数据透视表初级班（10118班）第一课时小结

Excel Home数据透视表初级班（10118班）小结

第一课时自己动手创建第一个数据透视表

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讲师：BIN_YANG168

助教：longwj81、hustnzj

学员：pengjia89

本课时内容大纲：

一、什么是数据透视表

二、创建自己的第一个数据透视表

三、数据透视表可以用来做什么

四、何时使用数据透视表分析数据

五、什么样的数据源可以创建数据透视表

六、了解数据透视表的结构

 

第一章：学习的动力及目标

学习这个班，其实已经酝酿许久了。

其实早在初中的时候，接触到Excel的时候，就已经知道了这个功能，但是，知道归知道，不用不知道它的强大。那时候也是一个懵懂少女，没有细地研究关于透视表的功能。对于透视表的一大契机是不可以看到一本书，叫《你早该这么玩Excel》，这本书里面介绍了关于Excel很多基础知识，虽然笔者不懂VBA，但是，凭着对透视表的了解，也已经成为高手了（小小地会一点点VBA的小孩偷笑一下）。

里面所介绍的三表合一的概念和用透视表生成各种表的思想，让我重新认识了这个功能，我下决心一定要好好地学习一下。虽然我的工作并不是整理报表什么的。但是，这种数据处理的功能，在任何工作上，都是可以显示出强大的。

一个很简单的事情，不小心管理部门的物品使用情况这件事情，落到了我的头上。在整理各种人的借还情况的时候，透视表也是可以很好地帮助我的。当然，结合VBA，这个就更强大了。

前面说的都是学习透视表的动力，关于目标，其实这只是一个很宽泛的范围啦。每个人学习一样东西的时候，当然都希望成为高手。我只是想像龙班虎班一样好学，一样强大，然后让透视表这样东西，可以运用于我的工作中，让我像借用公式和VBA一样，花10分钟的时间，干什么四小时的事情。这就是我的目标。懒人的境界就是花最少的时候，但是，事情却比别人做得好。

第二章：关于透视表中的数据

       视频中，并没有细节地讲到，数据透视表对数据的要求。不知道后续课程里面会不会讲到。但是我觉得从刚开始就知道数据透视表处理的数据，对格式等各个方面有什么样的要求，是非常必要的。我自己也不是很善长总结这些，在一本书上翻到一个不错的总结，所以摘抄如下：

Ø         数据区域的最顶端一行为字段名称（标题）。

Ø         避免在数据清单中存在空行和空列。所谓空行，是在某行的各列中没有任何数据，所谓空列，是指在某列在各行中没有任何数据。如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，如果某列的某些行没有数据，但其他行有数据，那么该列也不是空列。

Ø         各列只包含一种类型数据。

Ø         避免在数据清单中出现合并单元格

Ø         避免在单元格的开头和末尾输入空格。

Ø         尽量避免在一张工作表中建立多个数据清单，每张工作表最好仅使用一个数据清单。

Ø         工作表的数据清单应与其他数据之间至少留出一个空列和一个空行，以便于检测和选定数据清单。

补充一个数据清单的概念。

如果要以工作表数据来制作数据透视表，那么这些工作表数据必须是一个数据清单。所谓数据清单，就是以工作表数据区域的顶端行为字段名称（标题），以后面各行为数据（记录），并且各列只包含一种类型数据的数据区域。这种结构的数据区域就相当于一个保存在工作表中的数据库。

 

再补充一下，一个我觉得一个在处理数据时很有用的思想，就是源数据本来就不是很别人看的，弄那么漂亮干嘛，最重要的就是格式对了能分析。所以，对于源数据，连排版都不需要，只要能好好地输入，看着凑和就OK了，为了漂亮去合并啥单元格，纯属没事找事。

第三章：透视表的使用及创建

一、什么是数据透视表

数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件或OLAP多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具。它是一种交互式报表，可以快速分类汇总、比较大量的数据，并且可以随时选择其中页、列和行的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，同时还可以方便地显示或打印出感兴趣区域的明细数据。

二、创建自己的第一个数据透视表

1、函数与数据透视表对比

具体地细节不知道要说啥了，视频中看到函数差得弄得老师死机了，这足以看出来速度的差别。而且视频中形象生动地说明了，操作上，和速度上，两者数量级的差距。面对这样的选择，你会选择用公式，还是用透视表呢，当然透视表啦，突然想起来我刚背的一个日语单词，おもちろん，毋庸置疑。

2、创建数据透视表的步骤

（1）在数据源中单击任一单元格（数据源需为连续的）→菜单栏“数据”→数据透视表与数据透视图→完成。如下图

 

 

 

 

默认的步骤仅需三步鼠标操作即可创建一个透视表，然后完成字段在页、行、列字段的拖放即可。

（2）在数据源中单击任一单元格→菜单栏“数据”→数据透视表和数据透视图（根据各步骤想到选择自己所需要的类型）→完成。如下图

此步骤是为更个性化的处理一些数据而设，也是非常的简便。

3、数据透视表的优点

（1）可以随着数据源更新而刷新同步；

（2）通过对各字段的自由选择拖放，可以快速的转变统计结果；

（3）可以随时在透视表内提取某一字段的数据结果表，进行定向的单项分析；

（4）运算速度是函数统计无法比拟的。

 

