家乡灵山准备在6月份举行每年一度的荔枝节，商会广州片区同时筹备6月份在广州的荔枝节，制定本活动草案。
一、成立筹备工作组：
（一）、主题：以商会成员聚会、以商谋商为中心，商会成员及贵宾品尝荔枝活动，分行业邀请有代表性商会成员进行商业机会与经验分享交流。
1、适逢荔枝季节，组织灵山商会广州（佛山待定）片区会员活动；
2、商会成员为主导，借本次机会，由成员单位各自邀请自己的商业相关、领导、客户、朋友参与，洽谈业务，赠送灵山荔枝、特产，增进与广东区域的客户关系，提升自己的朋友商业圈范畴。
（二）、时间：6月22日（周五）16:30~21:30时，品尝交流会＋晚宴
（三）、成员单位各自确定嘉宾名单，制作电子邀请函。
（四）、接龙报名：6月12日上片区商会成员群接龙。
确定截止报名时间：6月20日下午18：00。
（因需要确定采摘运输上来的人手一箱荔枝数量）。
（五）、参加人员：
广东省广西灵山商会成员主导：
（1）、 统一邀请嘉宾：商会会长、几大片区会长及副秘书长约10人；
（2）、 参加人员：广州（佛山待定）片区商会成员；目的 就是为我们商会片区成员单位提供一个更有归属感的商业机会平台，商会成员都可以邀约自己的客户，亲朋好友共享"灵山荔枝节"为自己事业在"广东的发展"增强活力。商会成员自己个人享有免费参加活动的权利，有友好帮助宣传商会与家乡的责任，拥有活动现场每位成员免费带回一箱“灵山荔枝”的福权。
（3）、 邀请嘉宾：只有商会成员才享有自己邀请自己的客户、领导、商业朋友、亲友参加权利，参加报名接龙时注明人数，嘉宾位数可3、5位或10位8位，或2、30位，自己决定； 但产生的费用由邀请者自己负责。【例如：曹会长邀请5围客人，该5围酒席的费用（1000X5=5000元）（人手一箱荔枝：50箱×80/100元=4至5千元）全部由邀请人曹会长私人承担，报名时提前将费用交付组委会。】在活动会场现场品尝的灵山荔枝，灵山酒、与参加现场活动奖品、抽奖活动的收获，全部在商会经费支出，如有赞助商给予的人手礼也可以免费享得。
【鉴于部份嘉宾有其特殊性质，不便在公开大厅用餐的，可以向会务组提出要私密包间与在包间自带靓酒水，但超支费用自理】
二、地点与主题荔枝准备情况：
（一）、地点：广州市番禺区（交通便利）常聚酒家；
（二）、现场布置：下午的会场，音响，签到板，晚宴会场。
（三）、餐饮：点菜，酒水、饮料采购。（建议采购些灵山咸菜、灵山米酒等）
（四）、荔枝采购：联系灵山采购，保证新鲜、及时。
1、经了解，在6月20-22日，好的灵山荔枝品种为：桂味，当地采购价约10元/斤，冷链运输：第一个10斤52元，以后每增加10斤增加36元，即运费先按5元/斤预估；可以包冷链运输小货车，运费商议。
2、运输方案：21日下午在灵山果场摘果，装保温箱上冷链车，22日下午到活动酒家卸货，保证荔枝新鲜。
3、所需荔枝数量：按20围台预估，每围台面品尝的荔枝预留20斤，共400斤；每位（成员+客人）预计每人拿走一箱8斤左右，200人×8斤/人=1600斤，总预算2000市斤左右。
（五）、联系赞助切合荔枝节主题：可以接受少量有需求的商会成员企业、灵山商家的赞助会场设置产品（特产）展览区，适当收取赞助费3000元、作为当晚晚会礼品奖品的补充经费；也可以联系会务组，赞助活动人手礼品，增加嘉宾收获感，实现赞助商宣传自己的目的。赞助商能够得到活动现场的企业（产品）宣传展位一个，组委安排两位工作人员就餐，超出人员提前通知按嘉宾计费。
（六）、晚宴流程、节目安排。
简洁至词、企业商业模式介绍与经念分享，表演节目、游戏、抽奖活动，荔枝文化介绍与分享，灵山旅游文化分享等。
三、现场组：
（一）、签到板。
（二）、会场横幅。
（三）、宣传单张：宣传灵山荔枝，广东灵山商会及广州片区。赞助企业可以印制宣传单张。
（四）、摄影人员安排：摄影器材、摄影人员、摄影要求
四、财务：财务预算确定，费用控制与收取。
（一）、以商会广州（佛山待定）片区返还费用为主开支经费。商会成员免费参加。
（二）、经费支出管理规定：每围餐标，尽量按每围每人100元计算，10人约1000元/围。荔枝预算按每人均（现场品尝+带走每个人10斤计算）预算120元人，酒水饮料人均：30元，这样总预算尽量控制在200-250/人以及内；
商会成员个人部分由片区返还费用中支付；邀请嘉宾费用：由报名的成员负责支付给组委会会计处。邀请者收不收其邀请嘉宾费用组委会不再跟进负责，如没有我商会成员作为邀请者的嘉宾，组委会不接受非会员引介的报名，同时组委会不接受现场现金交费，现场只有签到、拍照、品荔枝、与商业沟通。