我们如果做成功,这结果是我想要的吗?如果失败,最坏的结果是什么,这个结果是我可承受的吗?如果一件事做好是我想要的结果,最坏的结果是我可承担的那就毫不犹豫的去行动。

在我们生活中很多事件是有时间性的,机会不等待人,一旦错过就再也没有机会。留下的只是遗憾,甚至自责,那时我们可能回想,如果当初怎样,我就怎样了。然而这个世界没有那么多假设,也没有彩排,每一刻都是在现场直播。

如果决定要去做,那就别犹豫太多,否则太容易占据我们大脑的带宽,只有当自己从那件极度消耗自己意志力的事件中解放出来,我们才能很好的进入到下一件事或下一个状态,如果成功了我们可以享受成功的喜悦,失败了我们可以尽快总结失败的原因,从中看能否弥补问题的缺失或是新的发展方案。

三、清空干扰:如何应对并行复杂度?

刚刚谈完如何应对<决策复杂度>,现在我们在看下另一种复杂度。我们可以把大脑比作电脑的CPU,大脑的算力上限就是我们CPU的上限。遗憾的是CPU在跟其它硬件配合的时候会产生很多影响工作效率的干扰因素。这样的状况就导致了我们额外很多任务出来,信息以及干扰项会和我们的主线任务同时存在,而我们又不得不解决它,这样我们就很容易进入并行处理状态。而在并行复杂度中我们注意力的不断切换是极其消耗我们的精力。

那么如何应对这种状况呢?我们可以为自己设置一个追踪系统和做出习惯声明。

当我们一进入办公室,我们就开始工作。然后做着做着就发现哪里不对,好像有什么重要的事没做;再或者,前面一天自己在脑海里把计划过了一遍,结果第二天忘了一大半,总是在想我是不是忘了什么事情,在这里思考浪费大量的时间,不去想内心又总觉得有事;还有就是我们在忙着事,突然脑袋灵光一闪,冒出一个灵感或想法,怕忘记那就只好随时惦记着等,这些突然的想法或信息无时不在干扰着我们但又对我们极其重要。

如何帮助我们大脑的注意回归到最重要的事情上呢?实际上就是随时清空干扰我们的并行信息,聚焦核心,设置自己的追踪系统。我们可以运用word文档或者说自己的清单系统,P1设置今日的焦点事件(分主动发起的和非主动发起的会议、电话等),里面填写今天最重要的事情,这是需要专注去完成的;P2想法备忘录,记录在做焦点事件时突然冒出来的想法、事件、信息等,迅速记录,这些可以抽忙完焦点事件或者说在一些等车等电梯的时间去处理;P3情绪清单,有时我们是被临时事件干扰导致无法专注工作,而有时是因为我们在处理一些问题时,带入了太多情绪去沟通,把我们带入了情绪负面漩涡,迟迟难以走出情绪状态也没法安心工作。这时我们可以采用一种心理学上的情绪描述法,使自己能快速脱离情绪状态,大概原理是准确且完整、准确的描述整件事情的过程以及当时的情绪状态。

比如说我的计划方案跟leader沟通,两个沟通的很不愉快,沟通完毕我很生气。这时我们可以说刚刚我拿着我的计划方案跟leader沟通,我说了哪几点,他说了哪几点?因为某点的信息不和我们争论起来了,最终意见没有统一我们不欢而散。这样可以使我们快速抽离情绪状态,事后反思,这点我们意见不合我的解决方案是什么?他的解决方案是什么?这种解决方案能否经得起足够的逻辑推敲。

做出习惯声明

比如有些朋友经常找你聊天或跟你沟通一些事情,随时随地的处理或沟通状态是极度分散我们的注意力,我们可以跟朋友说下你的做事准则,比如说我会跟我的朋友说晚上10:00以后不要发信息给我,那个时候我准备睡觉了;另外平时非工作、非紧急事件请在节假日来找我,这样我会比较有时间,平时我会因为工作或自己的计划比较忙,你发的问题给我,我思考未必会那么细致,三两下回答就了事,在这里跟朋友沟通一定要真诚沟通并给出方案。

最后小结:在这篇文章中我们聊的是如何提高自己的做事效率,而影响效率的往往是因为各种干扰因素或不确定性带来的复杂度。在一开始我就解释物理学的一个词名叫熵增定律:也就是在无外力干预的情况下,事物的本质总是趋于向混乱的状态发展,所以我们要做那个主动管理复杂度的人。

第一种是环境复杂度:意思是说我们在一个杂乱无章的环境很难体会到自己真正想要的是什么,也容易把我们自己给麻木,只有把事物的理清,我们的思路也就更加清晰透彻也知道面对的真正问题是什么?

第二种是决策复杂度,如果我们做事或抉择没有一定的判断标准,那会极度的浪费我们时间,我们在选择中可能走向错误或纠结于此,只有不断的从失败或成功中总结经验,才能提高我们决策正确的可能性。

第三种是清除干扰,解决并行复杂度,这里提供了两个方法,一个追踪系统和一个习惯声明。设置今天焦点事件,专注在焦点事件上,如果有信息、灵感、事件等干扰,迅速记录,记录后继续专注自己的焦点事件然后抽空处理或清空自己的系统。形成自己的做事准则,提前与别人沟通,这样避免问题有效解决并互不干扰,而沟通的技巧是真诚沟通、给出方案。

这就是我要分享的底层逻辑思维。

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