【芝士卡片】外贸高效邮件回复和跟进时间系统

屏幕快照 2018-09-19 下午5.59.44.png

经常 有人问我：

发了开发信之后相隔多久时间继续跟进？

收到邮件之后是否立马回复？

回复邮件之后，多久跟进？

…….

今天分享一个多年使用的时间系统，也叫5201314法则

+高效邮件回复和跟进时间系统—5201314法则 +

【5】收到邮件五分钟内致电或者回复客户已收到邮件，大约多长时间回复客户，最好是两 个小时内

详解：一般发送完开发信或者收到客户询盘邮件或者正常的邮件往来，五分钟内致电客户或者邮件回复客户：我方已经收到邮件，并在两小时内会回复您的邮件。

为什么这么做呢？有两点原因。

第一，如果你经常有跟香港外贸公司接触你就知道，香港外贸公司一直都在国外客户心目中有很好的实效和专业度，因为如果你跟香港客户合作，每当你给对方发送邮件，很多时间他们会第一时间通知你收到邮件，然后承诺回复时效。

这样一个动作有很好的检验和让人觉得非常高效和专业。

假如你是发了一个开发信，那么你可以致电客户，通过电话来检验和确认对方否收到邮件；如果收到，那么你可以询问对方什么时候可以给回复，这样就不会经常遥遥无期的不知客户是否收到和会不会回复，经过电话能很好的检验。

假如你是收到客户的询盘，那么通过致电，同样检验询盘和客户是否真实有效，并承诺回复时间，也让客户知悉收到询盘同时也体现高效和专业度。

思维：这里的五分钟是一个概数，是一种确认和检验思维，不是说一定是五分钟，也可以是两分钟或者十分钟。

【2】一般两小时内回复客户为最佳时间

详解：通过电话确认通知客户之后，一般两个小时内回复客户邮件是最好的。假如你是在早上九点上班收到邮件或者询盘，那么你可以先确定对方当地时间，对方会给你发送邮件，一般也是对方的上班时间，那么上班时间到下班时间一般超不过三到四个小时。

比如比如对方早上九点上班，中午十二点下班，三个小时时间。

如果下午两点上班，到五点下班或者晚一些时间下班，也是三到四个小时时间。

所以一般邮件能在客户上班到下班的时间范围内回复，这样能确保客户能在工作状态上与你进行有效沟通。

第二，两个小时足够做简单的客户分析和市场分析，也足够时间准备一个较为合理的邮件回复的内容。很多人收到邮件立马就回复，那么可想而知，除了非常有经验的业务员，一般人很难立马做出非常理想的回复，自然很难吸引客户。

【0】你—指的是客户

客户是这个系统的中心，所以我们的时间设计是根据客户的时间和时效来制定，以客户体验度最佳为标准。

【1】回复邮件之后一天之内没有收到客户答复需再次联系确认，以此获得有效的沟通

如果在比好的时效内回复客户，以及我们所提供的方案是优质的话，客户一般是会在他们工作时间给我们回复，如果需要进行比较或者评估之后才能回复我们，一般情况下专业的客户都会回复我们具体什么时间会对我们方案有进一步回复，这样一个反馈。

假如你的方案没有很吸引客户，那么他们会选择不回复不理睬，那么这里就需要我们进一步的促进沟通，所以我们应该在下班（客户下班时间）前致电给客户，询问具体的想法，通过沟通，你能知道客户对于你的方案的接受程度，哪怕客户说有需要会回复你，潜在的信息告诉我们，一是我们的方案不吸引客户，二是他们需要时间做对比评估。

这样一来，我们就可以化被动的等待为主动出击，要么研究新方案，要么思考客户的对比和评估，我们有没有更好的竞争优势的方案可以提供。

【3】如果三天内仍没有收到客户回复，需再次联系确认原因和想法，最好致电。

如果三天过去了依然没有收到任何的回复，那么可以很确定的说明你的方案没有很多的吸引力，因为如果客户是在对比评估，这个过程会产生更多的问题和需求，那么会对你提出更多的需求，通过进一步的信息来更好的评估，所以，如果一直没有信息，那么证明客户在先评估其他人。

这个时候我们要通过有效的沟通来获得机会，通过主动提供更优的方案来找到切入点，从而对方案进行优化，这样才能有机会获得订单。

那么，能够电话沟通是很好的，当然能面对面谈就更好了。

【1】一个周内没有客户消息，重新调整方案再次营销

通过第三天的沟通，如果能获得客户的反应，那是很好的事情，如果没有，那么我们再一周之后就要调整整体的方案，而不是优化方案了。

【4】四种方式：视频和电话为主，即时聊天工具次，图片营销为三，邮件为最后。

外贸很讲究时效，因为地域的不同，工作时间有差异。所以除了面对面之外，视频和电话的时效是最佳的，能够直观的知道客户的情绪变化，比较好捕捉心理活动，同样直接的沟通也能快速的处理问题，不过缺点是需要业务员有比较好的沟通能力。

第二种是即时聊天，虽然没有视频或者电话那么直观，但是同样高效，也不会特别考验面对面沟通的能力，亦可以通过图文或者语音更加生动的去呈现和表达，对于一般业务员来说，目前来说是属于性价比较高的沟通和营销方式。

第三种是图片营销，很多人习惯一堆文字的去发开发信，很难有吸引力，因为视觉始终比文字更有营销能力和体感，所以建议多尝试图片营销，通过视觉的引入结合文字的描述来最大化的体现。

最后是邮件，现今的外贸来说，邮件已经变成客户的一种负担，太多太多的业务员每天发送成千上万的邮件，对于客户来说其实是一种困扰。所以一般我都是拿邮件来做最终的总结或者确认方案，发送PI等用途，而不是拿来营销，因为成效太差。