如何有效跟踪项目进展以取得成功?

据项目管理协会报告,大约有 15%的项目被认为是彻底失败的。而那些成功的项目中,近一半未能按时完成,43%的项目超出预算,32%的项目在产品交付的某些方面存在不足。

时间、资金和产品是项目管理中最常见的三个绊脚石,那么如何才能在这些方面取得成功呢?

答案是:跟踪项目进度。这听起来似乎很简单,项目进度监控做得好可以决定项目成败。只要稍加用心,你就能带领团队成功完成项目。

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跟踪项目进度面临的挑战

虽然及时了解项目进展情况很重要,但这通常也很困难。以下是导致难以跟踪项目进度的几个挑战:

许多项目往往没有详细的计划和文件记录
项目任务分配有时很随意,导致跟踪困难
许多项目缺乏适当的沟通,每个人都无法达成共识。
有些项目没有经常召开更新会议。

只要改善上述一个或多个境况,就能克服项目跟踪方面的挑战。

如何有效跟踪项目进度

跟踪项目进度可以是多种方法的组合,通过制定流程并提前规划,你可以为成功做好准备。以下是在项目管理中有效跟踪项目进度的五个技巧:

1. 团队合作

团队中的每个人都有同样的愿景:一个成功的项目。考虑到这一点,通过召开启动会议、分享你的愿景和客户的动机以及征求团队的意见,让每个人都参与进来。

尤其重要的是,你的项目团队成员要为制定目标做出贡献,因为实现项目目标在很大程度上取决于这些人。

2. 利用报告工具监控项目进度

利用项目管理软件自动生成进度报告非常有帮助。8Manage PM项目管理系统中的项目报告功能只需点击几下,就能为你提供准确的信息,不再需要人工单独评估最后期限的进度或尝试计算完成百分比。

3. 制定好目标

好的目标是现实的、明确的、可衡量的。写下项目目标的粗略图,然后检查它们是否符合以下要求:

现实:有远大的目标是好事,但一定要保持现实。问问自己:我们能用分配给我们的时间和资源完成这个目标吗?

明确:许多项目经理认为,缺乏明确的目标是项目失败的最常见原因。请确认项目团队是否清楚被要求做什么,团队中的每个人是否都明白。

可衡量:仅仅说 "及时完成第一阶段 "或 "提高产能 "是不够的。你需要具体的数字。确定第一阶段应在什么日期完成,并确定能力的基准、可接受和理想数字。确认好团队是否有可量化的指标来评判每个目标。

4. 让项目显而易见

促进项目成功的最佳方法之一就是让团队中的每个人都能看到项目。当团队能够看到他们帮助建立的目标以及在实现这些目标方面取得(或未取得)的进展时,将极大地激发他们的积极性。

看板方法是一种简单有效的可视化工作流程组织系统。它有助于防止瓶颈,鼓励渐进式改进,并根据可用能力平衡需求。

首先,确定工作流程的步骤或项目阶段,并为每个步骤或阶段创建一栏。其次,为需要完成的每项任务或项目内容创建一张卡片。第三,将卡片放入代表每个任务或项目在工作流程中所处位置的列中。当任务从一个阶段转到下一个阶段时,将卡片移到下一列,直到完成工作流程的所有阶段。

团队中的每个人都可以一目了然地看到任务在各个阶段的进展情况。这可以让每个团队成员知道谁在等待、谁需要帮助、哪些任务已经晚了,以及下一步需要做什么。

5. 定期与团队沟通

为自己制定一个项目时间表,检查与团队共同制定的目标。截止日期是显而易见的重要节点,但如果等到截止日期,再想纠正就为时已晚了。与其采取这种被动的方法,不如主动出击。

在整个项目过程中,为自己设定定期评估进度的时间间隔。这样就可以及早解决问题,使项目步入正轨。

建议:使用项目管理软件

一款优质的项目管理软件可以让你的项目与众不同。广受赞誉的项目管理软件8Manage PM集成了一系列项目管理功能,是一款全面的项目管理工具,可让你和团队有效协作、使用看板进行可视化、生成报告等等。

通过待定截止日期通知和任务超时测量,8Manage PM使跟踪变得轻而易举。此外,它还提供各种视图和实时视图,以便更快地获取所需的信息,让你不再需要费力跟踪。

● 完整的审计跟踪,项目计划与执行实时同步
● 支持看板,通过“完成”、“进行中”和“暂停”来明确状态
● 提供多种视图和报表来可视化项目
● 简化沟通流程,实现整个组织的无缝沟通
● 通过实时仪表板每周报告,随时访问报告
● 项目风险与问题及时上报预警
● 随着项目的进展,让利益相关者了解情况

8Manage PM**项目管理软件**可帮助团队更高效地协作和工作,同时为经理提供所需的透明度,以确保一切都按计划和预算进行。时间跟踪、任务跟踪、资源管理、团队管理和许多其他关键功能都存在于8Manage这个统一平台中。

跟踪你的项目以取得成功

项目失败有多种形式:时间安排混乱、预算超支、交付质量低劣、最终用户不满意、流程效率低下、沟通不畅——这样的例子不胜枚举。这就是为什么跟踪项目进度对于成功至关重要。通过正确的方法、工具和指标,项目跟踪可以指导团队的行动,甚至可以在问题出现之前向你发出警告。

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