生活随笔之时间管理(原创)

随笔不定时更新,喜欢请关注小编。欢迎转发

时间管理是指通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,从而实现个人或组织的既定目标的过程。

动机,最近发觉每天工作忙忙碌碌一整天,却发现,不知道这一天时间都用在了哪里,总有工作没有做完却也不知道这一天做了什么,所以考虑到应该要学习学习做做时间管理,查了大量资料和自己点一点构思分享出来。

为什么要做时间管理?什么人需要做时间管理?答案是,每个人每天都是在管理时间只是好坏不同以及效果不同,同时每个人都需要做时间管理。

时间很重要,非常重要。想一想,假如我们每天都会收到86400元人民币,而要求每天必须把86400用完,那我们会如何运用?时间就是如此我们每个人每天都有86400秒进帐,合理的利用管理时间,你就可以更好创造财富,事业,爱情,成功,健康等等。

人生最宝贵的资产,其中有一项就是时间。无论你做什么事情,即使什么也不干,发呆,也是要花费时间的。因此,管理时间的水平高低,会决定你事业,爱情和人生的成功与否。

时间对每个人是一样的,公平的,我们只有那么多时间,一天24小时不多不少,要做的就是如何高效合理地运用和管理好这些时间。

时间管理和理财有很多共通之处,人们常说钱要花在刀刃上,但在时间管理上大多人都只是说要珍惜时间,但对时间管理这个观念只是很模糊的概念,但都没有具体的做法。因为钱是有形的,能够看得见,摸得着的,花钱的时候是要经历你的双手的,手机支付,扫码刷卡等等。而时间是看不见摸不着的,一直在缓缓流过,你一个楞神,一个发呆就会让你的几分钟时间甚至半小时流逝了。时间就是生命,所以我们一定要进行时间的管理。

时间管理是不可避免的,是每一个想要高效工作的人必须考虑的问题,无论是工作还是生活。然而时间管理并不是容易,即便那些专门做时间管理研究的专家也不可能百分百正确,周围有太多的干扰因素,是时间管理的致命杀手,如嘈杂声、零食、网络小说,肥皂剧,小视频,直播网络游戏,手机游戏,刷朋友圈,环境、氛围、性欲、各种压力、烟瘾、喝酒,打牌,臆想、健康状况等等都是诸多的影响因素。但经常做反思,总结和时间管理的人来显著的提高工作效率。

时间管理方法:

(一)计划管理

日计划,周计划,月计划,年计划,和一个长远规划,(长远规划要根据现状进行一个调整)。

待办事项:要把做的事情进行一个待办清单,做一项划掉一项,以此类推,长远规划如健康,学习要坚持住每天做,

一定要做每天日计划,和日结果。周计划周结果以此类。

(二)GTD:时间管理方法GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

1. 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或记事本。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。(我一般常用纸张,感觉手写笔记本是很好的一个工具,因为工作原因电脑基本不离手所以文档也是常用的,再就是手机记事本,电子邮箱也是很好的一个工具,也有专门的软件,需要的话可以私聊)

2. 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。

3. 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。

4. 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。(总结)

5. 行动:根据时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。

(三)6点优先工作制

该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。

这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……

艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。


(四)高能要事

该方法是时间管理品牌易效能机构创始人叶武滨提出:

所谓“高能要事”,即:我们不光是要先做重要的事,为了确保执行的高效率和成果的高质量,我们还应该在自己精力与能量最佳的时间,以及合适的空间里,去做重要的事。在我们精力不够时,可以选择放松休息来补充精力。

(五)帕累托原则(比较常用的四象限时间管理法)

这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上

根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:

A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。

B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。

C.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。

D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。


(六)时间管理套作方法

《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。

莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。

“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。

具体方法(小结)


1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。

2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。

3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。

4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。

5、要具有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。

6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。

7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。

9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。

11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。

12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。

13、奖赏自己。即使一个小小的成功,也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言,事情成功之后一定要履行诺言。

