叶伯伯答疑之二十七（单位内部白头文件的使用）

叶伯伯答疑之二十七

（单位内部

白头文件的使用）

【君德】

叶伯伯您好，我们公司党群工作部的工会章与团委章除了用于发布红头文件，可以加盖在一般通知白头文件么？

【赵×】

叶教授，请问我们单位内部处理一些具体事务，可以不用红头文件吗？

【叶伯伯答】

这涉及机关单位公文版头形式的使用。过去机关单位使用的公文有以下三种。红头文件（包括文件版头和函件版头）、绿头文件（过去没有计算机系统传输公文时，秘密文件都由邮电系统传输系统专发，当地有关部门及时去邮电局机要室阅看。这种机要文件均采用绿色版头。现在有少数地方还采用这种传输形式）白头文件（机关单位尤其是企事业单位内部处理具体公务使用的白头信函式公文）。现在主要是一、三种了。

对外行文，必须采用红头文件。内部行文，长期以来比较随意，很多就用白纸手写行文。但我在实际工作中（我曾任省行政学院办公室主任和秘书长）的处理方式，内部文件是采用函件版头的。因为内部行文，例如机关单位内部有关部门给分管领导的请示、给职能部门的请求批准函，有的还是涉及人事安排、经费使用、业务工作等重要事项。这类公文是必须的立卷归档备查的。为了规范处理，在计算机普及的今天，内部行文建议采用函件版头，版头用单位名称，内部行文多的，可编部门发文字号如×校财、×校人、×校教、×司计、×司销、×司工、×司团之类，行文少的亦可不编文号；有部门印章的，落款盖章（重要事项请示或请求批准的必要时还要加签部门负责人姓名），没有印章的由部门负责人签署姓名（不能打印以示慎重负责）。

据此，公司党群工作部的工会章与团委章可以加盖在一般通知的白头文件上，但内部一般通知建议采用上述函件版头行文。

函件格式可看前面2020年12月9日发布的《叶伯伯答疑之五（函件格式）》。