原创： 王参谋 王琼工作室 输出的力量
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。大家好，我是王参谋。今天我想分享高效商务英语写作的第一个窍门——找到有效的参照系统
我的微课主要参考了两个模板：
➀华尔街日报编辑们经常采用的商务英语写作范式和要求；
➁欧委会(European Commission)出台的《 How to Write Clearly》文件，它主要为欧洲的公司、国际组织和机构提出了商务英语写作的要求。
不过，这二者均是参考了语言学家、文体学家的理论基础，如1984年Bobby D. Sorrels所著《Business Communication Fundamentals》，以及由Grice和Leech提出的英语沟通的准则。我们提炼出来，简称为“6C”的原则：
➀Correct： Grammatical
➁Clear： Easy to read
➂Concise： Simple
➃Concrete： Specific
➄Complete： Inclusive
➅Courteous： Polite
下面我们看几个例子，对比一下：
✎哪些符合“6C”的原则？
✎哪些不符合？
✎为什么？
然后从错误中吸取学习的要素，最后加以运用。
Ⅰ.Correct
运用正确的语法、格式、措辞、风格、语气。
I. Correct
它要求我们不能出现严重语法错误，而上面这句“资深员工会受到公司新福利政策的影响”，其中有四个语法错误。
➀“People”是集合名词，后面应该接“were”。
➁“effect”和 “affect”是商务英语中常用但经常混淆的两个词。前者“effect”是名词，表示“效果”；后者“affect”是动词，表示“产生效果、产生影响”。显然此处应该用动词“affect”。
➂“well fare”是拼写错误，应该是“welfare”。
➃近年来，商务英语写作体现的风格，特别建议减少使用被动语态，而多用主动语态。这与我们以前学习的语法有所不同，但是非常重要。
被动语态，文体风格比较官僚，只强调表示动作本身，而不强调动作发出者。可是在商务英语写作中，我们应非常明确：
Who does what when?
即：动作的实施者是谁？担当人是谁？
所以写作中鼓励多用主动语态，少用被动语态。
Ⅱ.Clear
将意义表述得清晰明确，运用简单易懂的句子和段落结构表达。
➀以上的句子里“long”的感知因人不同，所以商务英语写作建议清晰化，能用具体数字表达最好。
例如：公司成立45年了，有11个分公司以及三万名员工。
➁不要用过于正式的词或者比较生僻的词。有时候，沟通对方的母语并不是英语，我们用生僻词，还要麻烦对方去查字典，花费更多的时间。
比如：在非专业财务场景下，“expenditure” 可以用 “cost”; “approximately” 用 “about” 也完全可以。
Ⅲ.Concise
避免啰嗦的表达。
一般来讲，电子邮件及文件打印出来，最好不要超过一页A4纸。
现在越来越多的企业用PPT做工作汇报都要求1-Page，即一张幻灯片汇报法。
从1992年起，澳大利亚的律师率先提出了“简明英语运动”，美国在克林顿政府期间也通过法律，要求使用简明英语，因为很多合同、法律文件既冗长无比又不能轻易删除，所以需要大量服务器存储，耗费巨大资源。于是，商务英语写作应简明扼要。
所以，左边一栏的句子很啰嗦，而右边一栏的句子更加简练。
Ⅳ.Concrete
要具体、明确、具象地表达。
建议能用具体的数据表达，就用数据，避免过多使用形容词、副词。
比如：
✎In the near future——不久的将来
要具体说明时间：By 3：30 p.m. Friday, April。
✎A significant increase——巨大的增长
要扎扎实实地汇报，增长数量是多少——A 24% increase。写的内容要务实，不能务虚，要实在，不能“忽悠。”
Ⅴ.Complete
提供完整的相关重要信息，考虑周全。
如果要发一封邮件，收信人都有谁？谁应该在抄送里？这些都要考虑清楚。
如果收信人比较多，信息应该传递就得更加全面，不要因为一封信息不全的邮件招致后续的电话咨询，从而降低工作效率。
左边一栏是一个员工发的会议通知。结果收到了30多通电话的狂轰滥炸，质问、探询。最后这个员工在企业和职场中留给别人的印象是“不靠谱，没sense，写个邮件都没有受过训练。”
所以，要写就写得完整清晰，如右边一栏的表达，确保包含重要核心信息。所以要想想发出的内容是否周全。
Ⅵ.Courteous
礼貌表达，相互尊重，相互欣赏，相互理解。
有时，
中国同事写的邮件把别人得罪了却不知为何。主要原因可能是对一些情态动词的驾驭还比较生硬。
左边一栏里的句子使用了过于强势的情态动词，而右边一栏的句子是我们鼓励参照的。
我建议：
✎如果是向对方提要求，最好多用情态动词的过去时态，如：“Could you please……”
✎如果是自己征得别人的同意，更客气的说法是：“May I……？”
要写出高效的商务英语写作，就需要了解什么才是高效的样板。6C的原则可以快速在我们写作时提供一个参照或检查清单。先学习这样的模版，再建立自己的风格。
笔胜于剑，落笔无悔：点开商务英语写作的金手指。期待下一讲与你相见。
王参谋
你在商务英语写作中有什么困难或者心得吗？欢迎与我们分享。