询价和报价是采购和销售沟通日常工作的基本内容。一个询价邮件最好是包含所有需要的信息，除了产品信息（2D图纸, 3D数据），还有产品涉及到的相关标准文件（有时候不提供标准，需要供应商自己负责购买正式标准文件），测试要求，包装运输要求，项目信息（SOP, EOP, 项目周期内年用量），还有完整的报价单成本明细格式，标准的商务条款要求（货币单位，年降LTA，quick saving，Rebate），还有相关的供应商协议，报价截止时间等等。
01
不按客户要求的条款报价
比如：我一般要求供应商按FOB SHANGHAI报价，有不少的供应商直接在报价单的FOB SHANGHAI 一栏里写一个价格，等我电话确认的时候，他告诉我：“你好，我们操作不了FOB SHANGHAI，我表格里写的是EXW。”
如果你非要报EXW price，能在表格里把客户的价格条款改下，并加粗、变色突出显示，并且在回复的邮件的告知客户一下么？
如果不明白为什么，你这样想，你给客户做一个PI，客户不通知你，直接用电脑把EXCEL格式的PI里面产品要求换掉，或者把你价格调低，然后签给你，你是什么感觉？
02
报价格式
有的供应商，就邮件答复一个价格，什么都没有。
除非你跟这个客户合作很久了或者确定这个产品客户很熟悉，否则你这种价格，真的没人敢用。
所以报价的时候，能用客户报价单格式的就用客户报价单格式来报吧。
如果你确定自己公司的报价单里包含的信息已经足够丰富，你也可以用自己的格式，但是最好有一个文件一个文档，这样客户可以保存在硬盘文件夹里。
如果你在邮件正文里报价，有心的客户会复制出来保存，粗心的客户以后找不到你联系方式都有可能，因为你不知道一个报价多久才会有反馈。有时候我一年前报的价格，一年后客户给我下单，我更新价格的时候，一般会通过报价编号来找到文件夹，看当初选的哪家供应商价格，如果是邮件正文报价的，我实在不知道从何搜起。
可能有些行业不一样，但是一般的小商品，报价你最起码需要提供 Price、Packing details、Sampling charge,、Sampling time、Mass production time、Payment terms、Quotation validity。很多人看到这些就乐了，得，这不是我最讨厌的一些香港公司询价里经常要求的吗？老子最TM烦报价问一大堆的了。可是你仔细想想，香港那边都是做贸易的，可以说他们的贸易能力比我们高出不只一个档次，为什么人家要这些信息？如果你能提供这些信息，你的客户对你的印象会不会更好？
作为采购，我透露一个秘密，如果供应商的报价足够详细，产品说明非常清楚，那么采购对这家供应商的价格会比对其他家的更有信心，而且信心会高不只一个档次。
03
报价时间
这个问题比较复杂，分新客户，老客户，分是普通inquiry 还是 order quote。一个一个来吧。
新客户普通 inquiry，一般对时间要求比较高，客户那边一般收到2-3个报价以后，他就会做出选择用哪家的价格报给最终客户了，所以如果你是第4个或者更后，那选用你报价的几率非常低，所以争取做到第1个或者第2个给客户有效报价的人（注意，是有效报价）。从时间上来说，请尽量在收到报价的当天就报给客户，不要一到下班时间就迫不及待的走人了。假定A B C 供应商价格和条款相差不大，但是他们报价时间分别是当天、隔天、第三天，那他们拿到订单的几率估计就在70%， 25%， 5%这样一个概念。
新客户 order quote，如果一个客户手上有实单，他出来问新供应商的价格，至少有50%的几率的想换供应商，这时候你应该做的是提供详细准确的资料给客户，同时千万不要出错。如果客户有实单的话，除非是交期特别紧的单子，他一般不会太着急。对于这类有实单的新客户，报价时间方面至少隔天是肯定能接受的，交期不急的甚至3天都可以接受。这时候客户担心的不是能不能拿单的问题，而是单子要顺利完成，并且利润是越高越好。所以，这时候给客户的印象就特别重要，一定要让客户觉得你们是可靠的。
