12-项目采购管理

定义

• 项目采购管理包括从项目团队外部采购或获得所需产品、服务或成果的各个过程
• 本章假设买方由项目团队充当，而卖方则来自项目团队 的外部 ü 本章还假设买卖方之间有正式的合同关系

过程

1. 规划采购管理
2. 实施采购
3. 控制采购
4. 结束采购

建立供应商战略合作伙伴关系的意义

• 缩短供应商的供应周期，提高供应灵活性
• 降低企业采购库存水平，降低管理费用、加快资金周转
• 提高采购设备的质量
• 加强沟通，改善定单的处理过程，提高设备需求的准确度
• 共享供应商的技术与革新成果，加快产品开发速度，缩短产品开发周期
• 与供应商共享管理经验，推动企业整体管理水平的提高

细化的采购步骤

1. 需求确定与采购计划的制订
2. 供应商的搜寻与分析
3. 定价
4. 拟定并发出订单
5. 定单的跟踪和跟催
6. 验货和收货
7. 开票和支付货款

规划采购管理

定义： 记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方
作用： 确定是否需要外部支持，如果需要，则还要决定采购什么、 如何采购、采购多少，以及何时采购

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总价合同

• 为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价
• 也可以为达到或超过项目目标而规定财务奖励条款 ü 买方需要准确定义拟采购的产品或服务
• 包括：
  1. 固定总价合同（FFP）
  2. 总价加激励费用合同（FPIF）
  3. 总价加经济价格调整合同（FP-EPA）

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成本补偿合同

• 向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本， 外加一笔费用作为卖方的利润
• 工作范围无法准确定义/项目工作存在较高风险
• 包括：
  1. 成本加固定费用合同（CPFF）
  2. 成本加激励费用合同（CPIF）
  3. 成本加奖励费用合同（CPAF）

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工料合同

• 在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用
• 增加人员、聘请专家和寻求其他外部支持
• 兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点

自制或外购分析

• 确定某项工作最好由项目团队自行完成，还是从外部采购
• 如果决定购买，则应继续做出购买或租赁的决策
• 应考虑全部相关成本，包括直接成本与间接成本
• 采用何种合同类型，取决于如何在买卖双方间分担风险

采购管理计划

• 说明项目团队如何从执行组织外部获取货物和服务
• 如何管理从编制采购文件到合同收尾的各个过程

采购工作说明书（SOW）

• 详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定他们是否有能力提供这些产品、服务或成果 ü 包括：规格、数量、质量、性能 参数、履约期限、工作地点和其他需求
• 应力求清晰、完整和简练
• 应该说明任何所需的附带服务，如绩效报告或运营支持等

采购文件

• 用于征求潜在卖方的建议书
• 包括：
  • 信息邀请书（RFI）
  • 投标邀标书（IFB）
  • 建议邀请书（RFP）
  • 报价邀请书（RFQ）
  • 投标通知
  • 谈判邀请书
  • 卖方初始应答邀请书

供方选择标准

• 通常是采购文件的一部分
• 考虑的主要因素有： 价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性
• 三大主要因素：价格、质量、和服务

实施采购

定义： 获取卖方应答、选择卖方并授予合同
作用： 达成协议，使内部和外部干系人的期望协调一致

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投标人会议

• 又称承包商会议、供货商会议、投标前会议
• 投标之前，在买方和所有潜在卖方之间召开的会议
• 目的是保证所有潜在卖方对采购要求都有清楚且一致的理解，保证没有任何投标人会得到特别优待
• 确保每个潜在卖方都能听到任何其他卖方所提出的问题，以及买方所做出的每个回答

建议书评价技术

• 基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方
• 是一个正式的建议书评审流程
• 建议书评价委员会将做出他们的选择，并报管理层批准

独立估算

• 采购组织 自行/邀请外部专业估算师 编制独立估算，以 此为标杆，与潜在卖方的应答做比较
• 如果两者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或不明确，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书

采购谈判

• 指在合同签署之前，对合同的结构、要求及其他条款 加以澄清，以取得一致意见
• 谈判过程以形成买卖双方均可执行的合同文件而结束
• 项目经理可以不是采购谈判的主谈人，可以出席谈判会议，以便提供协助，并在必要时澄清项目要求

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控制采购

定义： 管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变 更和采取纠正措施
作用： 确保买卖双方履行法律协议，满足采购需求

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合同变更控制系统

• 合同变更控制系统规定了修改合同的过程
• 包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序，以及各种变更所需的审批层次
• 合同变更控制系统应当与整体变更控制系统整合起来

采购绩效审查

• 一种结构化审查，依据合同来审查卖方的情况
• 包括：对卖方文件的审查、检查、质量审计
• 目标：发现履约情况的好坏、相对于SOW的进展、遵循合同的情况，以便买方量化评价卖方的能力

检查与审计

• 根据合同，由买方开展相关检查与审计，卖方提供支持
• 验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度
• 检查与审计团队中可以包括买方的采购人员

支付系统

1. 先由被授权的项目团队成员证明卖方的工作令人满意
2. 再通过买方的应付账款系统向卖方付款
3. 所有支付都必须严格按照合同条款进行并加以记录

索赔管理

• 买卖双方对变更（补偿/发生）存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更
• 有争议的变更也称为索赔、争议或诉求 ü 应该按照合同规定对索赔进行记录、处理、监督和管理
• 如无法自行解决，需按合同中的替代争议解决程序处理
• 谈判是解决所有索赔和争议的首选方法

记录管理系统

• 用记录管理系统来管理合同、采购文档和相关记录
• 包含一套特定的过程、相关的控制功能，以及作为项目管理信息系统一部分的自动化工具
• 包含可检索的合同文件和往来函件档案

结束采购

定义： 完结单次项目采购
作用： 把合同和相关文件归档以备将来参考

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合同提前终止

• 结束采购的一个特例
  1. 可由双方协商一致而提前终止
  2. 因一方违约而提前终止
  3. 为买方的便利而提前终止（如果合同中有这种规定）

采购审计

• 对从规划采购管理到控制采购的所有过程进行结构化审查
• 目的是找出合同准备或管理方面的成功经验与失败教训，供本项目其他采购合同或执行组织内其他项目的采购借鉴

结束的采购

• 买方（通常是其授权的采购管理员）向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知
• 对正式结束采购的要求，通常已在合同条款和条件中定义，并包括在采购管理计划中

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政府采购

政府采购采用以下方式∶ 公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价，以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。