乔布斯说,我们雇佣来聪明人,不是要告诉他们该如何做,而是要他们告诉我们该如何做。
作为团队的领导,你要始终相信,当下属带来问题请示你的时候,往往他们手中都有答案,你需要做的就是,给予信任,通过有效提问,帮助下属挖掘潜能,找到问题的解决办法。
如何提问?怎样引发思考?最常用的是GROW模型,按照这个模型提问,可以帮助下属找到问题的答案。
Goal:明确目标
您具体希望提升的能力是什么?
为什么这个能力对于您非常重要?
您如何理解这项能力的?
您怎样衡量这项能力水平的高低?
谁可以帮助您进行衡量?
此目标是否完全在您个人掌控范围内?
您需要哪些进一步的信息来阐明目标?
Reality:正视现实
详细情况如何?
可能有哪些障碍?
您对这项任务或类似任务的经验如何?
过去的成功中什么因素很重要?
进展的主要限制是什么?
您在哪些方面压抑了自己的潜能?
除您之外还有谁受此问题的影响?
Options:厘清选择
您有些什么方案?
您之前使用过什么方案?
您可以依赖什么方案?
此过程的第一步是什么?
如果您是老板,您会怎样做?
如果时间和资源都不是问题,您会怎样做?
如果确实无法承受失败,您会怎样做?
Way Forward:前行之路
您将要做什么?
您准备何时去做?
这些行动如何符合您最初的需求和目标?
您一路上可能遇到什么障碍?
您将如何克服障碍?
您要做的第一件事是什么?
您需要我或其他人提供什么支持?�
案例介绍:时间管理辅导案例
背景:
小张在三个月前刚刚晋升为生产主管,需要管理一个30人的班组生产活动,包括21名不同岗位生产操作员,3名在线维修技术员,2名质量检查员和4名库房管理员。小张需要负责本班次生产过程中的安全,质量,成本,效率和计划完成率。每天处理生产过程中的问题已经让小张疲于奔命,马上就要为每位员工做年底评估了,小张感觉到时间完全不够用,心情十分焦虑。所以找到生产高经理寻求帮助。
高经理决定使用辅导技巧(GROW模型)帮助小张自己找到解决办法。
以下是高经理辅导小张的对话。
高经理:小张你好!
小张:您好!
Goal 明确目标
高经理:你目前遇到什么问题了,需要什么帮助?
小张:我最近感觉自己非常忙,时间总不够用,希望提高自己时间管理的能力。
高经理:目前你在管理时间上,具体的困惑是什么?
小张:面临的问题主要是每天上班时间非常忙,太多的工作要做,根本做不完,同时,因为时间是有限的,常常落下一些重要的工作,影响了自己的工作表现。而且最近我常常把工作带到家里完成,也没有时间陪伴家人了,孩子对我意见很大。
高经理:听起来对你影响还挺大的,如果不解决这个问题,你最大的担心是什么?
小张:我担心自己不能胜任目前的工作,而且马上年底评估的,我怕我根本做不完那么多员工的评估工作。
高经理:那么你理想中的时间管理是什么样子?
小张:我希望自己不是每天那么忙碌,每天上班时能够专注工作,不总是被打扰,而且能够在工作时间完成任务,下班后可以陪伴家人。
Reality 正视现实
高经理:嗯,你提到不能专注工作,总被打扰,帮我举个例子,你经常被什么事情打扰?
小张:比如今天上午,我在准备很重要的月度总结,我的下属维修技术员找到我,一台设备故障不能运行,我只得一起去处理,维修了三个多小时才好,所以我的月度总结只能拿回家去写了。做生产就是这样,什么质量问题,物料问题,设备问题,都有可能有一些突发情况耽误我手里的工作。
高经理:目前你是如何安排每天的时间的?
小张:我这个人一直计划性很好的,每天早晨我都会列出一天要完成的工作,每半个小时都有明确的任务,按照计划执行。
高经理:那为什么完成的不好呢?
小张:像刚才说的,总是有突发情况打乱我的计划,完不成计划我就感觉有些烦躁。
高经理:每天都有突发情况吗?
小张:基本上是的?
高经理:在你的计划中,有没有为突发情况计划一些时间?
小张:这个我倒是没有,以前我也是这么做工作计划的,一直很好用,现在却不行了。
高经理:现在和过去的主要区别是什么?
小张:嗯,自从做了主管,好像时间不全部是自己的了,好多事情都要找我处理,看起来,我要预留一些时间给突发的情况了。
高经理:很好,其他的主管也有类似的苦恼吗?
小张:我觉得其他主管也会被突发事件打扰,不可能总是我的班组有问题的。
高经理:其他的主管怎么处理这种情况的?
小张:我没有问过他们。
高经理:你感觉其他的三个主管,谁的时间管理更好一些?
小张:我觉得小李会好一些。
高经理:为什么呢?
小张:小李说他基本上不加班,而且我看他每天在工作中似乎也没有那么忙,每天都在生产线巡视,和不同的同事聊天。
高经理:小李团队整体的工作表现怎么样呢?
小张:在几个重要的表现指标中,表现也是不错的,说实话,比我的团队还要好一些。
高经理:那小李是如何做到的呢?
小张:我可以约小李一起吃个饭,和他取取经吧。
高经理:面对时间不够用的问题,你还采取了哪些行动?
小张:我特意买了一本《时间管理》的书,想去提高自己。
高经理:结果怎么样呢?
小张:不好意思,一直忙,我只看了不到10页,没仔细读过呢。
Option 厘清选择
高经理:很好,我们下一步可能采取哪些行动呢?
小张:我想抽时间和小李谈一谈,听听他的建议。
高经理:还有吗?
小张:每天不给自己的时间安排的太满,留下一些时间处理突发情况。
高经理:那你的工作不是更加完不成了吗?
小张:嗯,我看看是不是我的下属也可以帮我做一些工作,这样或许可以节约一下我的时间。
高经理:小张,这是挺好的想法,哪些工作你可以交给下属去做呢?
小张:我再整理一下工作,分析一下再看吧。
高经理:好的,还有谁可以帮助你缓解工作任务太多的问题呢?
小张:好像没有了。
高经理:你的工作任务都是谁安排的?
小张:当然是我的上级经理安排的。
高经理:他能帮助你吗?
小张:对呀,我可以把目前的问题和他谈谈,毕竟刚刚做主管,看看能不能先把我手上的项目拿下来一些,给我一个适应期。
高经理: 嗯,这个办法不错,还有吗?
小张:我还是晚上把那本《时间管理》的书看看吧,也可能有帮助。
Way Forward:前进之路,落实行动
高经理: 挺好的想法,你什么时间和小李谈呢?
小张:这周,我看看他的时间,最好我们能够单独一起吃顿午饭,既节约时间,也能得到指点。
高经理: 好的,这周先把吃饭这件事安排了。你的每天计划什么时候更新?留出时间处理突发事件?
小张:我把明天的计划重新做好,发给您看看,有问题我再修改。
高经理: 非常好。还有哪些可以立即执行的计划吗?
小张:周四我们团队会议后,我约我的上级经理谈谈我的工作量问题吧,再有,周末我抽出时间,把那本书读一读。
高经理: 非常好!这周工作已经非常好了,你看我们下次什么时间再看看事情的进展?
小张:下周一下午两点吧,您时间方便吗?
高经理: 好的,我提前预留半个小时的的时间。现在你知道接下来做什么了吗?
小张:非常清楚了,谢谢高经理!
高经理: 不客气,我们下周见!