汽车制造业外发文件时 如何阻断泄密风险？

汽车制造业是我国国民经济发展的支柱产业之一，具有产业链长、关联度高、就业面广、消费拉动大等特性。汽车制造行业景气度与宏观经济、居民收入水平和固定资产投资密切相关。

汽车制造业产业链长，关联度高，汽车制造上游行业主要为钢铁、化工等行业，下游主要为个人消费、基建、客运和军事等。在汽车制造的整个生命周期中，企业与上下游供应商、合作商之间有频繁、密切的数据交换，企业需要将设计图纸等文件外发给外部合作商，同时也需要接收外部的反馈数据和协调文件。

汽车制造业企业数据外发需求频繁，对很多车企来说，不仅有与异地研发机构间、供应商之间的协同研发文件交换，还有与外包供应商及零部件供应商之间的基于价值链的协同关系，这就导致车企需要对外与不同类型企业、组织，进行不同业务需求下的、不同类别的文件交换。

那么，汽车制造业如何选择文件外发防泄漏解决方案呢？不妨看看《汽车制造业文件外发数据防泄漏白皮书》资料，白皮书基于汽车制造业文件外发的现状、痛点以及共性需求，针对性地提出解决方案和建设建议，助力我国汽车制造业高质量发展。

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目前较多车企内部使用PDM、ERP、MES等信息系统作为研发、采购、生产制造的管理平台。这些系统能够胜任企业对内的数据管理，但很难解决企业对于数据外发过程中的协同问题。

以PLM为例，企业自身将所有研发数据放到了PDM系统中，辅之以其他模块（项目管理，工艺管理，质量管理等），但也因为系统中存放着企业核心信息，因此系统基本只供企业内部人员使用。

汽车制造业文件外发痛点

汽车制造业无可避免上下游之间的协同，一般数据外发的常见做法是：企业与供应商交互数据资料通过纸质版或OA电子流程审批，审批通过后工程师将数据从PDM系统中导出，然后通过邮件或者FTP网盘的方式将数据外发给上下游。

这种外发方式可以快速进行数据外发，同时又满足低成本的需求，因此被较多汽车制造业企业采用。但这种方式也逐渐显露出一些问题：

1、数据有外泄风险，存在安全隐患

内部人员将数据文件进行外发时，并未每次外发都有严密的审批流程，这就存在数据外泄的漏洞；

当涉及多个文件发送时，由于审批和传输环节是割裂的，审批人员是熟悉业务的领导层，但进行传输的一般为IT部门或安全部门人员，存在时间差和信息差，可能存在审批的文件和传输的文件不一致的情况，发生数据外泄事件；

使用FTP及邮件的形式将数据文件外发，外部上下游供应商如果对FTP和邮箱账号管理不善，那么久存在账号被盗取、数据被窃取的情况。

2、外发流程跨多个部门，协同效率较低

汽车制造业文件外发时，会涉及多个部门多个环节，有业务部门、安全部门及其他部门，流程繁琐、不连续。这就导致从文件发起到外发发出会历经多个步骤，存在一定的出错空间，且使得整个协同配合机制进程缓慢。

当涉及时效性较强的文件外发时，如果遇到外发流程相关人员缺席的情况，外发停滞，就会导致文件外发延迟，影响文件外发的及时性，甚至影响整个项目的进度。

因汽车制造业车型互相借用，同一数据可能存放于服务器的多个位置，因此，数据外发时还可能会出现发错的情况，进而导致开模错误。

3、IT安全部门运维投入成本高，耗时长

汽车制造业负责数据外发的IT信息部门或数据安全部门，既需要进行FTP账号的管理和服务器的维护，同时还需要手工维护数据发放台账，由于数据发放量较大，响应的台账耗时较长。

而FTP账号的管理、日常文件外发操作、服务器维护等工作也需要投入较高的人力成本，当出现非工作时间偶发的紧急文件外发需求时，IT部门人员甚至需要紧急赶往公司完成文件外发操作。

整体来说，文件外发操作具有机械化、重复性高的特点，但却需要IT部门投入专门的人力和时间运维，总体成本较高。

4、常用文件外发方式难以高效支撑外发需求

采用FTP、邮件、或网盘形式外发文件时，当文件涉及设计图纸等大体量文件时，邮件系统难以响应，采用第三方网盘等渠道则难以保障安全性，而采用FTP传输，则可能出现数据漏传、文件丢包等情况。因此，常见的文件外发方式对于大体量文件、海量文件等特殊的文件外发场景，难以做到高速、稳定、可靠、安全响应。

汽车制造业文件外发系统的共性需求

1、安全机制保障，杜绝数据外泄发生

汽车制造业文件外发系统需要有完善的安全机制，从账号使用权限、人员数据授权、到传输的审批审核策略，传输数据加密、数据接收管控、日志审计等，每个环节都可能发生数据外泄，因此需要保障环节连贯、无安全疏漏，实现整个数据外发流程安全可控的基础诉求。

2、可靠的传输性能，灵活适应多重外发需求

CATPart、3dxml、CATDrawing等文件通常为体量较大的文件，汽车制造业文件外发系统要具备优越的传输性能，保证大体量文件可以可靠、稳定、高速、准确的传输。

3、易用易理解，功能全面设计人性化

汽车制造业文件外发系统需具备文件外发全周期的功能，实现在一个统一的平台内，完成文件安全外发的诉求。除了功能全面外，系统的设计应遵循清晰、易懂、人性化的原则，让文件外发环节上的所有人员都能轻松、快读地理解并使用系统，摒弃原本的陈旧、落后、机械的操作模式和习惯，引入智能、便捷的产品设计和使用体验。

4、便于业务部门操作，释放运维压力

对于汽车制造业文件外发系统，不仅在产品设计上需要人性化，还要保障业务部门人员可以独立进行操作，业务人员发起文件外发动作后，在文件外发系统内即可完成文件外发闭环，IT部门仅需进行定期系统管理和突发性的事件管理，无需再介入日常的文件传输操作。

5、与内部业务系统平滑、快速集成

汽车制造业内部多使用PDM、ERP、MES等信息系统，及EIP、SIP、DIP等业务平台，建设文件外发系统时，该系统需能与企业内部的多业务系统进行快速、平滑集成，系统集成后，能够流畅地使用，使文件外发流转在统一的通道内安全、高效地完成。

因此，汽车制造业在外发协同过程中，需要能实现安全、可靠、便于使用。《汽车制造业文件外发数据防泄漏白皮书》可以提供一些不错的参考思路。