「换骨计划」第8期：你见过行政部这样做年终汇报吗

这个栏目名称叫做「换骨计划」。顾名思义，就是通过对一份PPT的整篇修改，将其变得有逻辑、有创意、有视觉，最终获得脱胎换骨的改变。

每期修改一份PPT方案或报告。

本期案例是第十期高效能学员凯瑟琳的年终汇报PPT，她在一家建设集团担任行政部主管，需要向集团高管汇报2021年度工作。

下面是她的PPT：

接下来废话少说，来看看我们团队是如何修改这份年终汇报的。

1.构思与众不同的封面主标题

如果说PPT代表了一个人，那么封面就是他的“脸”~

这是个看脸的时代，我们除了要让脸蛋尽可能漂亮，也要让脸蛋有内涵有气质~

所以，原稿的PPT封面真是一条也不符合：

那么，该怎么修改呢？

当这位同学把PPT发群里后，助教老师们给出了很多建议，针对下面两页PPT：

职场老司机、行政老顽童四爷说到：

“行政工作繁多，可能您想表达出工作多和辛苦，这个角度其实不是最佳。事多忙不完，在老板那叫不胜任，事多忙完叫胜任，事多做好才叫绩优。所以日周月的工作内容无需赘述，老板知道你的工作，他要的是更好的效果。”

接着，四爷给出了解决方案：

“建议您的标题修改为《行政的四则运算》，这个题目应该能吸引大家听下去，主要内容是：

加标准，这是核心的，定好标准才好做相关的措施；

减成本，是标准而来的措施和成果。

乘系统，效率提升依靠系统，是乘数级的，很能说明问题；

除障碍（弊端），减少了众多的操作和流程上的问题，使得效率提升的效果更广。”

根据四爷给的创意，最终我修改的PPT封面如下：

2.构思与主标题一脉相承的目录

原稿的PPT目录是：

这个目录写了跟没写一样，为什么呢？

因为老板知道你是来做总结和规划的，还需要你写在目录上吗？

根据PPT封面主标题“四则运算”，那么目录就直接写：“加减乘除”

唯有如此，封面与目录才一脉相承，受众才会印象深刻，而且一眼难忘！

3.不要把业绩埋没在一堆文字中

行政部最核心的业绩是降本，然而这位同学却把她的业绩埋没在了一堆文字之中~

你看下面的PPT：

你能明确的感知到她的业绩吗？

她犯了个典型的错误，就是：以为加一页PPT要花钱，非得在一页PPT里写多个观点~

殊不知：一页PPT只能表达一个核心观点！

所以，必须要将这页PPT拆分成两页！

一页重点突出降本的业绩成果：

一页讲解降本的措施：

4.给PPT一点呼吸的空间

不知道这位同学是为了节省PPT页数，还是生怕PPT空白多了显得自己内容不够多，所以她每一页PPT都信息过载~

比如下面这页PPT：

一方面是要展示已经上线的系统，另一方面要讲解系统应用的效果~

所以，我们可以拆成两页去呈现：

一页用样机展示上线的PC端与手机端系统：

另一页展示上线前后的效果对比：

记住：PPT不是垃圾桶，你不要总是想塞满它~

PPT是高级饭店的餐盘，越摆放精致，食客越吃得津津有味~

5.结尾与封面和目录都要呼应

原稿的结尾是这样的：

很多同学喜欢在结尾页上面写“感谢聆听”，殊不知，这是职场大忌！

因为，“聆听”是指下级对上级，比如“我们聆听长辈的教诲”，一般有晚辈对长辈尊敬的感情色彩。

所以，我们坚决不能说感谢上级对我们下级的聆听！

与其写”感谢聆听“，不如写”感谢领导与同事的支持与鼓励“来得更真诚、接地气~

但是，三爷觉得，一份创意的PPT坚决不能虎头蛇尾，所以结尾页咱们也要再次吸引眼球：

把“加减乘除”四则运算拆开，分别再扩充成一个成语，实现结尾总结升华的效果~

以上，就是本期「换骨计划」案例解析，希望对你有启发。