执行技巧

1.开始。“没错,就是这个单词。我们要做的第一件事情就是开始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman说到(该公司位于纽约州的Ossining)。如果你要写点什么文章,那么请先安心坐下,然后至少写出第一个段落。只要这个事项能够顺利的启动,那后面的事情都是水到渠成的。

2.设定明确的目标。要建立一份工作事项清单,最好是结合日程计划,而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必须做的。

3.对工作的情况作详细记录。“这有助于分析你的时间使用情况,从工作日志中你可以看出哪项工作占用了更多的时间,哪项工作消耗时间最少,你是否达成了工作目标,以及怎样做才能让效率更高。“Pam O`shea建议说 (Pam是Performance Insights公司总裁,同时也是美国管理协会时间管理论坛的成员)。

4.批量处理电子邮件和来电。你是否像大多数人一样,每天都在随机处理来电和电子邮件信息呢?如果你总想在第一时间处理这些事务,那么你的工作时间将变得支离破碎,很难高效率的做好事情。O`shea给我们的建议是:“要把电子邮件和来电的检查和回复工作集中在某个时间段一并处理。”为了管理好这些沟通事务,“请用好为你提供的电话工具和电子邮件系统。”

5.化繁为简。“将复杂的工作划分成小的简单的单元进行处理。”Tytel博士解释说,“不能因为事情的复杂而拖沓,因为复杂的工作不可能一下就搞定。”

Kaufman用打扫房间的事件做了一个比喻。你也许没有足够的时间打扫整个房间,但是你可以根据自己的可用时间有选择的做一部分清扫。她说:“如果你有20分钟,你可以清理一个抽屉或一个柜子。如果有40分钟,你可以整理衣橱或壁橱。如果有一小时,也许你可以收拾整个房间了。”

6.把工作按照优先程度进行排序。Tytel博士说:“我们要理解紧迫程度和重要性之间的差异。”你也许应该将一天内必须做的事情、应该做的事情、以及想要做的事情统统列出来,然后按照紧迫性和重要性进行排序。

7.留出一部分时间什么都不要做。如果你习惯于将一天的日程排得满满的,那么在做事情之前你可能没有时间思考和准备,而这个过程可能是非常有价值的,Kaufman这样建议道。如果你从始至终都是严格的按照日程时间表做每件工作,那么给自己留20分钟时间放松、反思、提前做个准备计划也许是很有用的。Tytel博士补充道:“处理工作或者做项目要有时间规划,而且要严格遵循这些规划。”

8.工作不要超负荷。“现在的人都是疲劳过度,尤其是美国人。” Kaufman说道。Tytel同意Kaufman的观点,她建议,如果你感到自己的状态下降到正常水平的一半,那么你应该先好好休息。她说:“安排好放松和恢复的时间,如果我们连自己都照顾不好,那我们可能也没有能力做好其他的任何事情。”

9.知道什么时候应该说“不”。Tytel博士说,许多人害怕让他们的主管知道自己有多忙,但很重要的是如果你忙不过来,你要为自己辩解。

10.知道什么时候你需要“时间管理”方面的帮助以及在哪里能获得这些帮助。“我们在图书馆和书店里能找到相关的书籍。“O`Shea指出。读其中的任何一本,书能帮助你总结评价自己的时间管理能力,进而发现哪些方面有提高的空间。

工具:(很多事情一个好的工具可以极大的提升我们的工作效率,时间管理也是一样)

我一般常用到的工具有,纸张,便签,手机记事本,电子邮箱(可以长期保存,我用的比较久的一个工具大约10年多了)电脑文档,还有一个软件这里可能涉及广告暂时不提)

下一篇随笔暂时考虑思维导图

思维导图,又叫心智导图,是表达发散性思维的有效图形思维工具 ,它简单却又很有效,是一种实用性的思维工具。

我一般用来做规划和一些决定的时候会运用进行一个分析。


你可能感兴趣的:(生活随笔之时间管理(原创))