你有没有这样的情况,每天都觉得自己很忙,工作堆积如山,根本做不完,每天疲于奔命,真正重要的事情却没法按时完成,心里感到十分焦虑和挫败。今天,我想和大家分享以下如何高效做事。
高效做事分为三大部分:做正确的事、正确地做事、事后复盘。
一、做正确的事
在开始做事之前,我们首先要确认这件事是不是应该做,然后再开始思考怎么做的问题。《战国策·魏策四》里就提到过"犹至楚而北行也。"想往南而车子却向北行,南辕北辙自然达不到目的地。那么,又该怎样判断要做的这件事应不应该做、是不是正确的事呢?
1、需要结合我们的目标来考虑,以终为始。比如说,我近期需要弄明白的议题是“高尿酸血症的血液透析患者是否需要降尿酸治疗”,我第一步要做的事,是查找相关文献,在我打开浏览器的时候,会不断跳出一些吸引人的新闻,这时候,我就不能去点击打开,因为这和我的目标是相悖的。
2、从目标出发,运用“二八法则”筛选“正确的事”。基于目标筛选出的事情里面,将精力集中在最关键的事情上。我通过数据库筛选出了30篇和议题相关的文章,然后,根据它们和议题的相关程度以及权威性程度进行划分,选出10篇相关性及权威性高的文章,这10篇文章就是重点文章,我会花费更多的时间和精力去细看,剩下的,可能就只会大致浏览一遍,做到“不漏”。“二八法则”,即80%的成果来自最关键的20%的付出,这里需要指出的是,“二八原则”并不是死板的80:20,可能是90:10,也有可能是60:40,关键在于,我们的每一分努力和结果之间的关系是非线性的。
二、正确地做事
在我们明确了做的是正确的事之后,下一步,就该思考,怎么做才能做得更快更好。
1、善于借助外部力量
荀子在《劝学》有这样一句话,“登高而招,臂非加长也,而见者远;顺风而呼,声非加疾也,而闻者彰。”我们要善于借助外部力量,来节省自己所花费的时间、精力。
外部力量主要有两种:一种是资深人士,另一种是资料和数据。
资深人士包括上级领导、有经验的同事或专家。前段时间,我们单位评选为我们市的血透室质控中心,领导让我写一个工作制度出来,刚接到任务时,我很懵圈,血透室的工作内容我都不是很明白,工作制度,这可怎么写?我去找了血透室的负责人后,她帮我分析了工作内容,把我需要做的工作制度分成了4部分:人员构成、慢性病管理规范、院感管理及下级医院参与度评分,而且,慢性病管理规范、院感管理这两部分她有相关资料,我只需要完成人员构成和参与度评分这两部分。通过寻求帮助,我很快就明确了自己需要做的事情。
资料和数据,涉及的内容很广,可以是数据库、素材库、各种工具等等。接着上面的例子说,在完成人员构成和参与度评分方面,我先在网上找到一些各行业通用模板,再根据自己的需要做了一些相关修改,就大致完成了任务。我相信,方法总比问题多,很多问题都不是新出现的,在如今获取信息如此方便的时代,只要你去找,善于利用网络这个工具,很多问题都能找到有参考价值的解决方法。
2、小步快跑、试错迭代
我们可能都遇到过这种情况,为了把事情做到完美,苦苦思考、修改计划,结果到真正做的时候,那么时间不够,那么计划赶不上变化,原有的事情发生了变化,做好的计划都用不上了。其实,我们正确的做法是,小步快跑、试错迭代。
为何需要小步快跑、试错迭代?一是完成比完美更重要,避免拖延。二是因为在现在这种快节奏时代,计划很容易因环境变化而前功尽弃。
如何小步快走、试错迭代?
1、用最快速度,做出只满足核心功能的最简单版本,即使粗糙,也是一个成品。在做事的过程中,我们很容易就会贪心,想达到一石二鸟的效果,最后却往往影响到自己任务的完成。我在查找文献的过程中,除了看见我的目标人群(血液透析的患者)的文献之外,还会看见肾移植人群的相关内容,犹豫过要不要同时把这部分的文章也看了,但最终还是放弃了,因为这样做,会加重自己的负担,如果最后因为这多出的内容让自己疲倦、懈怠下来而完成不了任务,就得不偿失了。
2、不断更新版本,添加其他辅助功能或美化。我的打算是,在完成议题内容后,再回头看看相关指南,看看有什么可以修改的地方,包括最后讲课时的PPT等。
3、在过程中,保持对环境变化的敏感。在正式讲课之前,我需要不断了解我研究领域的新发现,要确保没有错过重要的实验发现,不能完成后就放手不管,处于信息停滞状态。
4、不断提出假设,验证假设,随时调整,找到最终方向。很多时候,有些事情和预期的结果不一样,我们需要以开放的态度接受不一样的观点,并去验证它,不断调整来帮助我们找到最终的方向,比如说,根据已有的研究,我目前的结论是“高尿酸血症的血液透析患者不需要降尿酸治疗”,但如果一旦有新的、高质量的研究发现,降尿酸治疗预后更好,那我就需要重新思考这个结论,并去找更多的证据去验证它。
5、不断打磨,不断接近完美。如果时间、精力允许,我们当然可以把是事情做得更好、更完美,来获得更多的成就感。
三、事后复盘
我本来以为写干货分享不需要很长时间,结果还是花了两个多小时,好吧,第三部分事后复盘待下回分享。
以上内容参考《圈外商学院》中的《高效工作》,但我认为这里涉及到的方法并不局限于工作,我们做许多事情都可以借鉴到上述方法、步骤,所以,在标题里把范围扩大,《高效工作》改成了《高效做事》。
聪明的你可能会发现,我们自己在做事情的时候,有时候就是用上述的某部分方法在做,只不过,没有这样系统地总结出来而已,欢迎留言、谈谈你的看法。