物料描述模板技术解析及10个典型行业实践示例

导言

为了有效规避企业物料（产品）一物多码、同名异义等诸多数据标准化问题，本文比较系统地介绍物料描述模板技术和方法，确保一物一码、同名同义，实现物料在企业工程设计、供应链物流、生产制造、营销及售后等各个业务流程的畅通。同时列举常见的10个行业实践案例，辅以示例。

本文的关键词：自然属性、结构化、简化、细化、特征取值等。

一物料描述模板是什么

物料描述模板简单的说，就是物料的命名规则，物料描述模板就是某一类物料描述规则的定义，目的在于解决物料描述的规范化问题。包括物料主要自然属性的确定、取值范围和相互关系。主要由数据元（特征量）及数据元取值（特征取值）相关关系（如连接符、前置符、后置符等）组成。

图1.     物料描述模板结构示意图

数据元（特征量）：对具体物料某一自然属性的表述，同一物料可以用多个特征量来表述。

数据元取值（特征取值）：特征量下的参数值，通常以附表形式体现。在申请新物料时，需要在附表中选择具体的参数值。

图2.     物料描述实例

二物料描述模板能解决哪些问题

通过建立规范化、标准化以及专业化的描述模板，能够有效解决物料代码及其描述的不统一、不规范所引发的一系列问题。根据对标分析，国外一些企业(例如SHELL、BP、巴斯夫、施耐德等)公司都是通过大、中、小3级分类原则，对集中采购的物料建立标准的、专业化的描述模板，并对95%以上的特征量取值建立了附表。

1)能够有效解决物料描述不规范的问题，确保唯一性，避免重复

通过对某类物料建立专业化的描述模板，并依据该模板制订标准化的描述规则，可以有效杜绝人工编码、主观描述所导致的描述不准确、不清晰及引发的一物多码的问题,例如:英文的大写和小写、全角和半角，因人而异对同一个物料的叫法和称呼等。

2)能够有效解决物料代码不能用、不好用的问题

通过对物料代码进行科学、合理的描述，并建立统一的描述规则，可以有效提高编码的可识别性、可使用性；同时描述模板考虑了物料的本质特征，能充分满足采购、仓储环节的最小管理单元要求，使物料代码能够用、用的好。

3)能够有效解决物料分类的不科学、不合理问题

通过对描述模板的梳理，推动物料分类的合理分类和结构优化，解决物料分类不科学、不合理的问题，能够有效提高物料分类的快速查找、统计分析的作用。

4)能够有效提高编码效率并充分利用编码资源

通过描述模板所建立的结构化规则生成物料代码，能充分利用信息系统提高编码效率，且能够有效避免重码、乱码、错码带来的维护工作量和编码资源浪费，有效提高编码的利用率。

三物料描述模板有哪些价值及意义

统一物料主数据是企业实现采购、库存数据可视化的基础，是物料规范化管理的基础，是供应链管理信息化的基础，是提升集中采购物流管理效益，实现企业集约化的基础。统一物料编码将大大降低公司的运营成本，将充分提高公司的行业竞争力。

3.1

解决组织范围内各种业务诉求

满足高层决策者对数据需要；更全面的、更准确的、按照各种维度统计的产品在营销、研发、制造数据的在各个业务环节支持、及更实时的反馈。

满足供应链管理的需要：买方、卖方使用物料主数据信息作为互通语言，无须其他途径沟通，提升产品销售预测、降低仓库管理成本、缩短货物流转流程、降低物流成本。 可以提高企业采购效率。

满足各种采购策略需要：标准化物料禁止标记制造商；如对招标用的物料无标准型号可遵循用关键属性及属性值描述；独家制造物料只采用该物料的名称、主机型号、图号。可以提高决定采购效果。

满足共享需要：企业内同一物料代码相同，便于统计、汇总、利库、调拨。可以提高决定管理水平。

满足设计和研发部门协同需要：缩短产品的研发周期、提高产品之间的借用率、降低产品的管理成本和降低产品信息发布成本。

3.2

实现“四化要求”

可视化：是物料数据共享的标准语言，有助于企业实现物料的可视化管理。

规范化：是实现物料管理规范化的基础，有助于企业实现采购执行监控、账实相符。

信息化：是实现供应链管理等信息化系统互联互通、信息共享的基础，是信息化项目上线的前提条件。

集约化：是实现采购物流一体化、财务业务一体化、集中仓储与配送等供应链业务的基础。有助于企业提高集中采购能力，降低采购成本和库存成本，从而提升运作效率，达到降本增效的目的。

