工作乱如麻？教你整理电子文档，工作极简

日常工作中，大量使用电子文档。我喜欢分类清楚、条理清晰的电子文档，摆脱乱如麻的工作状态。

一般电子文档我会采用两种分类，一种是按工作内容分类，一种是按工作时间分类，两种分类交叉使用。多次重复做的同类工作，采用工作内容分类，相同工作都放在一起。先按工作内容建文件夹，然后再按时间建子文件夹，比如“教学”文件夹里面再建“2020年”、“2021年”等子文件夹。偶尔做的一次性工作，采用工作时间分类，可以按年份建立文件夹，同一年做的工作都放在一个文件夹。比如建一个“2021年”的文件夹，把2021年做的单次工作都放在里面，再按照工作内容建子文件夹。这样方便回顾一年的工作，写年终总结也不发愁。

文档名称我习惯在名称之前加上时间，即年月日，标明文档完成的时间，比如“2021.3.24工作总结”。文档一般会按照名称自动排序，这样也就是按时间先后排序的，一目了然，以后要查找某项工作会非常方便。

工作任务如果要上交电子文档，没有特殊要求时，我都会在文档名称后面加括号，写明单位和姓名，文档名称前面依然有完成日期。这样方便接收者整理。因为交任务的人多，如果文档名称都一样，接收者还要一个个编辑文档名称。所以自己备注完整，尽量少给他人增添麻烦。

电脑桌面我一般只放正在做的工作内容，尽量减少文件数。一旦完成，就放进D盘或E盘等相应的区域去了，每项工作内容指定固定地方存放。杂乱无章、密密麻麻的桌面，无形中会增加许多压力，查找文件也不方便，影响工作效率。反之，干净整洁、简单明了的桌面，令人心情愉悦，有助于提高工作效率。

一项工作如果比较复杂，流程较多，完成后，我会写个简单的流程，注意事项和存在的问题都会备注下，日后再做此类工作就非常方便。各类工作内容尽量保存电子版，方便以后查看。

定期清理过期、无用的文件。比如一项工作完成后，我会及时删除许多过程材料、多次修改稿等，保留最终版本，文档名称也要备注清楚。否则时间长了，可能混淆不清。

电子文档要做好备份。

整理得当的电子文档有助于我们理清思路，理顺工作，工作起来更加得心应手、事半功倍。