三、数据透视表可以用来做什么

数据透视表能快速地帮助用户分析、组织数据，例如：计算平均数、标准差、建立列联表、计算百分比和建立新的数据子集等，通过“透视”可以从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息。

另外，对函数菜鸟来说，可以规避很多函数问题。对函数达人来说，当函数在海量数据里已显示不出任何优势且函数计算速度已经严重影响工作效率时，用透视表一定是不错的选择，可以解决函数运算速度瓶颈。

四、何时使用数据透视表分析数据

数据透视表在以下的情况下是最佳的选择之一，即对庞大的数据源进行不断地统计分析，从而快速地取得最有价值的信息，而且还要随着各种不同分析角度的变化和计算方法的变化，来取得不同的数据报表。

1、只需要创建一个数据表，就可以满足所有分析的条件；

2、如果需要在得到的统计数据中找出某一字段的一系列相关数据，使用数据透视表可以通过某字段的选择轻松实现，也可以通过单击某一字段的汇总获得相关数据源；

3、实时更新，数据透视表可以通过刷新，达到实时更新的效果；

4、如果需要以图表形式表现分析结果，也可以使用数据透视表中的数据透视图，实现动态的图表。

换言之，在以下一些需求时，可以使用数据透视表：

（1）对庞大的数据源进行多条件的统计，而使用函数公式统计结果的速度非常慢；

（2）需要对得到的统计数据进行行列变化，把字段移动到统计数据中的不同位置上，迅速得到新的数据，以满足不同的要求；

（3）需要在得到的统计数据中找出某一字段的一系列的相关数据；

（4）需要将得到的统计数据与原始数据源保持实时更行；

（5）需要在得到的统计数据中找出数据内部的各种关系并满足分组要求；

（6）需要将得到的统计数据用图形的方式表现出来，并且可以筛选控制哪些值能用图表来表示。

五、什么样的数据源可以创建数据透视表

1、Excel数据列表或数据库：就是普通的Excel表格；

2、外部数据源：可以是文本文件、SQL Server数据库、Access数据库、DBase数据库等，Excel 2000以上版本还可以利用MicroSoft OLAP多维度数据集创建数据透视表；

3、多重合并计算数据区域：是指对于多个独立的Excel数据列表，数据透视表在创建过程中可以将各个独立表格中的数据信息汇总到一起；

4、另一个数据透视表或数据透视图：对于已经创建完成的数据透视表，可以用作其它数据透视表的数据源进行创建。

 

六、了解数据透视表的结构

数据透视表的基本结构：行字段、列字段、页字段和数据区。如下图

拖到此处的字段将被作为页显示

拖到此处的字段将被作为列显示

拖到此处的字段将被作为行显示

拖到此处的字段将被统计计算。

1、在新建的透视表中，如果我们单击数据透视表以外的单元格，透视表区域将会出现空白的框；

2、如果将透视表的字段列表框选出来，就会出现上图。通过对各字段位置的调整，以实现我们需要的透视结果；

3、页字段：可以进行快速的分页显示和打印；

4、行字段：拖入行字段区域的内容，将会以行显示，列区域则以列显示；

5、数据区：也称为值字段。数据拖入这个区域才能进行运算，数值类型的数据默认汇总方式为求和，文本类型的数据默认汇总方式为计数。

七、显示数据透视表工具栏的方法

（1）菜单栏“视图”→“工具栏”→“数据透视表”，调出数据透视表工具栏；

 

（2）在数据透视表内单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中选择“显示数据透视表工具栏”；

（3）在工具栏空白处右键，在弹出的菜单中选择“数据透视表”。

第四章：学习收获

小小地拖拽，让我不由地深刻感受到透视表的神奇。

还记得之前16203班级的时候，胡版发过一个帖子，感动函数的心跳。学完这第一堂课的感觉就是，心跳太快太多，会死机的说。

首先想说明的是，透视表不是万能的，课程里面想说明的是，统计数据方面，透视表的优势，而不是说透视表的存在，公式就没有存在的必要了。两者在功能上，并不冲突。是相辅相承的。

其次，想对作业中调整格式的动作进行一下检讨。

在班班给的GIF里面，调整数字的格式，主要是按了上面红色部分的按键，而我自己在调整这个格式的时候，用的是下面两图的处理，整个就麻烦很多。这几个按键的动作，就像之前有看到过的跨列居中一样，它一直是摆在那的，只是你不知道他的强大之处在哪。

再次，也是对作业的一个检讨，对于把数据项移到列，当时傻了，没研究出来怎么拖，原来直插拖到列就可以了，自己用的一个很笨的方法。又多点了好多次鼠标。

最后，说真的，这么拖下来，我自己觉得透视表并不是特别难，所以现在还有点小骄傲地，不知道这桶水有多深。小没有安全感的说。不管怎么说，能拖对我来说，已经从不懂到懂了，接下来，相信也可以学到很多东西。说真的，光给我们老大展示这一点点东西，我已经被夸了，哇哈哈。

 

像龙班说的，整个EXCEL中，最有用的就是透视表了。我其实还是蛮期待之后透视表结合VBA的学习的。憧憬中。