四物料描述模板技术遇到哪些困难和挑战

1)设备构成复杂，描述模板的特征量如何确定？

专业设备不仅复杂、技术更新频繁，而且大量性能参数掌握在少数供应商手中，因此模板的编制需要借助外部供应商或者工程公司的协助，同时企业内部的招标技术文件会对采购活动中每一类物料进行详细的规格、性能描述，同样可以作为模板的特征量进行参考。

2)不同业务环节关注物料本身的特征量不尽相同，如何处理？

一般情况下，采购环节与仓储环节关注物料的特征量存在差异，原则上应满足最小颗粒度的管理需求，即以物料自然特征为基础，兼顾上述环节的业务需求，同时跟企业管理目标要匹配。

3)通过模板能避免一物多码情况发生吗？

从理论上讲，按照自然属性编制模板，能很好区分一物一码，确保其唯一性。但在实际工作中，会有两种情况导致重码情况发生。

• 通用材料专用化，由于企业业务人员不熟悉，例如；一个通用轴承，在钻机、鼓风机厂、煤机都可以用，如果当成专有配件来管就容易重码。

• 设备供应商为了自己利益确保自己供应备件，故意编上图号，如果再加上业务人员不熟悉，就导致大量重码情况发生。

4)部分物料的本质特征属性较多，是否会造成特征量过多而编出非常多的代码？

特征量的选择需要以物料实际特征并结合企业管理要求共同考虑，并非一味强调多而全，相反应尽可能少而精，而且对于难以描述的物料可以利用少数关键指标(如厂商、型号)作为其特征进行描述。

五物料描述模板制定的方法和流程

5.1

物料分类与描述模板关系

针对物料的分类，请参考笔者撰写的《制定物料分类规则参考的标准和常见方法及流程》，本文就不再赘述。

• 一个物料小类对应一个或若干个物料描述模板

• 一个物料描述模板包含若干个数据元（特征量）和基本计量单位

• 每个特征量可对应若干个数据元取值（特征值）

• 一个物料描述模板通过选择或填写不同的数据元取值（特征值），最终组合生成若干个物料描述

图3.     物料分类与物料描述关系

5.2

制定描述模板的方法和流程

在制定物料分类和描述模板过程中，可以参考国际标准eCl@ss、GB/T7635等物料分类与编码标准化体系和数据结构，制定适用企业的物料分类与编码标准。依据物料的本质和共性特征，基于科学、统一的物料分类，建立标准化、专业化的物料描述模板。

以“专用柜式分体5KW 冷暖单相空调”为例（160701019000001），其编码流程如下：

图4.     制定描述模板的方法和流程范例

特征量和特征取值的选择应以物料的自然属性为第一原则，结合管理目的和实际需要，清晰、准确地描述各类物料的属性和取值。

图5.     物料描述模板与特征取值范例

1) 首先确定其可描述的自然属性，此过程可参考相应标准，如国际、国家、行业或企业技术标准，以满足描述口径的标准化。

2) 根据企业实际采购、仓储管理的业务需求，并综合考虑各企业的管理精细程度，最终确定一套固定的特征属性(即特征量)，以实现描述口径的统一化。

3)将上述特征量整理为模板，并尽可能提供特征量的可选值，例如馈线的线径可选值为：1/2、1/4、3/4、1/8、7/8….，以实现描述结果的规范化。

4)特征量中是否包含“供应商”属性，取决于该物料的标准化程度和管理重要性，对于通信网络主设备和少数厂商供应的设备，建议明确供应商属性。

图6.     物料描述模板在系统展现范例

5.3

制定描述模板层级管理

制定物料描述应模板根据不同的应用场景来编制，要满足企业不同层级、不同部门的需求，以解决主要需求为准，在一个集团企业，需要按照集团总部共性需求和分子公司个性化需求相结合。总部共性需求可以放在物料描述模板里，个性化需求可以放在业务系统来管理，有时候业务系统需要同步作一些改造。

图7.     物料描述模板数据模型分层级管理

六制定物料描述规则需坚持的10个原则和注意事项

物料从集中采购的角度，强调自然描述属性。在具体编制过程，有许多需要注意和坚持的原则，才能有效确保模板有效，达到预定的效果和目标。

6.1

对物料名称基本要求

物料名称是物料描述最重要的特征量之一，名称的填写要准确、规范。

1) 凡有国家标准、行业标准的物料，使用标准名称；比如 “三通”不能写成“丁字管”，“四通”不能写成“十字管”等。

2) 能用小类名称作为物料名称的，不再使用其他名称，比如碳素结构钢板。

3)没有标准名称、也不能用小类名称作为物料名称的，要尽可能采用准确、正规、通行的全称，避免使用简称、俗称、别名、音译名、外文名等。例如：要使用O形密封圈、骨架油封等标准名称，不使用O环、O型圈、密封圈、油封等俗称或简称。

