网络安全在文档管理中的重要作用

无论它们存放在哪里，确保它们的安全都应该是首要任务。

随着文档管理继续从物理文件柜向数字数据库和云的长期过渡，网络威胁的可能性随着每一步和每次迁移而增加。因此，组织了解并解决文档管理和网络安全之间的联系至关重要。

文档管理的安全性绝对重要，因为文档包含一些最敏感的公司材料。它可能是以电子表格、Word 文档或 PDF 形式存在的知识产权、财务数据或员工或客户数据（所谓的非结构化数据）。

我们需要确保对这些企业数据存储库提供多层保护，因为不良的处理做法可能会导致无意中泄露或通过电子邮件进行不当共享。

自 20 世纪 70 年代文档管理系统的出现、20 世纪 90 年代个人电脑的采用、互联网的发展以及基于云的文档管理系统的广泛迁移以来，信息数字化已逐渐改变组织处理文档的方式。

这一趋势现在结合了人工智能和机器学习的集成，以增强文档搜索，专注于自动化、数据分析和增强的安全措施。

这些措施曾经被称为‘信息安全’，自凯撒时代以来就已经存在。网络安全是信息安全的现代化，专门解决数字资产及其支持基础设施的安全问题。

信息安全仍然是更广泛的范围，从这个意义上讲，它也适用于文档管理。网络安全的目标是这些文档的数字化。了解网络安全和文档管理的交叉点对于保护敏感数据仍然至关重要。

网络安全和文档管理交叉的关键概念

网络安全和文档管理共享的基本概念是数据安全、合规性和风险管理。

数据安全是这一交叉点的核心，因为它确保文档安全地存储和传输，无论是在使用、静止还是在运输过程中。

这就需要应用加密、访问控制和其他安全措施来保护数据免遭未经授权的访问、使用、披露、破坏、修改或破坏。

合规性涵盖了围绕文档管理的法律、监管和政策环境。组织必须遵守这些要求，包括数据保留、处置和审计跟踪的创建。合规性不仅确保数据受到保护，而且还确保数据在法律范围内得到管理。

网络安全和文档管理交叉的另一个关键概念是风险管理，包括识别、评估和减轻风险。

这涉及根据组织的独特需求（尤其是合规性）制定和实施安全策略和程序，定期安全审计和员工安全最佳实践培训是风险管理的重要组成部分。

文档管理和网络安全在组织的整个文档生命周期中的关键概念上有着共同的利益——从有效分类的必要性到适当访问的阐明，再到保留和销毁要求的应用。

要实现高效且有效的文档管理，首先要对这些材料进行适当的分类。

同样，安全性依赖于根据相关要求进行适当的分类来识别和保护这些文档，如果不了解文档管理和网络安全之间的交叉点，很难想象组织的文档生命周期。

安全性如何融入文档管理策略评估

从市场角度来看，许多“数据安全相关”技术的供应商正在数据安全领域获得关注。内容和文档管理是一个领域，这表明组织非常清楚与其文档管理相关的安全/隐私风险，并且正在积极寻求确保该业务活动的安全。

此外，数据安全策略应告知文档管理，以便清楚谁有权访问各种数据存储、数据如何加密（如果有的话）、数据是否需要匿名、数据必须保留多长时间以及数据应如何加密。

一旦满足适用的保留期限，就会被销毁。为了确定组织如何端到端地管理文档管理生命周期，应该权衡所有这些因素。

安全考虑应该是任何文档管理战略评估的一个组成部分。例如，在确定关键目标时，组织通常可能会提高效率、降低成本、加强协作。

鉴于组织在快速数字化的世界中面临着巨大的网络风险，组织从一开始就必须明确阐明保护数据、文档和系统的目标。

安全性还必须纳入文档管理评估的各个阶段，包括当前状态的分析和路线图的阐明。

这些阶段的网络安全整合不仅有助于确定为战略提供信息的基线合规性要求，还有助于确定组织满足这些要求所需的能力。

安全是任何组织内成功的关键推动因素，并且已成为所有成功的互联网公司的首要战略优先事项。

正因为如此，大多数成功的组织正在转变其业务，以通过采用文档管理程序来增强安全性和合规性工作、提高生产力并优化运营。

在文档管理系统中实施网络安全的步骤

由于不同的团队有不同的预算和不同的业务目标，因此第一步始终是协调各部门的预期成果。

这些步骤实际上遵循了有效数据和信息安全必须解决的关键问题：

※ 我的数据在哪里？为了保护任何数据或信息，您必须在共享之前知道它们的位置以及这些文档的存储方式。

※ 我的数据是什么？接下来，您需要了解您正在处理什么。这些文件中包含什么类型的信息？正在管理的文档中有哪些图像或内容？该信息是否会被视为敏感信息（例如信用卡号）或机密信息（例如知识产权）？这里经常使用数据发现和分类技术来查找该内容并根据其对业务的风险对其进行分类。

※ 谁有权访问我的数据？了解谁在共享文档以及他们与谁共享文档/信息也很重要。数据泄露，即受信任的用户与不应该拥有该信息的人共享信息，是文档管理真正需要考虑的问题。云访问安全代理和数据泄露防护技术在这里可以很有用，可以查看谁发送了什么。然后这些技术可以标记并阻止异常连接。

※ 我的数据得到适当保护吗？包括 Box 和 Egnyte 在内的组织提供了根据内容、用户、其角色和权限以及时间限制对特定文档的访问的控件，例如，他们在活动项目期间是否有权访问文档？

安全文档存储和共享的最佳实践

安全文档存储和共享的最佳实践可以分为几类，这些类别有助于采取全面的方法来解决文档管理安全的不同方面，以保护敏感信息免受潜在的网络威胁。这些包括：

※ 数据分类和安全措施涵盖根据敏感度对文档进行分类、加密存储的文档和传输中的数据、实施严格的访问控制以及使用多因素身份验证进行文档访问的做法。

※ 协作和用户培训提供了利用安全协作平台以及对员工进行网络安全和文档管理最佳实践教育等实践。

※ 监控和响应实践包括持续监控文档访问和更改以及制定明确的事件响应计划。

※ 政策和合规性涉及建立明确的保留和处置政策，并确保文档管理符合行业法规。

※ 备份和数据安全实践涉及定期备份文档并选择具有强大数据安全策略的信誉良好的云提供商。

※ 软件和供应商管理包括保持软件和工具最新并确保第三方供应商符合安全标准。

※ 业务连续性和安全共享包括制定针对意外事件的计划、在共享文档时使用安全文件传输方法以及禁用离职员工的访问权限等实践。