商业分析从入门到精通第6.2讲：定义未来状态

作者 | 希瑟

定义未来状态的目的是决定能满足业务需求的必要条件。

所有变化必须朝着成功努力。分析师需要确保企业的未来状态是清晰界定的，并且在可获得的资源里能够达成，且所有权益相关者对于未来愿景已达成共识。对未来状态的分析不需要详细到可以直接支持实施的程度，只需要满足以下的条件：

• 允许采取竞争策略来实现对未来状态的识别和评估
• 对结果进行清晰地定义以满足商业需求
• 对解决方案的范围详细定义
• 允许与未来状态相关的价值被评估
• 让核心权益相关者达成共识

未来状态的描述可以包含企业的新的、移除的、以及修改的部分。也可以包含组织本身边界的变化，例如进入新的市场、融资并购等。未来转台可以是对组织已有部分进行简单的改变，例如某个流程步骤的改变，或者是对已有应用特征的删除。对企业的任意部分可能需要进行改变，包括（但不限于）：

• 业务流程
• 功能
• 业务线
• 组织结构
• 员工能力
• 知识和技能
• 培训
• 设备
• 桌面工具
• 组织地点
• 数据和信息
• 应用系统
• 技术基础设施

描述可以包含能清晰展示边界范围和详细信息的视觉模型和文字。主体之间的相互关系会被定义和描述。对未来状态进行描述所需要花费的努力取决于改变的本质。对于某个改变的期望产出可能包含具体的表格或者模糊定义的结果。描述未来状态允许权益相关者理解一个解决方案可以实现的潜在价值，这样可以进而影响对于项目战略的决策过程。在有些时候，未来的状态可被预估，且能带来价值则对未来状态的定义就是为了收集足够的信息来帮助做最优决策。有些时候，改变的价值很难预估，则可以通过确定适当的绩效来定义未来状态，并且该变更策略将支持探索多个选项。

对未来状态的定义包含以下要素：

1.业务目标

应该对业务目标进行描述以指导变更的战略的制定以及定义潜在价值。业务目标可以与企业想要完成的变化、现阶段想要保留的部分关联起来。

目标是组织在寻求的一种长期的、持续的、且定性的状态。例如，商业目标可以包括：

• 创建新功能，例如新产品或服务、解决竞争劣势或创造新的竞争优势。
• 通过增加销量或减少成本来提升收入
• 增加顾客的满意度
• 增加员工的满意度
• 服从新的规定
• 提升安全
• 减少时间以交付产品或服务

高水平的目标可以被分解，来讲整体策略分解成可实现的各个部分，例如提升顾客满意度、运营绩效以及业务增长。举例，“增加高收入顾客的数量”可被细化成“在6个月内，将30-45岁高收入顾客的数量提升30%”。

随着目标被解析，它们被转化成更为细分具体的目标使之可以被测量、被客观评估且能达成。当目标是可测量的时候，团队就可以知道需求是否可以被满足以及变更是否是有效的。定义可衡量的目标通常对于证明完成变更是至关重要的，并且可能是变更业务案例的关键组成部分。通常，我们会根据SMART原则来评估目标：

• S：Specific，让目标具有可以被衡量的输出产物
• M：跟踪和衡量输出产物
• A: 测试目标的可行性
• R：紧密围绕企业的愿景、使命及目标
• T: 定义与需求一致的时间计划

2.解决方案空间的范围

解决方案的范围必须能够满足商业目标。解决方案的范围定义了当需要研究可能的解决方案时要考虑的选项，包含组织结构、文化、功能、流程、技术、基础设施、政策、产品、和服务的调整，甚至还包括所定位范围之外的关系的建立和改变。在这些领域中，解决方案的制定通常需要来自商业分析团队和交付团队的专家写作完成。这可能牵涉到对于企业各个不同层面的分析，且解决方案的范围不必与变化的规模相关。即便是很小的变化，都需要对企业层面的商业目标进行分析以保证一致性。

如果有多个未来状态可以满足商业需求及目标，则需要做出选择。这种选择通常是基于要交付给权益相关者的价值以及对可能的变更策略的理解来完成的。对于决策的关键考虑因素取决于企业的整体目标，但也会涉及对每个选项定性定量的价值、达到未来状态所需的时间、以及企业的机会成本。