6.2

物料描述具有品牌特征的规定

审核通过此类编码过程要兼顾国家《招标投标法》规定的公开、公平、公证的基本原则，即：招标人不得在招标文件中要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。

有些民用产品品牌众所周知，可以取代制造商信息，编码时可以在规格型号栏目里注明。要求一律在规格型号栏目之首标注品牌，如“超霸”“壳牌”“昆仑”“长虹”“海尔”等。在品牌后空一格再描述规格型号。标注品牌的物料一般无须再标注制造厂，但对于跨国公司生产的产品如用品牌编码时还需选择制造商，因为不同产地对价格及质量影响较大。对于非民用或非名牌（网上查不到）产品不能用品牌编码，也不允许用厂家简称代替品牌。

6.3

关于民用名牌产品的常规做法有

公认的名牌产品，价格质量档次高，且销售渠道以代理为主的，描述中增加“超霸”“壳牌”“海尔”等品牌作为特殊物料处理，普通的品牌不添加，作为通用物料编码处理。

批量大采用框架协议采购的，不管是否是品牌物料均可以不添加此描述，以招标结果为主，确保主数据稳定性。

物料主数据不考虑价格质量因素，不添加品牌信息，只要能满足参数需求的，可互换的即可，特殊品牌可作为业务系统需求计划备注。

6.4

非通用物料，识别配件

有制造厂图号。

有厂家订货号或其他产品代号（非型号），但属于某设备或系统的一个零件或组件，没有通用性，不能单独使用。

本身无型号无图号无订货号，只能按其主设备型号或参数编码。

6.5

尽量采用国标、行标规定的物料型号进行编码

国家或行业有标准规定的标准化产品，应严格遵照标准执行，严禁按制造商自定义型号编码。

对于基建工程等需用的物料，为了满足编制采购需求计划的需要，在型号难以确定之前允许按特征值编码。可以从业务流程进行梳理，作为待定型的设备，可以先以询价资料为主进行寻源，待确定厂家型号后，重新编码，提报正式计划，采购人员再通知厂家排产。

需视用户使用的ERP系统情况而定。对于使用SAP系统来说,可以通过对SAP客制化开发解决基建工程等急需物料因型号不确定而无法准确进行编码的问题。如果因型号难定而按特征值进行编码的话，这个码也只能是临时码。可能最后确定的型号与按特征值编制编码的型号差异较大，给后续的物料入库，收发货等产生很多麻烦，已编制的编码也可能因为不准确而成为废码。

对于非标准化产品，在难以用标准化产品替代时，允许按单一来源制造商自定义型号或其他特定信息编码。

6.6

对于材质

对物料化学成分需要标记时，应在“材质”栏目选择准确的材料牌号或代号，对有标准规定的材料应按最新标准执行，禁止使用作废的牌号。（如A3、HT25-47、ZG25等）。

材质作为物料的重要属性时，材质描述要规范，应填报标准的材质牌号（如Q235A、304、316L、Cr5Mo等），尽量不要用中文表示，不能用铸钢、碳钢、不锈钢等描述。

使用国外标准描述物料材质时，建议统一使用美标标准的描述方法，例如：SUS304、TP304、304SS等，统一描述为304。

注意区分大小写字母，如用“Al”、“Cr”、“Gr”，不能写成“AL”、“CR”、“GR”等。

非金属材质采用材质代号描述，杜绝材质代号和材质名称同时存在的现象。

6.7

对于图号件（设计件）

大型设备零部件的图号是识别零件特征的主要依据，编码时应标注。

编码时，配件的主机型号、配件规格型号/图号和材质尽可能填全，将非标物料的属性显性化，提高标准化程度，机械部件的材质是重要属性，材质可以作为采购人员判断价格依据。做好这项工作基础是需要提前规范图纸资料的交付和档案资料的存档，或逐步规范。如用户有材质要求，可以尽量填写要求的材质。有一种比较特殊的情况，同一厂家的同一设备的同一零部件，本来图号确定后，该零部件就是唯一的，是确定的。但有的厂家完全相同的设备零部件图号，使用了不同的材质。