说个题外话，肯定有人要问了，对于新客户，你怎么判断他的询价是不是order quote呢？我再透露一个小诀窍，一般有实单的客户，询盘的时候可能会对货期比较敏感，比如询盘里他可能会提到："we need the products before xxx 2013” 或者 "what's the soonest delivery time?" 或者 "Is it possible to finish the production before xxx?" 因为如果他是中间商，他的最终客户给他的PO上肯定写明了时间要求，这也是为什么他会对时间比较敏感的原因。千万不要问客户，你有实单吗？或者is the order confirmed yet? 我真的碰到过这么直接的工厂，我收到他答复的第一反应是，我有单和没单你难道会给我不同的价格？为什么你要给我不同的价格？如果你给我不同的价格，那我以后怎么找你询价？所以我的处理方式要么是不回他，要么是随便回复一下等他价格过来当参考用。
如果是老客户，也要给予足够的重视，千万不能因为是老客户就觉得单子一定是自己的了，就漫不经心，如果当天不能回复的，最好能告知客户因为什么原因不能当天答复，隔天一定给客户报过去。耐心再好的客户，除非单子实在找不到人做了，很少能等到第3天的。拖拖沓沓，只会让客户认为你们对他的单子不敢兴趣。
04
报价时邮件不知道说什么
很多供应商（包括以前的我自己）答复客户询盘的时候，就一句话，“Dear XXX, thanks for your inquiry, pls see attached quotation sheet for reference.” 虽然说一封报价邮件最重要的还是报价单这份最核心的东西，但是有时候邮件正文里也需要一些内容来润色。
很多人会说，对，其实我也想邮件里多说一些内容，可是一到回复邮件都时候我就不知道说什么好了，就只好来上面那么一句套话了。那么邮件正文里究竟说哪些内容比较合适呢？特别是对于新客户的询盘，个人认为回答的时候以下几点必不可少。
01
邮件里表示出你对客户或者对这个询价的强烈兴趣
大家都知道，情绪是可以互相感染的。如果客户A每次给你的邮件都是公式化的一两句话，比如“pls quote xxx, thanks.” 而客户B给你的邮件是“Hey xxx, we got a good chance to quote xxx for our clinet XXX, they are a very nice client, we cooperated with them for 5 years....” 不言而喻，大家更愿意和谁交流？表面上看客户是在向你介绍他客户的一些信息，实际上，他在向你传达一种信息，这个客户不错，我们非常想拿下这个单子，请和我一起努力。那么究竟如何表达出自己对客户或者对这个报价的兴趣呢？可以用一两句话表明自己公司在这类产品上的专业和优势，要注意，不要用套话空话，最好有量化的字眼。
做个对比“we are the leading manufacturer of xxx” 和"One client from Spain once ordered 20,000pcs from our factory，and now he needs more"（黄色标记这句话是截图，一个工厂推荐新产品邮件里的，给我印象比较深刻，所以特意找出来），你觉得哪个效果好？中国是个工厂都说自己是leading manufacturer, 除非你的确是业内非常知名的公司，否则根本没人信。注意介绍的时候千万别啰嗦，最多2句话，不然就是喧宾夺主了。补充一句，表达情绪的方式很多，不要纠结于方式，出口版块的大神们早就说过，要学会思考最深层次的东西，不要纠结于具体方式方法。总之一句话，记得表达出自己的兴趣感染客户。
02
正文里告知报价与客户要求不同的地方
这个在前面我也提到过，不管是产品规格或者价格条款，如果与客户要求有出入的，一定要在正文里写出来，让客户一目了然。比如答复客户问50000个 sealing clip, 客户也发了图片并告诉了你尺寸是6L x 1.5W x 1.1H cm, 而工厂现有的模具是6L x 1.3W x 1.1H cm，根据你的了解，这个尺寸差一点点对功能几乎没什么影响，而且因为单价很低，客户也不可能接受新开模具的费用。那我们除了在报价单里面把SIZE 这一栏目尺寸修改好，并且加粗变色突出显示之外，在邮件正文里不妨加上一句“Sorry our mould is a little different, our width is 1.3cm while you required 1.5cm, others are same.” 客户看了邮件就知道，哦，宽度稍微窄一点，其他都一样，应该没什么问题。而如果你不说，客户如果看到你修改了报价单里面的尺寸，他可能不明白为什么，还需要邮件跟你确认一遍，明显降低了效率。如果客户没注意到你报价单的尺寸修改，到时候他的客户给他单子了，然后他下单给你，你再告诉他，我们尺寸是1.3cm的，你PO上1.5cm不对，客户：“你报价的时候怎么不告诉我？我现在又得去告诉和我的客户。”你觉得这时候你再去和客户争论你报价表格里改了，只不过邮件正文里没说，还有意义吗？虽然不一定会失去订单，但是你给客户的印象肯定不怎么好。
