在竞争越来越激烈的现代社会,效率因素显得越加重要。
对于项目经理而言,同样是每天24小时,为什么有的项目经理安排得井然有序,从容自如;有的经理人从早忙到晩,废寝忘食,却依然有忙不完的工作?
为什么有的企业成功,有的企业失败?
项目经理的工作效率不仅关系到自身工作的成败,对于企业来说也是生死攸关。
在激烈的市场竞争条件下,工作效率的高低已成为影响企业成败的关键因素。
因此,掌握提高工作效率的相关理论、技巧和方法将成为项目经理的必备技能。
今天我们介绍6个行之有效的提高效率方法，帮你摆脱低效，迈向成功。
第克泰特法
第克泰特(Dictator)的英文意思，在这里可以引申为“专用时间”。
犹太人习惯于把上班后的一个小时，定为“第克泰特时间”，在这段时间里，必须将昨天下班到今天上班之间接到的信息、传真、E-mail等全部回复，用手机、电脑、或者电话回复。
“现在是第克泰特时间”这句话，在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰特时间”，是因为在激烈的商战中，他们以“马上解决”作为工作的座右铭。
在能力卓越的犹太人的办公桌上，看不见“未决文件”。我们的项目经理不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。
二八法则
犹太人的生存和发展之道，就是始终坚持“二八法则，企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方，所谓“好钢用在刀刃上”。
美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，第一个月仅挣了160美元。此后，他仔细研究了“二八法则”，分析了自己的销售图表，发现他的80%收益的确来自20%的客户，但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间，这就是他过去失败的主要原因。
于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了二八分法则，并且连续九年从不放弃这一法则，这使他最终成为了凯利穆尔油漆公司的主席。
限制手机法
手机虽然在人们日常生活和工作中越来越重要，但作为双刃剑，它又是浪费管理者时间的一个主要原因，因为电话能中断手里的工作和思路，经常浪费人们大量的时间。
用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。
那么，防止手机干扰有哪些办法呢?一是分析你手机的使用时间分布，确定采取什么办法减少那些根本没有必要的时间消耗；二是减少一些非紧急消息提醒；三是先用诚恳的语气接听电话，避免闲谈；四是让别人知道你的工作时间安排。
授权借时法
要懂得授权借时，授权借时是指管理者根据职能，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务堆中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。
在授权时，要贯彻以下四项原则。
一是视能授权原则，切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”；
二是用人不疑原则，领导者应做到用人不疑，疑人不用；
三是例行规范原则，领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广和量大的前者；
四是逐级授权原则，越级授权，必然会打乱正常工作秩序，不但不能节约时间，而且还要为此产生内耗，空耗时间。
项目经理在管理项目时也需要参考这些原则。
时间隔离法
这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发。
爱因斯坦深知时间隔离法之精髓，他在1906年完成了《狭义相对论》以后，经过10年的酝酿和准备，在1916年的某天，告诉家人任何事都不要干扰他。
他一连16天没有出门，当他走出来时，手里拿着几张写满了数学公式的稿纸，那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。
管理大师彼得·德鲁克在《有效管理者》一书中，曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内，保持90分钟的隔离。他说：“我严令我的秘书，除美国我的内人之外，无论什么大事，不要把任何电话接给我。
虽然这有些冒险，需要一定勇气，说不定真有天大的等不及90分钟的事情，但这种方法大大提高了他的时间利用率。
会议节时法
为了节省会议时间，以下是应采取的措施和有效方法，可供参考。
会前做好准备，不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”；联系实际，解决问题，不开传声筒式的“本本会”；权衡轻重缓急，抓住重点，不开“扯皮会”；发挥民主，集思广益，不开家长式的“包办会”；讲究实效，不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”；不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”；不开与议题无关人员的“陪坐会”；不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。
总之，要做到可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。