部分零件一个图号可以有多个规格的，应该输入零件的规格。

6.8

对于制造商

对有国家或行业标准可遵循，型号规格或特征值具有互换性的通用、标准化产品，编码时不允许选择制造商。

对于型号编制无国家或行业标准，对于设备配件中的非标准配件而言，基本都是不具备互换性的非标准化产品。但在编码时，只要根据以下几个特征量进行编码即可：1、配件名称；2、设备主机型号；3、配件型号或图号；4、材质。标注厂家后，只能是独家采购并降低采购员的议价能力。（尽管图号已实际上确定了制造商，但最好不要直接标识制造商）

6.9

描述中不能使用的符号

“*”“？”“%” “|”“，”“&”；

所有乘号都统一用“×”，不能用“*” 、“X”或“x”等；

除螺纹钢直径使用“Ψ”外，其他使用的直径统一用“Φ”，不能用“φ”、“∮”、“Ψ”、“ф”等；

罗马数字的“Ⅰ”“Ⅱ”“Ⅳ”，不能用“I”“II”“IV”等字母来拼凑。

6.10

描述中容易写错的符号

公称压力、公称直径（通径）的描述方法分别是PN、DN，不能用Pg、Dg,注意：PN对应的KG/mm2，而不是MPa。

密封面形式只填写密封面代号，例如：“FF”，不能用“全平面FF”或“FF型”等。

要用已颁布的新牌号，不能用旧牌号，如“A3” 等，类似“20#钢”这样的材质，提报时要加“#”不写汉字“钢”或者要求写成”20”。

提报两种以上的材质时用“+”连接。英制的特征量使用统一的写法,如：1-1/2",不能写成1 1/2"或11/2"等其他写法。

不可把本应分开填写的特征量值填写在一个特征量中。

描述中不准使用“?”，因为“?”是查询中定义的适配符；也不能用“*”，因为“*” 是查询中定义的通配符。

七10种行业典型物料分类及模板范例

本文结合近20年的工作经验以及100多集团企业物料主数据项目及在诸多的行业实践验证，列举10大比较通用的行业物料分类及模板的应用范例，供广大读者参考。

7.1

汽车行业物料分类及模板示例

汽车行业是非常传统的行业，汽车行业物料分类可以参考QC/T 265-2004 （2004-03-12发布，2004-08-01实施）代替QC/T 265-1999。

图8.     汽车行业物料分类示例

图9.     汽车行业物料描述模板示例

图10.    汽车行业分类与物料描述模板系统示例

7.2

纺织化纤行业物料分类及模板示例

图11.    纺织化纤行业物料分类示例

 

图12.    纺织化纤行业物料描述模板示例

 

图13.    纺织化纤行业分类与物料描述模板系统示例

7.3

橡胶行业物料分类及模板示例

 

图14.    橡胶行业分类与物料描述模板系统示例

 

图15.    橡胶行业物料描述模板示例

 

图16.    橡胶行业分类与物料描述模板系统示例

7.4

装备制造行业物料分类及模板示例

 

图17.    装备制造行业分类与物料描述模板系统示例

 

图18.    装备制造行业物料描述模板示例

 

图19.    装备制造行业分类与物料描述模板系统示例

7.5

建材行业物料分类及模板示例

图20.    建材行业分类与物料描述模板系统示例

图21.    建材行业物料描述模板示例

图22.    建材行业分类与物料描述模板系统示例

7.6

钢铁行业分类及模板示例

图23.    钢铁行业分类与物料描述模板系统示例

图24.    钢铁行业物料描述模板示例

图25.    钢铁行业分类与物料描述模板系统示例

7.7

煤炭行业设备分类及模板示例

 

图26.    煤炭行业分类与物料描述模板系统示例

 

图27.    煤炭行业物料描述模板示例

图28.    煤炭行业分类与物料描述模板系统示例

7.8

港口行业设备分类及模板示例

图29.    港口行业分类与物料描述模板系统示例

图30.    港口行业物料描述模板示例

图31.    港口行业分类与物料描述模板系统示例

7.9

酒行业药品分类及模板示例

图32.    酒业行业分类与物料描述模板系统示例

图33.    酒业行业物料描述模板示例

 

7.10

医药行业药品分类及模板示例

医药行业是非常传统的行业，医药行业药品分类可以参考《国家药品分类标准》进行分类。

 

图34.    医药行业分类与物料描述模板系统示例

 

图35.    医药行业物料描述模板示例

图36.    医药行业分类与物料描述模板系统示例

结束语

物料模板技术和方法是经过多年众多大型集团实践检验和验证的，是确保物料在企业管理中唯一性和准确性唯一行之有效的方法。该种方法和管理理念需要企业投入比较多的人力和财力建立相关标准和规范，搭建信息系统和运营团队，尽管投入比较大，但是作为企业信息化管理的基础，是值得推广应用的。