一、了解公文的含义、种类、格式
1.公文的含义：行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2.公文的种类主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。其中，“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相来属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
3、公文山眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线（宽度156mm）以l的各要素统称眉首：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
4.为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》（国发（2000）23号）.其中详细且严格地规定了公文各要素的格式。
制作公文模板
由于公文的格式大致相同，因此，可以先创建一个带有具体格式的“公文模板”，从而人人提高公文格式设置的效率。
（一）打井一个空白的文构，进行页面设置
1、设置“页边许”：上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。
2、设置“版式”：“页盾和脚”设贷成“奇偶页不同”。
3.设置“文档网格”：“字体”设置为“仿宋”，“字号”为“二号”，日“每行”设置成28个字符：“每贞”设置成22行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每贞22行，每行28个汉字的国家公文标准。
4、行固定值28磅，大标起未体小二号，一级标跑三号黑体，二级标题二号精体，三级示题仿未加粗，正文仿宋三号字：
（二）插入英码
1.“位性”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。
2、设置页码格式：“数宁格式”设置为全角的录小格式。
3.双击码，在真码内边各加上一条“全角”方式的短线：并将英码字号设置成“四号”，体任意：
4、奇数页的英码设置或右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
（三）发文机关标识制作（由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成）
1、选择“插入”菜单·“文本框”.“横排”，此时鼠标将会变成“！”，在最上方拖动鼠标左键后放升，出现一个文本框，在该文本框内输入“绍兴市委办公室文件”这几个字（这儿字就是“发文机关标识”）。
2、设置用首：在该文本框的边框处双击，此时弹出“设置文本框格式”对话框。选择
“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置成“无填充颜色”。
3、选择“人小”选项卡，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”（注：可根据实际情况调节尺寸）。选择”版式”选项卡，单击“高级”按钮，水平对齐的“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐的“绝对位置”设置成“页边冲”，“下侧”可设置成“2.5cm”（平行文标准），也可设置成“8.0cm”（上行文标准），注：大家可根据实际是么标准而调节尺寸，在我们这次实验中设置成平行文标4、选择“文本框”选项卡，左，右、上、下部设置成“0cm”。
5、选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框.这样，宽为155mm、高为20mm、上25mm的眉首制作完成，如下图所示。