提升采购订单管理效率的五个最佳实践

企业每年都要订购成千上万的商品和服务。公司运营和发展所需的一切都来自庞大的供应商网络，而沟通这些需求的主要方式是通过采购订单。

由于所有订单都会流经系统，而且每个月都会发生数千元不等的供应支出，因此掌握采购订单流程成为重中之重。

仅仅发送订单并假定所有货物都会如期到达是不够的。一个企业可能会有成千上万的订单，你需要一个可靠的系统来确保准确性和质量。

采购订单管理就是这样一个系统。

采购订单管理流程是怎样的？

采购订单是买方向供应商表明购买货物、原材料或服务的意向的一种方式。在最初的采购申请提交并获得批准后，采购订单才生效。

采购订单管理流程是确保这些采购订单正确起草，并准确反映采购需求的方法。此外，该流程还能监控订单从下达到执行和交付的整个过程。它可以根据原始采购订单跟踪已交付货物的准确性，并提供有关采购流程这一环节的长期数据洞察。

采购订单管理的好处

如果没有一个可靠的采购订单管理流程，企业几乎无法深入了解推动收入增长的支出和项目。

采购订单管理提供了以下几个关键优势：

明确预期： 缺乏可见性不仅令人沮丧，而且会耗费大量时间。采购订单流程能明确概述各方的责任和期望，从而减少混乱，让每个人都清楚接下来的步骤。对于一家与供应商进行成百上千次采购的企业来说，让每个人都保持一致很重要。

减少错误： 采购订单管理在很大程度上需要反复检查。通过为内部和外部利益相关者创建二级审批工作流程，可以避免许多订单和发票差异。减少供应商发票上的异常情况可缩短处理时间，减少浪费。

减少延误： 采用周到的采购订单管理方法，可以大大减少或消除沟通不畅和相关的处理延误。

提高产品质量： 花时间敲定订货、发货和付款的细节，其下游效果是缩短履行时间。当所有事情都事先经过反复检查时，供应商就能更快地发货，应付账款也无需进行额外的调查就能结算发票。

更好的支出管理： 当内部采购员和审批经理就采购事宜保持联系时，异常支出和不必要的订单追加就会减少。保持预算和定价方面的沟通，能让每个人都专注于优化支出这一重要目标。

改进流程： 持续沟通还能发现订单流程中可以改进的地方。通过建立一个正式的流程，你可以利用利益相关者的反馈意见不断改进流程。

采购订单管理的最佳实践

在建立新的采购订单管理流程或改进现有流程时，应牢记以下一些最佳实践。

1. 制定明确的流程

良好的采购订单管理依靠一个适用于每次采购的可重复流程。流程不需要复杂，只要可靠、直接即可。

2. 接受内部和外部确认

沟通需求和变更有助于双方实现目标，并确保每个人都了解自己的角色和具体要求。确认采购单上的项目、数量和定价可让相关人员在需要时提供更新，确保正确及时地交付。

3. 确保交货质量

检查和确认并不止步于采购订单的发送。收货时对货物质量和状况进行沟通，记录质量异常情况，与供应商合作确保问题得到纠正，并确认异常情况。

4. 跟踪和报告支出

准确及时地交付货物是采购订单管理的首要目标，但分析采购数据以备将来使用也很重要。将采购订单管理系统作为生命周期管理的一个参考点，有助于了解整体采购和采购工作的效率如何，以及可以做出哪些改进。

5. 考虑使用技术

使用采购订单系统，可自动化采购订单管理中的许多检查和跟踪活动。它通过创建审计跟踪，减少了跟踪采购订单的时间投入，使报告过程成为非接触式流程，从而产生更好的结果。

8Manage SRM系统如何改进采购订单管理

8Manage SRM采购管理系统支持企业常见的采购订单类型，可帮助你构建简单的审批流程、跟踪采购进度、了解最新的交货估计并改进供应商管理，而无需依赖于耗时又费力的电子表格。

实时跟踪：从批准到履行和交付通知，8Manage SRM系统严密跟踪每一环节，每个人都可以访问履行其职责并保持订单运转所需的信息。

集中数据：8Manage SRM实现采购订单流程自动化，你可将所有可用订单和供应商信息数据库化，所有相关数据都可以通过动态搜索获得。

简化审批：8Manage SRM系统让采购订单自动通过合适的人员进行批准，快速及时响应。

加快处理速度：当审批自动化并且几秒钟内即可获得答复时，处理速度大大提高。与手动流程相比，订单的履行和发货时间要快几天或几周。

增加报告功能：报告分析是8Manage SRM的核心功能之一，只需点击几下键盘即可获得解析和可视化数据。

上述所有流程改进的根本成果是节省成本。投资8Manage SRM**采购管理系统**可以减少开支浪费、人为错误和付款问题。借助该系统，通过全方位的采购订单执行管理，完成采购订单的生成、审批、价格、发货、发票及付款，以及对大量数据的访问，从而极大地改善结果并优化支出。