做好团队沟通和协调 不可忽略的5个重点

        做好团队的沟通和协调，可以确保成员之间及时交流、分享信息和解决问题。这有助于避免信息滞后和工作冲突，提高工作效率。如果沟通不顺畅，往往导致成员间信息传递不及时或遗漏，容易产生误解和冲突，影响项目进度地顺利开展。

        1、明确沟通目的和责任

        在进行沟通时，需要明确沟通目的，即：希望通过沟通达到什么结果。这可以是传达重要信息、征求反馈、解决问题、提供更新或推动决策等。明确沟通目的有助于确保我们沟通计划的针对性和有效性。

明确沟通目的和责任

        2、建立明确的沟通协调机制

        需要建立明确的沟通渠道，设定清晰的沟通规则，并通过共享文档或资产库等工具，方便成员沟通协作。

        确定团队成员之间的沟通渠道，如项目管理工具、腾讯会议、定期会议等，并制定沟通规则，包括时间、频次、信息格式等。另外需要确保所有项目成员都了解这些沟通规则。

沟通协调机制

        我们可以充分利用项目工具，实时跟进项目进度，提高沟通效果。如我们每天早上的站会，可使用CoCode旗下的Co-Project智能项目管理平台的看板功能。

        通过看板功能，项目经理对整体成员的工作进度做到一目了然。对进行中的任务，可以准确获得剩余工时等进度信息，从而能够从整体把控项目工作进度，继而提高整个团队的工作效率。而团队成员也可以清晰明了看到其他成员的任务进展，这对成员间的工作配合以及整体团队的工作进展有积极地推动作用。

CoCode开发云 看板

        为了提高团队协作开发能力，减少矛盾冲突，提高任务分配效率，CoCode开发云特研发任务“自动规划”功能，平台根据当前任务属性以及人员技能登记等信息，进行任务一键自动规划，为项目经理智能规划出最优的项目计划以及人员工作安排，从而极大地提高了工作效率，减少矛盾冲突。

        3、注意不同项目角色的沟通重点

        项目成员需明确各自任务和责任，因其角色不同，各成员间的诉求也不同。我们需要协调各方诉求。

        每个团队成员需明确项目组成员的核心诉求，因为诉求不同相应的沟通侧重也会不同。 一般来说，项目组各角色核心诉求及沟通侧重点模型如下：

团队成员的沟通诉求重点

        4、注意名词的界定 减少信息损耗

        在沟通时，我们需要对用词用语有统一的理解，包括内涵和外延。最好有自己团队内部的统一用词体系，每个词语有约定俗成的含义。用词需准确，描述位置从大范围到小范围，用尽可能准确的形容词名词。避免用空洞的概念词语，尽量用通俗的词语。

        沟通需要信息的有效传达，而信息在实际传达过程中，会伴随着信息的耗损，我们需要注意沟通各环节的耗损，提高触达率。一方面需要理清自我表达的重点和思路，另一方面需要从接受方关注点出发，提升对接受者的信息触达，另外需使用灵活的沟通方式以便有效处理意见分歧。

信息传递损耗

        5、重视沟通态度和沟通氛围

        在跨部门进行沟通时，我们需要秉持中立的沟通态度，不要因个人偏向导致无意义消耗，需以同理心赢得各方的信任，避免抵触情绪的产生，营造良好的沟通氛围。

良好的沟通氛围

        鼓励团队成员间相互分享想法、问题和建议，倡导开放式沟通和透明度，建立一种互相尊重和乐于分享的工作环境。如果对方情绪不好，比如繁忙焦虑等情况下，我们可以根据沟通内容的紧急程度，换个时间再沟通。