原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
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邮件的总体论：一切为了效率
没有效率的商务英语写作是浪费时间，所以我要为商务英语写作提供高效而减负的方法。写作就是用笔说话，键盘就是我们的外挂的嘴和对面的读者交流。我奉上的方法论是：
极简风格+快速变现。
用三段式的万能模版来整顿英文写作。
我们要明确：不是英文好，就能写好商务英语写作，因为它们各有套路，需要甄别。商务英语写作就像是化妆一样，把英文美化、包装、打扮一下，给我们的写作整整容。
商务英语写作的核心体裁是邮件，它是一种快速交流的方法，如果我们能解构再建构邮件写作的本质，把花10分钟的时间缩短为5分钟，就能从“小白”发展为邮件写作的“大明白”。
我做过一些文献综述，读过不少和商务英语写作有关的书，整理过一些书籍的类型，其中：
不少日本作者写了很多基于咨询公司训练方法的商务写作指引。
不少中国作者以大学教师居多，聚焦公文写作；不过，要看看他们对企业语言和关联场景是否熟悉。
不少英语母语的人士如果他们不在中国生活多年，对于中国文化或中国企业的了解不深入，写出的书籍也会导致针对性不强。
我的认知是：邮件是通过笔或键盘把思想用英语说给读者，从想法到文字，从母语到外语，这是限制，但也是机会。把握住其中的一些小技巧，我们能让文章增色生动。
当然，我们提出的极简三段式打造出来一个骨感美人，虽然核心要素有了，下面就是在不同的场景里过过招。
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场景一：多人收信，怎么写？
多人收信并不是写这种邮件的痛点，而如何面面俱到才是；报之以“俱”，获之以“面”。我们想写多少内容并不是首要的，最主要的是我们写的足以覆盖那些本想也本该看的人。
怎么才能做到呢？我推荐一个简单的二维四象限：内外有别，上下有礼，顺序正义。
这一点在“To：”一栏就应体现出来；做个有心人，我们才能有面子。
原则是：按职级，先外部后内部。
内部同级别的按你所了解的资历排序；资历一样的，按姓或名的首字母顺序排列。我们最重视的应该是：外部、上级、内部、同级/下级。
比如，我是公司的首席讲师，要给全球总裁和其他国家的分支机构总经理和首席讲师介绍我们的新项目。那么，我应该这么写：
To：CXX（我们全球CEO）, RXX (中国区GM), Peter XX (新加坡首席)，Suhil GXX (印度首席)，Pat CXX (美国首席但是资历比前两位浅)，
Cc: PXX（上海办合伙人资历比别人都深），EXX (中国区北京办合伙人)，WXX（深圳办合伙人），TXX (运营总监)，MXX (资深讲师，法律顾问)，GXX (资深讲师)
我们如果是个有心人，应先建立一个组织架构图，先外后内，先高后低，首字母排列。但是，“To:"的部分最好不要超过7个人，如果人数太多，可以用“bcc”密送的方式。
“To：”并不是随心所欲的理由，不走心才是丢别人面子也丢自己面子的伤心写作。面向多个收件人，我们还要想想主题句一行怎么写才能面面俱到。
可别小看“顺序正义”。有一位总监怼了公司的一位小白——没有“眼力界”；其实“小白”是真的不知道，更是从来没有接受过这方面的训练。在多人收信时，应该先是公司总经理，再是资深合伙人、再是讲师。结果这位小伙伴特别随性，让收信人感觉不好。
不论对内对外，我建议对上级多用“report”而不是“inform”。对下级，可以用“inform, communicate, align”之类的表达，通知、交流、沟通、同步。
The purpose可以把主题句里的核心重复一下。在三段式发展的部分，我们可以考虑三个方面：
1） 信息；
2） 问题；
3） 建议或解决方案。
最后一段，要求行动和反馈。当然我们应更敏感一些；如果说，对领导要求行动不妥，那请求指示总可以的吧，不过仍然别忘了加上“so that”的推动意义和后续跟进的动力，才能让读者既有被服务好的感受，又有愿意配合的理由。
对于下级，我们的语气和行动要求可以更具体、务实、坚决，围绕行动目标。多给予：“who does what when”的行动计划要求以及对大家的利益。
这么写，很快一封极简有效的邮件就完成了。所以“多”并不是障碍，没“sense”才是。做个有里有面的写作小能手不是难事，用好套路、用心，就能批量生成面面俱到的邮件。
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场景二：密送、签名和缩写要注意什么？
密送
在邮件写作中，还有一个小问题：密送或者“blind cc, bcc”。
以前“cc”的意思是“carbon copy”，用复写纸誊抄一封给别或者留存。现在不用复写纸了，就用“courtesy copy”，礼貌地知会读者，他们不需要回信，只是了解状况就可以了。
那么密送有哪些注意事项？
密送的含义是收信人只看见自己，不知道别人是谁。这么做的场景有几个：一是自上而下，发给所有人，如总裁的每周一信，那么每个人只会看到收件人里的自己，看不见别人。再有就是公司HR、财务、法务等职能部门发通知也可以这么用。
但是我建议在发邮件时一般少用bcc，免得有打小报告之嫌。
签名
签名系统有邮箱设置里的工具，让自己和公司的要求统一就好。例如：
Joanna WANG
首席讲师
公司地址
电话/手机
我们还可以加上合规以及免责声明：disclosure……；注意不要用花名，例如：the flying water，同时还要注意姓名中的文化密码，因为人们可能首先通过姓名判断性别，方便在之后的沟通中使彼此更有对象感，所用语气和措辞也会更加注意。否则，“WANG Qiong，Li Yang”，还真不知道是男是女。此外，起英文名字，在多元化的国际视野里别显得没文化。比如，有的人名字叫Candy, Sweet，这些名字还真像“花名”，会给读者不好的联想。索性，要不就不起英文名字，保留中文名字的特点；不过，有的中文名字也有危险，如果拼出来不妥当，如：诗婷，“shiting”，那还是给自己起一个英文名字为好。
如果中文和英文名字混在一起写，我建议这么写：
Gu Ailing Eileen
WANG Qiong Joanna，有的法国及北欧公司的风格是建议把姓大写，更有助于彼此了解如何称呼。
小小签名不仅是落款，只是在有限的字符里嵌入重要信息，为读者服务。
此外如果我们是秘书，替上级领导起草，是所谓的执笔者（或捉刀人），那么签名落款一定遵从对等原则，如，写信人是VP，回信人的落款也要同级别。老式的信函里还包含秘书或执笔人的姓名缩写。比如，
Yours,
Joanna Wang
Master Trainer of XX Company
J.W./k.w.
