《化繁为简》：为工作中的杂乱实现断舍离

时下有个非常热门的词语，叫做“断舍离”。断舍离的第一步，就是让我们清理出生活中的废弃物，比如放在橱柜中已经发霉了的罐头；第二步则是让我们狠心放手不舍得扔掉的东西，比如那件你已经两年都没有再穿过的裙子；第三步，也是最重要的一步，就是唤醒充满闭塞感的人生长河的生命气息，回归本真。

什么意思呢？关于“断舍离”的第三步，罗蓓老师提出了一个词，叫做“化繁为简”，这是一种从本质上改变我们混乱拥堵人生的思想。作者罗蓓在她的《化繁为简》一书中，列举了大量的方法和案例，透彻讲解如何使用化繁为简，从混乱繁忙的工作生活中，解放自己，享受生活。

1、 轻重缓急理清楚，不再堆到deadline

有些人的每一天，从进入公司打开电脑的那一刻，就是繁忙无比的。但要是问一天天的都忙了些什么，又想不出个所以然来，好像也没有什么重要的事情。比如在技术部做行政工作的小李。

这一天早上，小李规划好了今天的工作内容：上午先整理一下工时报表，下午的时候则整理各个部门的工作汇报，用于第二天的领导会议，若是还有剩余的时间，则提交一下报销提单。

在整理工时报表的时候，一会有人发消息问文具要怎么申领，一会有人来问某系统把文章发出去之后，为什么网站上没有露出……等小李把一系列的问题都解决了之后，一个上午已经过去，还得回想一下自己之前的工作做到了哪里。

这样日复一日的频繁被打扰的工作处事，深深地困扰着小李。《化繁为简》一书中也提到了管理任务的经典工具，就是重要紧急四象限图，将任务按照重要程度、紧急程度这两个维度分为四类。

不重要但紧急：取快递、接外卖电话；

重要且紧急：救火、马上到截止日期的任务；

重要但不紧急：锻炼身体、学习；

不重要不紧急：和同事聊一些办公室八卦。

根据这个划分回头来看看小李的工作：第二天要开会的各部门刚工作内容的整理，自然就是重要且紧急的区域；几日后才需要提交的工时报表，自然就是重要且不紧急的了；同事来要文具，属于是紧急且不重要的事情，而朋友聊的八卦新闻，则是不重要且不紧急的事情，针对这一类事情，可以完全舍弃掉，首要完成的是重要且紧急的事情。

书中提到了一个重要的观点：工作中一定要避免一个情结——用自己的劳累来感动自己，人为地提升了一些事情的紧急程度。

比如说小李要做的工时报表，截止日期是几天后，就不需要去加班加点到半夜来完成，然后发出去。工作了一天，晚上的时候人的大脑已经很疲累，这个时候反而更容易出错，所以没有必要在冒着不清醒的风险去完成重要的工作，并沉醉在自己勤快的自我感动之中。

四象限分类法中，大多数的人都只关注到了重要程度和紧急程度，从而忽视了“时间”这个维度。而“时间”这个维度，恰恰是更为重要的。

我们每天全力以赴地去完成重要而又紧急的事情，日复一日，从而忽略了自己的身体健康、学习再投资、家人和朋友的关系。所以，我们还需要将自己的目光放到长远的地方，才能够看清和关注真正重要的事情，从而使用化繁为简的思想，尽可能将精力放在重要的事情上，实现人生的真正美满。

2、 简单的工作管理方法，能解决复杂的问题

小小便利贴：好记性不如烂笔头

前面提到，小李做的是行政工作，每天的工作难免会细小和繁多，只靠脑子记忆的话，是很容易会漏掉一些事项的。

罗蓓老师在工作中也遇到了这样的问题，于是，她使用了一种非常简单的方法，从而每天能不漏掉某项工作。这个方法就是使用便利贴。

罗蓓老师在工作中，会在每一张便利贴写上一个关键任务，然后贴在电脑屏幕上。她还根据任务的轻重缓急分别写在不同颜色的便利贴上，比如黄色的便利贴标示正常的任务，蓝色的便利贴写上紧急的任务，而既重要又紧急的任务，则使用红色的便利贴。这样，就能够对自己待办的工作一目了然，避免忘记那些重要的工作。

正确设置文件管理，减少悄然流逝的时间浪费

刚进一家新公司，我们可以根据自己的记忆，找到想要的文件。但是随着时间的日积月累，我们的文件会越来越多，如果没有做好整理，找起来就会很消耗时间，也会影响工作的效率，尤其是那些陈年的资料。

《化繁为简》一书中，介绍了如何去进行文件管理的方法。作者对于文件管理介绍了两个技巧。

一是建立文件夹的技巧：首先文件夹不能建立在系统盘（C盘）上，而是建立在非系统盘中；其次是文件夹的深度设置为2~3级最好，并且从使用的频率上考虑某个文件要放在几级的文件夹里面；最后就是文件夹层次不能太深，也就是说，一般超过50个文件时就要建立二级文件夹，这样检索起来会更快。

二是文件的命名技巧：文件的命名规范，就是要力求无需打开文件，从文件名上就能知道文件里面描述的内容、日期、作者名字、版本号等关键信息，这样做的好处也能让我们使用强大的搜索功能，快速找到想要的文件。

Top思维：重要的事情只有三件

开头中的小李，为什么会每天都忙忙碌碌，而回顾自己每天的工作，又好像没干成什么大事，事业上也没有什么进步的地方。

那是因为小李在工作当中，没有抓住重点。《化繁为简》中说到：我们每天列出最占时间的三件事情即可，并且这两三件事情，一定要和我们的核心任务有关，这样，才能够让我们考虑到在做这些工作的时候，是否采用了合理的方法，是否高效地完成了工作，也才能够在工作中更快地进步。

工作中遇到的那些不紧急且不重要的事情，如同事们之间聊的八卦，就像那放在橱窗里的过期的罐头一样，需要我们及时地做出清理。而那些繁忙的工作，则需要我们使用化繁为简的方法，通过从时间、重要和紧急三个维度，对其进行一一规划，方能在工作游刃有余。

同时还能使用一些简单的便利贴、文件管理的方式，为工作的顺利进行和减少不必要的时间保驾护航，思考每天最重要的三件事情，并专注为其付出最大比重的精力，这样才能更大程度实现事业上的步步高升。