03
提醒客户需要注意的地方
有时候客户不一定非常专业，他提出的产品要求可能不是很详细，甚至会自相矛盾不合常理，这时候一定记得在邮件里提醒客户。比如一个玻璃产品，客户没有提到包装方式，最好不要一看客户询盘，哦，没有包装要求，那我问下客户，客户做采购的真的很忙的，一个问题就要一封邮件来回的话，不要两个来回可能就烦了。这时候你不妨考虑一下这个产品你们常规的包装方式是什么，既能保证产品在运输途中的安全，又比较经济实惠，“pls note our prices are based on individual white box packing, this is our standard package. Pls let me know if you need colour box or any other packages.” 加一句this is our standard package是为了让客户放心，这是我们标准包装，以前一直这样出，能保护好产品，也有很多客户这样包装。
如果客户对某一方面要求不是很清晰的时候，他肯定会有从众心理。很多供应商，非要客户从头到脚把什么细节都讲清楚才报价，只能说等你们确认好所有细节的时候，你客户的竞争对手早就给了最终客户一个或者多个选择方案，并且拿下订单了。
04
报价的时候提千奇百怪的附加条件
见过不少的业务员报价，总是附加各种千奇百怪五彩缤纷的条件，碰到我这种大家都是中国人还好，碰到老外，你确定别人会愿意为了你一家供应商去思考半天你究竟什么意思，然后为你特殊操作么。
举几个例子，最常见的就是很多业务员在订单金额不是很大的情况下，做成本分析的的时候没有把银行费用考虑进去，而且报价的时候也不跟客户写清楚，等客户付款的时候，再要求客户把中国国内银行的费用也给付掉。每个国家银行付款的规定可能都不一样，能不能付目的国的银行费用暂且不论（我以前碰到过这种情况，国外总公司付款的时候他们说没法付中国这边的银行费用），对于一个采购，最怕的就是麻烦，一开始你价格报过去，他系统里订单生成了，现在又要为了你去修改订单，要向主管解释为什么要加这一笔费用，碰到审批严格的公司，就因为加个2-30USD，多个1-2天的审批时间，会不会很烦？所以这种情况，我一般都是直接回复工厂，你报价的时候应该告诉我这笔费用，现在我没法修改订单，公司财务也付不了这笔费用。结果呢？供应商会因为30USD左右的费用，而不接客户订单吗？我想不会吧。最终损失的还是供应商自己，哪怕其实也没多少钱。需要注意的是，在报价的时候，不要跟客户说，单价不包括银行费用，这么一说，客户又糊涂了，我到底该算多少银行费用合适？所以比较好的做法就是要么你单价直接包含这些费用，要么你在报价表里把银行费用单独列出来（会让你的单价显得稍微低一点），这样客户才知道要算多少成本进去。
银行费用算常见的，我见过有人表格后面一大堆选项，有选择电放还是提单的，说电放要加多少钱。。。有选要不要FORM A的，FORM A 要加多少钱。。。没看完就头大了。。。
总而言之一句话，报价的时候，把常规的费用算进去，把该考虑的东西都考虑好，尽量避免让客户来猜谜或者做数学题。
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报价不知道自己把握
这是一个非常普遍的问题。对于工厂，一般情况下除非你是资深业务或者业务经理，不然好像都没有报价自主权，就先不说了。对于贸易公司来讲，很多人报价，都是按公司规定的利润率把询问到的工厂成本一输，然后按利润率xx%算出价格，报给客户，然后就进入等消息了模式了。这种报价的效果很低。其实你有没有仔细考虑过这个客户询价中提出的一些特殊要求？
比如我们公司每个星期的柜子，国内的货代费用都是我们自己出掉，不会分摊到工厂头上，我会在询价表里做一个FOB SHANGHAI价格的解释，让工厂把这笔费用去掉，但是往往很多工厂都熟视无睹，还是按常规的算价方式，把费用摊上去。对于一些泡货来讲，平均下来将近300RMB左右一个立方会非常影响单价的，如果你按你常规的核算方式，你确定你报出来的价格还会有吸引力么？
