“过节”还是“渡劫”--如何采购节日福利

festival

近年来，随着物质生活水平的不断提高，人们对于精神生活的要求也在不断提高，除了中国传统的三节：“春节、端午节、中秋节”之外，国庆节、双十一、圣诞节等一系列节日，也逐渐被人们所熟知和重视。

作为公司，当然也会顺势而为，发放一些相关的节日福利。

例如:节日食品（粽子、月饼等）、小礼品（文具、小家电等），从而借此加强公司的凝聚力。

这项的工作，大部分公司是由工会、行政或者人力资源部牵头，采购部辅助，多部门协同完成。

因此，节前的公司会存在一个特别奇怪的现象。多数部门的员工在兴高采烈的讨论假期穿什么、吃什么、玩什么，一派祥和的节日气氛。而负责采购福利的员工却愁眉不展的讨论要买什么、向谁买、何时买，一派悲壮的渡劫气氛。

究其原因，正是节日福利的如下三个特征导致的：

福利的三个特征

three characteristics of welfare

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特征一：福利的重要性

一方面，作为公司给与全体员工节日关怀的体现，这个项目一定会引起公司高层的关注，如果出现了问题，那么就是在过节之前给领导添堵了。工会、行政和人力资源部的同事也会受到牵连，作为采购的你，今后在公司的日子还会好过吗？

另一方面，节日员工福利很大的一部分是节日食品，涉及到食品安全，一旦出现问题，不仅会对公司内部的生产能力、情绪士气造成打击，而且会对公司外部形象、声誉造成极坏的影响。

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特征二：福利的不确定性

公司员工来自天南海北、有的甚至还是国际友人，每个人成长所处的环境、接受的教育以及人生经历都各不相同，难免会重口难调。“豆浆的咸甜之争“这么简单的一个问题，经过这些年还没有一个结论，更何况北方的蜜枣粽与南方的蛋黄肉粽哪个更好吃；北方的五仁月饼和南方的莲蓉月饼哪个更可以代表中秋节味道，这样的世界难题。

另外，公司存在了那么多年，年年都是这些节日，具有代表性的员工福利，早已经让前辈们送完了。因此选择一款让大部分员工都满意的员工福利就需要大量的时间反复修改相关的方案。

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特征三：时间的紧迫性

因为它重要，所以在福利的选择上面必须要慎之又慎。

但是皆大欢喜的结果，则需要花费大量的时间去研究。节日时间的急迫性，又要求福利形式、价格、样品的确认必须严格按照时间计划表来执行，晚一天都不行。

正是这三个特征纠结和矛盾在一起，才造成采购节前“渡劫“的局面。那作为采购的我们，又该如何跳出这个泥塘呢？个人认为如下三种方法可以帮到您。

那作为采购的我们

又该如何跳出这个泥塘呢？

个人认为如下三种方法

可以帮到您！

三种方法

three  methods

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方法一：主动出击

每年的节日是固定的，因此作为采购，应该在公司规定项目启动前的一个月先进行一些准备工作。

例如：对潜在供应商的资质进行审核（例如：提供节日食品的供应商必须有《食品经营许可证》等相关资质文件；提供品牌小家电的供应商，必须具有相关品牌的《授权书》）；收集潜在供应商当季主打产品的介绍和对外价格、与潜在供应商确认打样、福利生产与运输的时间。并形成相关的对比表格。

项目启动的时候，采购就可以将这些表格提供给工会、行政或者人力资源部的相关同事，让他们尽快确认员工福利的形式。

这样做，不仅体现出了采购部及其重视这个项目（先启动并且对潜在供应商进行了初步筛选），而且将福利的形式由无限可能转换为有限选择，大大缩短了福利形式确认的时间。

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方法二：项目管理

根据前期与潜在供应商确认打样、福利生产与运输的时间，反向制定时间表。即由到货时间---运输---福利生产---确认打样---福利形式确认，这个顺序来确认每个节点的最晚完成时间。

并且在项目开始的时候，就提供给工会、行政或者人力资源部的相关同事确认。

在项目执行的过程中，要按照距离节点还剩1周、3天、1天的频次反复提醒。如果出现拖延的情况，一定要通过书面的形式，将项目时间表进行更新，并说明推迟的原因。

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方法三：以防万一

节日员工福利一般情况下常出现两个问题:

第一：数量不足。因为公司的员工数量总是动态变化的，我们总不能因为同事是昨天入职的，就不发粽子和月饼吧？所以，在与中标供应商签署合同的时候，就需要在预计采购数量上面增长5%-10%，并且规定，在一定时间内，这部分福利可以无条件退还给供应商，而公司不需要承担任何责任。

第二：个别品质不过关。因为节日食品基本都是手工制成，中间又经历了仓储、物流等多个环节，难免个别品质不过关。所以在合同中要签署“售后服务条款“和”8小时紧急处理条款“。条款要明确规定，如果福利出现品质问题，供应商需要无条件的更换。如果8小时之内，供应商无法进行问题反馈，那么采购则有权动用多采购出来5%-10%的数量为同事进行更换。这个过程所产生的一些费用由供应商承担。

总 结

这三个管理节日福利采购的方法充分体现了：“事前准备、事中控制、事后补救”的思想。在这个思想的指导下，大家一定会交出令员工满意的答卷。让每个人高高兴兴的过节！

专栏作者简介 /Profile/

Aric Sun，曾多年从事进出口贸易及其相关采购业务。

现任职于世界500强企业的采购岗位，所涉及的行业包括船舶动力系统配套、户外建筑用栅栏及金融业的相关采购，具有丰富的采购经验。