3.约束

约束描述的是现状、不会被解决方案改变的计划的未来状态、以及必须的设计因素。这一部分必须仔细检查以确保正确性。

约束可能会反映以下方面：

• 预算限制
• 时间限制
• 科技
• 基础设施
• 政策
• 可用的资源限制
• 来自团队和权益相关者技能的限制
• 某些权益相关者对于解决方案实施时的要求的限制
• 服从条例的限制
• 其他限制

4.组织结构和文化

有时候企业内部存在的正式和非正式的工作关系需要得到调整以帮助组织转型至理想的未来状态。对于汇报线的调整，可以鼓励团队更紧密地工作，并帮助他们达成目标的一致。影响组织结构和文化的因素众多，所以对未来状态的组成部分进行关于矛盾、影响、限制的解析是很重要的。

5.功能和流程

通过实施路径定义新的活动或变化来实现未来状态。我们需要新的或变化的功能和流程来交付新的产品或服务，来服从新的条例规定，或者来提升整个企业的绩效。

6.科技和基础设施

如果现有技术和基础设置不足以满足商业需求，分析师则需要界定必要的改变以实现期望的未来状态。

现有的技术会对解决方案的设计带来技术层面的限制。这可能包括开发语言、硬件和软件平台、应用软件等。技术限制也而能描述诸如资源使用、信息量和时间、软件规模、文件量的最大值和规模、存档、数据元素等。技术层面的限制包括任何IT架构标准。

7.政策

如果现有政策不足以满足商业需求，则分析师需要界定必要的改变以实现期望的未来状态。

政策是解决方案及其范围的常用约束来源。商业政策可能规定实施什么样的解决方案才能被批准，获得批准的流程，以及获得资金的必要的条件。有些时候，对于现有政策的改变可能会打开另一种解决方案的可能性。

8.业务架构

任何未来状态的元素都必须有效支撑另一个且所有的元素都必须满足商业的目标。此外，它们必须整合进整体期望的未来状态中。

9.内部资产

对于资源的分析必须指出，哪些已有资源必须增加，或增加其功能，哪些新的资源需要新增。当分析资源时，分析师检查资源来保持现在状态、实施改变的战略，检查什么资源将被用作期望未来状态的一部分。当进行可行性分析，或对可能的解决方案进行分析时，会对已有和所需资源的进行评估。

10.定义假设

大多数战略是基于一系列假设而做出的预测。这些假设将决定战略是否会成功，尤其是在一个高度不确定的环境下实施战略时。想要证明一项新功能的交付是否会满足商业需求是非常困难的，即便是在新功能看起来有期望效果的时候。这些假设必须被很好的定义和清晰地理解，所有如果后续证明假设不成立的话，分析师需要做出相应的决策。改变的战略在不确定的环境下可以被结构化来尽早测试这些假设以支持整体计划的方向调整或终止。

11.潜在价值

仅满足商业目的并不能很好的确定通往未来状态的过渡过程，所以需要通过分析潜在价值来合理化这一过程。

当定义未来状态时，分析师必须确定解决方案的潜在价值。未来状态的潜在价值是减去运营成本之后的解决方案的净值。一项改变必须给公司带来价值得增长。然而，未来状态可能也会对某个权益相关者，乃至企业整体，带来价值得负增长。在这种情况下，如新的条例或者增加的竞争，需要被考虑来给维持企业的运营。

当决定未来状态时，分析师必须考虑从以下部分增加或减少潜在价值：

• 当评估外部影响因素时，外部的机遇
• 新的合伙人的资源和能力
• 新的科技或知识
• 市场上竞争者的潜在损失
• 强制采用变化的部分

分析师确定潜在的价值变更的特定机会，以及提议的变更的各个组成部分增加的可能性。分析师通过汇总所有机会来估计总的潜在价值。

潜在价值（包括预期收益和成本的详细信息以及未进行任何更改的可能结果）是进行更改的业务案例的关键组成部分。将潜在价值的描述与当前实现的实际价值的度量联系起来，可使利益相关者了解预期的价值变化。在大多数情况下，未来状态不会解决所有改进的机会。解决方案实施后，任何未解决的机会可能仍然有效，应注意以供将来在其他更改中进行分析。

除了未来状态的潜在价值外，该分析还应考虑达到未来状态的可接受的投资水平。尽管实际投资将取决于变更策略，但是此信息指导了可能策略的选择。

---

希瑟，90后海归女博士，在学习中分享，在分享中学习。关注商业及科技前沿趋势，欢迎志同道合者关注收藏，一起成长。