Exce数据表的分类和管理

上一篇讲到，随心所欲的使用Excel，会导致产生一堆混乱的表格，严重影响数据准确性和工作效率。接下来介绍如何避免此类情况，规范使用Excel，提高工作效率。

如果将日常使用的表格做一个分类，可以分为四类：原始数据表、规范化数据表、计算分析表、结果报表。

原始数据表有三种来源，系统导出的数据表、手工录入的数据表、接收到的汇总表。

系统导出的数据表，一般都比较规范，通常可以直接用于下一步计算，或者仅需进行简单的处理。

手工录入的数据表，比如人工每天记录的信息、人工收集的数据等，需要对表格建立模板，并且限制录入，遵循一定的要求和规范进行录入和存放，方便后期取数。

接收到的汇总表，从制表人的角度来说，属于第四种“结果报表”，从接收人的角度，很多时候数据原始数据，接收人在收到表格后，经常会进一步处理，计算、汇总后再生成新的报表。

规范化数据表是指直接用于数据分析的基础数据表，一般对原始数据表按照一定的标准和规范进行处理后的表格。规范化的表格通常是一维表结构，日常使用中手工录入的数据表和汇总表，通常是二维表结构，从二维表转换成一维表，就是规范化。

规范化的数据源表，可以大大简化下一步的公式和代码，并且当原始数据发生变化时，仅需更改少量的函数和代码，同时也有利于检查和复核数据。

计算分析表是统计分析的过程，根据分析目的和需求，从上一步的规范化数据表中取数并进行计算，为下一步制作分析图表准备。

因为有了规范化的数据表，此时并不需要使用太多Excel技巧，数据透视表和常用函数可以完全大部分计算工作。

结果报表，表哥表姐加班加点就是为了得到这一份表。通常有两种形式，一种是固定格式的汇总报表，只需将上一步的统计分析结果填入指定位置。另一种是只有分析需求，需要按照分析的思路和结果，进行图表的设计和制作。

原始数据表是规范使用Excel的起点，通常产生一堆混乱的表格，就是因为没有对原始数据表进行有效、规范的管理。很多人习惯性直接在原始数据表上进行计算、汇总，并生成报表，然后保存起来，如果下次需要制作其它报表，又会打开来，添加新数据、进行修改、计算，再次生成新的报表。如此操作多次后，表格变得混乱不堪。

做好四类表格的规范管理，可以避免出现数据表混乱的情况，同时可以简化查找数据、汇总数据的过程，提高工作效率和准确性。

下一篇介绍规范化的数据表应该怎么做。