作者戴维·艾伦，美国著名的管理思想家，时间管理领域的世界级权威，被称作世界最具影响力的个人与组织效率思想家之一，GTD 时间管理方法的创世人。
1. 时间管理，到底管的是什么？
互联网时代下，人处于时时在线，生活、工作、学习随时切换；压力大、节奏快状态，大家都很重视时间管理。
说到时间管理，都在说什么？备忘录、时间表、日程表、工作计划、清单管理、优先级等等，弄出这些东西的目的是什么？
GTD方法认为，弄出工作计划，进行时间管理，归根结底是要通过外在的工具和技术，将那些可能让你心烦意乱的工作安排，从你的大脑里移出去，让你的大脑保持轻松愉快，以这种良好的状态去一项一项面对具体的工作内容。
只有轻松愉快的状态，才能让你提高工作效率和质量。
2. 五步横向法，建立工作计划系统
① 收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；
既包括已有计划但还没启动的事务，也包括正在处理但还没结束的事务。只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，才能百分之百地解放大脑；
收集工具，从原始的小本本、便条纸，到现在常用的 App，根据自己的需要选择，工具的种类不要太多，会显得过于分散。
② 理清分类
无需采取行动，整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉；
需要行动且两分钟之内完成，就马上行动处理；
两分钟完成不了，指派他人、调集资源、记录日程表。
③ 整理，组织整理形成工作清单
把项目拆分为具体的行动清单。当你拿起计划，马上就可以执行。
像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述，并不是合格的计划内容，只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述，才能说清楚你要采取行动的具体内容。
④ 执行，要着手行动，全身心地投入工作中。
如何选择工作的执行顺序呢？用四个标准来进行判断：
情境：很多工作都会对地点、环境和条件有要求，例如网络、电脑等
时间：你当前的时间足够完成的工作
精力：你当前的精力足以胜任的工作
重要性：能给你带来最高回报的，优先处理
⑤ 回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；
每天check一次清单，当天延误的，力争在本周内补上。
以周为单位，回顾本周的总体完成情况，和行动清单本身的合理性。
3. 五步纵向法，管理重点项目
①定义目标和原则
想清楚为什么要做这件事?
② 展望结果
达到什么目标，目标达成是什么样蓝图？大脑就会在平时无意识地自动搜索相关信息，为高效行动积攒资料。
③ 头脑风暴
定义目标是“为什么”，展望结果是“是什么”，头脑风暴则提供“怎么做”。
足够放松的状态下，想出尽量多的可能性。
不质疑、不批判，要努力打破常规和思维定式；追求数量，不在意质量。
④ 组织整理
推动项目成功所需的条件整理分类；把头脑风暴形成的不同方案做筛选，决定保留哪些方案，决定主次，决定先后顺序，分配资源，形成最佳方案；
⑤ 采取行动
据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。
4.其他
把未完成事项，放置到收集篮里，而不是放在大脑里；
焦虑和内疚，不是因为太多工作本身带来的，而是由于经常撕毁自我约定。用收集篮，缓解焦虑和内疚。
确定下一步具体行动，如果只有事项，没有行动，在现实和目标之间，还保留着一个潜在的、巨大的断层；停止消极的想象，就能够集中你的精力。
用结果，引导自己的行动；
5.践行思考
虽然很重视时间管理，计划、清单、重要紧急等都已成习惯；但认知层面仅仅停留在通过技术性安排日程提高工作效率层面；其本质通过外部工具解除精神负担和内心焦虑，保持大脑庆松愉快的状态，从而更高效的完成工作。排除焦虑和压力，才能更好的聚焦、专注当下。
践行两分钟处理原则。原本马上2分钟能搞定的事，不立即处理，不仅占用心智资源，下次再来处理时，所花费的时间往往超过2分钟，生活工作中例如太多，例如，面对大量需要回复、但并不需要进行复杂思考的事务性邮件，最佳的选择是看了就回，而不是先扔一边，想着明天或是某个时间再来慢慢回复，扔下的结果，往往是未来被迫花费更多的时间精力，甚至就忘掉了。
职业生涯咨询师 | 芳子