如果可以，最好还是在多调研一些新客户背景资料的基础上，自己把握一下利润率，比如新客户是否可以利润取低点？订单数量还可以的话是否可以直接按更低的利润报价去争取？千万不要抱着先按正常利润率来报价，等客户反馈说价格高了再去谈。基本上，除非是很难找供应商的产品，第一次联系的供应商，如果价格太高，客户不会有兴趣也不会有时间来告诉你你的价格太高的。或许等你过几天在你穷追不舍的情况下，客户不得不告诉你，你价格太高了，别家给的价格是多少，然后你再match一个差不多的价格给他，这时候已经没什么意义了，说不定他那边已经和其他供应商进入样品确认阶段了。
06
太过以自我为中心
客户反馈给你一个目标价，你想也不想，直接很用力的敲打键盘：it's impossible，no factory can do this price in China。换位思考一下，如果你是客户，你收到供应商这样的答复，你还有什么语言来继续这个谈话？难不成要客户把其他供应商的报价邮件转给你来证明自他的清白？
这种情况，一般是三种可能：
1. 你一直追问报价进展，客户不得不告诉你实情，但是他并没有想采用你们报价的意思。
2. 在某些方面客户还是想和你们合作，所以告诉你目标价看你是不是能match。
3. 客户对另外一家供应商的价格不是很有把握，来找你证实一下。
这时候，考验一个业务员素质的时候就到了，首先，你作为一个业务员肯定要对你自己所在的行业有所了解，如果你是工厂，你起码要知道你们厂所在的区域是否属于该行业的优势集中产地？如果是，这种集中产地在全国有多少处？你们的价格到底处于什么水平？如果按客户的目标价你们做不下来，在什么地方有可能做下来？或者在什么情况下你们才能做下来？比如一把雨伞，在全国起码有3个地方做的比较多，上虞、厦门、深圳，质量方面总体一般是上虞要相对差一点，上虞可能报25，厦门报30，深圳报35，然后客户在回复深圳的工厂我有其他供应商报价25. 这时候如果是比较有经验有能力的业务员，可能就会跟客户说，这个价格在Shangyu那边应该能做到，但是深圳这边的质量要比那边好很多，然后你要列举几个很可能存在的质量差异点。
告诉客户这些，一是让客户对价格低的区域质量有所担心，不敢直接下过去，另外一个，只要你们的价格在同区域处于中低水平，基本上客户会把你作为Shenzhen quality的代表工厂了，除非特殊情况，客户不会再去找深圳那边其他工厂。当然你要确保你说的那些差异是确实可能存在的，如果客户之前在上虞做过一些订单，确实出现了一些你提到的问题，那这时候恭喜你，你的机会就更是大大增加了。当然，你要记得主动告诉客户，如果需要样品，随时告诉你，供他对比质量差异，毕竟口说无凭。在提出这些问题之后，你再尽可能的降些价格，比如35元做到32元，这时候客户很可能就已经倾向于跟你们合作了，因为他花了差不多厦门那边的价位买到深圳的质量。
还有一种比较少见的情况，一个数量比较大的单子，最终客户问了几家中间商，几家中间商各自问了几家进口商，然后进口商各自再问几家工厂，这样一层一层下来，基本上整个行业都知道这个询价了。不久之前我确实碰到过这个案例，我一开始问一家工厂的时候，他们直接告诉我，他们已经在打样了，这个价格就不报了。好，然后我再去问另外一家工厂，他们业务员打电话告诉我，昨天正好也给另外一家公司报过价，是同一个产品同一个要求，我说找你询价的是国外的公司还是国内的？她告诉我是国内的，这时候我心里基本有底了，我告诉她：“我之前在询价的邮件里也说过了，我们是一个办事处，我们上海这边报给国外的价格，是不加利润的，所以相对国内的贸易公司，我们拿下订单的可能性更大。”然后工厂业务员也说：“嗯，如果这样的话，我也是这么觉得的，我准备给你更低一些的价格来帮助你争取这个订单。”最后虽然订单数量稍微减少了一些，但订单还是被我们拿下来了。
大家想下，前面那家工厂已经在打样了，然后他们先入为主，认为除了他合作的公司应该没有其他人能再拿下这个订单了。他这个想法其实没有错，但有没有想过，如果客户对他的交期不满意呢？打样只是在不得已的情况下安排的呢？客户为什么不能骑驴找马？找到交期更好的工厂，就直接转单？或者如果客户是想增加订单数量呢？一句话，不要太过以自我为中心，不要先入为主。
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