【夏虫语冰】Office操作技巧汇总

1、Word技巧

1.1 添加题注

• 在 Word 中添加、删除标题或设置其格式：

可以为图表、公式或其他对象添加题注。 题注是带编号的标签，可将其添加到图表、表格、公式或其他对象。 它包括可自定义文本（“图表”、“表格”、“公式”或你键入的其他文本），后跟序数或字母（典型为“1、2、3…”或“a、b、c…”），并可根据需要选择性添加额外描述性文本。

（1）选择要添加题注的对象（表、公式、图表或其他对象）。

（2）在“引用”选项卡上的“题注”组中，单击“插入题注”。

（3）在“标签”列表中，选择能最贴切描述该对象的标签，例如图表或公式。 如果列表未提供所需标签，请单击“新建标签”，在“标签”框中键入新标签，然后单击“确定”。

（4）键入你想显示在标签后方的任意文本，包括标点。

（5）单击“确定”。操作完毕。

注意: Word 将插入序列题注编号作为一个字段。 如果题注类似于“Figure {SEQ Table * ARABIC}”，则 Word显示域代码而非 域结果。 若要正常查看题注，请按 Alt+F9。

• 为题注添加章节编号
  （1）选择要添加题注的对象（表、公式、图表或其他对象）。
  （2）在“引用”选项卡上的“题注”组中，单击“插入题注”。
  （3）在“标签”列表中，选择能最贴切描述该对象的标签，例如图表或公式。 如果列表未提供所需标签，请单击“新建标签”，在“标签”框中键入新标签，然后单击“确定”。
  （4）键入你想显示在标签后方的任意文本，包括标点。
  
  （5）在“题注”对话框中单击“编号”。
  （6）选择“包括章节编号”复选框。
  
  （7）在“章节起始样式”列表中，选择已应用于章节标题的标题样式。
  （8）在“使用分隔符”列表中，从选择用于分隔章节编号和题注编号的标点符号。 此示例中选择了连字符，因此章节 2 中第一个图像的题注将显示为“图 2-1”。
  （9）单击“确定”。

提示: 如果编号显示不正确，尤其是在添加或移动图表后，请尝试通过按 Ctrl+A（以选中整个文档）来更新题注，然后按 F9 更新所有题注。

• 设置图注样式
  （1）把图注调成自己想要的格式。这里设置的是居中、宋体、五号。
  （2）点击“开始”->“样式"的右下角下的小箭头。
  
  （3）找到"样式"中的"题注”，右键。点击“更新题注以匹配所选内容”，即可完成题注的样式设置。
  
  （4）此后，都是以新的样式格式添加的题注。
  

• 设置插入图注快捷键
  （1）点击"文件"->“更多”->“选项”
  
  （2）选择"自定义功能区"->键盘快捷方式->“自定义”
  
  （3）找到类别中的"引用选项卡"和命令"InsertCaption"，设置快捷键就完成咯。
  
  word插入题注时提示错误!文档中没有指定样式的文字。
  给正文加几个标题试试。

• 怎样删除Word题注标签和编号间的空格？
  在Word文档中给图片或表格插入题注后，在题注的标签和编号之间默认会出现一个空格，在建立题注之前，这个空格无法删除，如果文档中存在大量的题注，则可以通过替换的方法批量删除空格。插入题注的标签与编号间有一个空格，当标签是中文时需要用户手动删除。
  方法1：因为题注文字具有自己独立的题注样式，所以，在样式框中右键点击题注样式，点击选择所有实例。则所有题注文字都被选中了，然后打开查找和替换窗口，在查找内容中输入一个空格，在替换为中不输入任何内容，点击全部替换。这样，题注标签和编号之间的空格就被批量删除了。
  方法2：修改系统的宏函数InsertCaption。

2、Visio技巧

2.1 快捷键

• 下表列出了 Visio 中最常用的快捷方式。

执行的操作	按键
输入全屏视图。	F5
退出全屏视图。	Esc
打开“文本”对话框。	F11
打开“设置形状格式”任务窗格。	F3
组合所选的形状。	Ctrl+G 或 Ctrl+Shift+G
将所选形状置于顶层。	Ctrl+Shift+F
选择 指针工具。	Ctrl+1
选择文本工具。	Ctrl+2
选择文本块工具。	Ctrl+Shift+4
在模具中的主控形状之间移动。	箭头键

• 选择工具

执行的操作	按键
打开或关闭 “格式刷” 工具。	Ctrl+Shift+P
选择 指针工具。	Ctrl+1
选择“ 连接器 ”工具。	Ctrl+3
选择连接点工具。	Ctrl+Shift+1
选择文本工具。	Ctrl+2
选择文本块工具。	Ctrl+Shift+4

• 选择绘图工具

执行的操作	按键
选择矩形工具。	Ctrl+8
选择椭圆形工具。	Ctrl+9
选择线条工具。	Ctrl+6
选择弧形工具。	Ctrl+7
选择任意多边形工具。	Ctrl+5
选择铅笔工具。	Ctrl+4

• 在绘图页中的形状之间移动

执行的操作	按键
在绘图页上的形状之间移动。 点式矩形指示当前具有焦点的形状。注意: 不能移动到受选择保护的形状或锁定层上。	tab 键 (向前) 或 Shift+Tab (向后)
选择具有焦点的形状。	Enter
选择多个形状。	Tab 键将焦点置于第一个形状上，然后按 Enter。 若要将焦点置于另一个形状上，请按住 Shift，按 Tab 键，直到焦点位于形状上，然后按 Enter 将该形状添加到所选内容。 对要选择的每个形状重复上述步骤。
清除对形状的选择或形状上的焦点。	Esc
在所选形状的文本编辑模式和形状选择模式之间切换。	F2
微移所选形状。	箭头键
每次微移所选形状一个像素。注意: 必须关闭滚动锁。	Shift+箭头键

2.2 格式刷

我们都知道，使用格式刷工具，可以快速复制一个形状的样式到另一个形状上。

格式刷的快捷键是：ctrl+shift+P

使用Visio制作流程图的时候，在设置好一个形状的格式后，怎样将这个形状的格式批量应用到其他多个形状。

• （1）框选刷
  选中要使用格式的形状，在开始菜单下点击格式刷命令按钮。框选所有要使用样式的形状，即可将之前的形状格式应用到所有框选的形状上。
  

• （2）将要使用格式的形状拖动到最左侧，然后框选所有形状。在开始菜单下点击格式刷命令按钮，这样也可以批量应用形状格式。

如果你是用鼠标框选，那么你注意一下，有一个形状是蓝色粗框，其他的都是蓝色细框，细框的形状会统一向粗框的形状看齐。

• 双击格式刷，连续刷
  选中已设置好样式的形状，双击格式刷命令按钮。
  

结语

如果您觉得该方法或代码有一点点用处，可以给作者点个赞，或打赏杯咖啡；╮(￣▽￣)╭
如果您感觉方法或代码不咋地//(ㄒoㄒ)//，就在评论处留言，作者继续改进；o_O???
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