Excel实战-搞定生物分类表

界门纲目科属种，学生物的同学应该都很熟悉，比方说我们做为纲哺乳纲灵长目人科人属的智人(Homo sapiens)，因为学会了“八卦”这项重要技能，从而走上了一条和尼安德特人不同的道路(笑)。

生物的分类表一般在书籍中可以查询，但我手头却没有电子版的，正好百度了一份鱼类分类表，做个范例，展示如何把有内在规律的表格变成我们常见的表格形式，方便查询或VLOOKUP引用。

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收到的PDF是这个样子.

不知道为什么是三列的形式

先用word打开看看有无坑人的格式，一般来说PDF转word总会出现奇怪的问题，只能具体情况具体分析。

毫无规律的三列大表格

打开之后发现变成了表格格式，这很常见也易处理，全选-复制-选择性粘贴-只保留文本即可。同时不要忘记点一下清除所有格式，把文件自带的格式全部去除，便于处理。

清爽多了

这个时候我们观察会发现，文本是有内在规律的，即纲目科属的顺序排序，但是一个目可能对应多个科，一个科可能对应多个属，所以不能简单生成表格，仍要在处理。因为最后准备以Excel呈现，同时也方便，所以下一步处理的目的是方便Excel的步骤。我的思路是将每个阶元和元素重排成一列，在Excel中在按阶元分开。

观察发现，在每个拉丁名末尾加上段落符号是最好的方式，因此使用替换功能，这里要用到正则表达式，在替换装选择使用通配符，将“拉丁名”替换为“拉丁名+回车”的形式。（此处欢迎指正）

<>表示中间是单词，[a-zA-Z]表示字母，^&是查找内容，^p是回车

结果是下图的样子，可读性很强而且规则。

下面的工作是把内容复制进Excel处理，把不同的阶元分开。复制的时候，选择第一个,按住Ctrl+Shift+End，可以选择到末尾。

但在Excel中我发现有不规则的列

A列的内容被挤到B列了

回到word观察可以发现，原来表格换列的时候，存在了退格（TAB）。解决方法是“退格”替换为“^p”即可，同时还发现有空行，用“^p”替换“^p^p”即可。

接下来进行阶元分类，这里我没有选择数组函数，而是用COUNTIF实现，会复杂一点但容易理解（其实是不会）。

这个函数简单地返回含有“纲”的单元格，使用IF是为空格添加0，方便后面处理。

已经有分类表的雏形了

现在的问题是每个阶元并没有对应，这里我准备进行一次向下填充，以目为例，方法是：复制并选择性粘贴为数值-选取“目”-查找“0”-全选查找结果-在单元格中输入“=上一格单元格”-Ctrl+Enter，就完成了向下填充。

查找范围选择值，否则会查到函数

结果如上

这时候，只需要删除属中含0的行就得到了一一对应的分类表。删除行可以先排序在手动删除，查找含0的单元格，然后删除行。后者在数据多的时候更方便。

下一步是分开中文名和拉丁名方便使用，方法也有两种

1.快速填充法

如同然后选择快速填充即可。

2.函数法

下拉填充即可。

但是！！！在即将胜利的前一刻，我发现了有不合理的几个单元格（这证明了检查的重要性）

某些复杂汉字竟然占1个字节，导致填充错误，中文名都少了“属”字。为了方便理解（又不想用简单办法），处理办法选择最简单的：在右边插入一列，用如下公式解决之后在把正确的列返回回去。

&表示左右两个值连接

最后，排序获得全表。

好饿，该去吃饭了

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总结一下，这次的操作没用到复杂的函数，全部使用基础函数和Excel的常规功能。

正则表达式

COUNTIF\IF函数和LIFT/LEN/LENB函数

查找功能、排序功能

基础的内容其实就可以完成复杂的工作，在工作之前观察原始文件的规律很重要，可以事倍功半，同时在进入Excel工作前，一定要用word的查找功能和通配符处理掉源文件的格式的小错误，以提高效率。

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