以前，“k.w.”是秘书或助理名字的缩写，因为如果需要以后寻找证据，回溯当时的情况就能落实到人。
缩写
我们在邮件写作中另外一个毛病是缩写，如，“pls, asap”，等等。缩写的来历源自电传电报，比如纽约股票交易所的信息快速交流中，华盛顿的政客们又开了什么会，有什么决议，有哪些重要信息需要传递，都是用电报。为了省时间，人们发明了很多缩写语。但是如果现在的邮件中依然用太多缩写语，尤其是对外或对上的场合，会让读者感到不被尊重，被轻慢，给读者脑海中的画面感是：你就那么急急火火，难道说火烧眉毛了吗？这也给对方的感觉是“连滚带爬“，不认真、不尊重，让人不舒服。
此外，邮件写作和微信或者Twitter不一样，我们不太鼓励用表情包。表情包可以在社交媒体中表达情绪以及沟通告一段落的一个信号，比如握手、抱拳、小企鹅胜利、社会等等。但是在邮件里不建议用得太多，因为不仅不同文化里人们对表情包的会有理解偏差，就是同一文化里不同年龄的人理解也不一样。
最后我还想提醒一下，当我们要求对方提供帮助时发送了一封邮件，好长时间都“石沉大海”，那就别再发另一封邮件直愣愣地问：你同意吗？这会让对方陷入尴尬。对方不回信，大概率就是不同意的意思了。
那么还有人会问，邮件写几轮合适呢？你先写了一封邮件，对方回了，如果没有后续必要的行动，这就是一轮，可以告一段落了。我们没有必要再回一封邮件，只写着：Get it.或者Thank you，因为一个邮件的轮回已经完成了。
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场景三：复杂场景的邮件写作案例
我们来看一个例子吧。
To: (Mananger) David Long, (Indian Colleagues) Suhil, Sunil Gupta, (Chinese Colleagues) Chen Bing
From: Joanna Wang
Subject: Updates of our project and key info needed from our Indian team
这说明这封邮件的两个目的：一是汇报项目进展；二是说明缺少的重要文档
Dear Colleagues,
Dear Mr. Long and Dear team members,
从称呼上可以更加明确，对经理的称呼比较正式，对同级别团队成员的称呼也很礼貌。
I am writing to update the status of our project and to request key information from our Indian team.
我们可以把目的再强调一下，update用得中规中矩，对上对下都可以用。
As Mr. David Long has been urging us to speed up the project, we have been working around clock to make sure of an on-time delivery.David has instructed us about the serious current status which may lead to a possible delay if without cooperation closely between our teams.
再启用三段式的结构：
1）信息、进展如何；
2）挑战，缺少重要文档；
3）问题，没有它们，项目进展就停滞了。
Now, we need more key information from our Indian Team, especially from Suhil and Sunil. Your input to the project is crucial to help us make it before the deadline. Therefore, we wonder if we could suggest that key information be sent to us before this Friday (June 8) so that we can catch up this weekend to see whether next Monday is possible for atele-conference as a follow-up.
We have forwarded this message to David so that the management team can also track the progress of our project. All your expertiseis our great resource to rely on and with it , we are confident the problem will be solved soon.
结束：要求行动
Best,
Joanna Wang
这是一封正式邮件，我的学员在我们的建议下写好邮件，发送给同事；结果，没过一天就收到了两位印度工程师发来的文档，项目得以推进！
有礼有节、面面俱到、不伤和气；所有的信息都摆在桌面上，有依据、有“案底”；谁干了、谁没干、谁配合、不配合，让经理和领导团队一目了然。
我们必须会写，才不吃亏！给多人写的邮件，就是要让一盘菜达到众口不难调的艺术。所以邮件的高级阶段其实是更深入地走向微观和细节，让藏在细节里的“魔鬼”暴露在阳光之下，无处匿藏。
文章：王参谋
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