《金字塔原理》结构图
此类框架逻辑性极强的书籍,用思维脑图来呈现内容,再适合不过了。
反之,文学性极强的书籍,恰恰用此展现方式就显得不合时宜。这该是早被人发现的秘密了,但自己感受到的想必是真的记到心里去了吧。
我在想,怎样的方式能让这篇文章我后面翻到,就能回顾到这本《金字塔原理》的结构和内容呢?
可能我会从以下几个方式来说:
表达的逻辑
背景、冲突、疑问、回答,这是写作序言的四要素。
而写序言,需要通过讲故事的方式让大家在既定的认知范围内,引起冲突和疑问。
比如说“早上喝蜂蜜水并不能促进消化”,大家都知道早上喝蜂蜜水的养生知识,但是如果在大众认知中,我们引发冲突,提出提问“蜂蜜水真的可以促进消化吗?”,答案是不能的,在金字塔原理的组织下,我们就可以围绕着为什么,去分析和讲述原因。
那,序言的常见的模式有哪些呢?我们来看看:
发出指示式:
针对我们应该做什么或我们应该怎么做等问句
背景:我们打算做X(我们打算在销售人员会议上教会你们管理货架的新方法)
冲突:需要你们做Y(为了收到效果,需要你们提供你们所在地区一家存在问题的连锁店的有关信息)
疑问:我们如何做Y?(我们如何向你提供信息?)
请求支持式:
针对我们是否应该这样做等问句
背景:我们遇到了一个问题(正如您所知道的,在过去4年中,我们部门的业绩每年都增长了20%。但是,根据总部规定,我们部门的员工编制一直是14人。这造成了员工必须超时工作,周末加班,但工作仍不断积压)
冲突:我们的解决方案需要XX美元(目前我们部门积压的工作量已经达到22周,这对任何机构来说都无法承受,我们已经没有再增加工作时间的余地。通过研究,我们认为,购买一台价格为XX美元的IBMXXX,既可以减少积压的工作量,又可以减少超时工作的次数)
疑问:我应该批准吗?(我应该同意吗?)
回答:(我们请您尽快批准申请)
解释做法式:
针对我们应该如何做等问句
背景:必须做X
冲突:还未做好做X的准备
疑问:如何做好准备?
比较选择式:
针对我们应该做什么等问句
背景:我们希望做X
冲突:我们有各种不同的做X的方案
问题:哪一种方案更合理
除了序言,其实在表达上使用合理的逻辑推理方式也很重要,比如说演绎推理和归纳推理。
演绎推理:阐述世界上同时存在的相关情况。如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语,则说明这两个表述相关说明这两种情况同时存在时隐含的意义。
演绎推理的步骤:
出现的问题或存在的现象
产生问题的根源、原因
解决问题的方案
用归纳法时,必须具有以下两项主要技能:
正确定义该组思想。找到一个能够表示该组所有思想共同点的名词。
识别并剔除该组思想中与其他思想不相称(不属同类、不具有共同点)的思想。
在归纳法中,通常需要保持主语不变,改变谓语,或者保持谓语不变,改变主语。
演绎推理和归纳推理的区别:
演绎推理,第二点是对第一点主语或谓语的论述
归纳推理,同组中的思想具有类似的主语或谓语
思考的逻辑
在我们的认知中,应该有很多认知的顺序,在书中,作者罗列了写作或思考经常应用到的三种顺序,也就是应用逻辑顺序。
时间顺序:在按照时间顺序组织的思想组中,你要按照采取行动的顺序(第一次、第二次、第三次)依次表述达到某一结果的行动。
结构顺序:分组的MECE原则,保证划分后的各部分符合以下要求:
各部分之间的相互独立,相互排斥,没有重叠
所有部分完全穷尽,没有遗漏
程度顺序:明确指明每组中的项目(思想、观点、问题等)具有共同特性,确保将所有具有该特性的项目(思想、观点、问题等)列入该组。在每组中,根据各个问题具有该特性的程度高低排序—最具有该特性的问题排在第一位,即先强后弱,先重要后次要。
除了应用逻辑顺序,我们还要做到能够概括各组思想。
我们要确保思想属于同一组,应抽象、提炼、概括思想精华。
概括行动性思想(介绍采取的行动、行为、动作、步骤、流程)时,应说明采取行动后取得的结果(效果、达到的目标)。
概括描述性思想(介绍背景、信息时),应说明这些思想具有的共同点含义(共同点的意义)。
找出各结论之间的共性:
找出将这些思想联系在一起的结构上的共性
寻找这些思想间更密切的联系
完成归纳跃进,概括出主题思想
如何找出结构上的共性?
针对同一类主语
针对同一类谓语(动作或对象)
具有同一类隐含的思想
如果这组句子的主语完全相同,你就要找出谓语之间的共性;如果谓语的动作或对象完全不同,你就要找出主语之间的共性;如果主语和谓语都不相同,你就要找出其隐含的意义之间的共性。
这里举三个例子:
例子一:
新的计划和控制体系具有4个特点:
计划周期及附带控制体系应以年度为基础
计划应通过综合系统制定
计划应自上而下地编制
计划体系将区分现行做法与计划进行的改革
这些谓语的意义分别为:
以年度为基础
综合制定
自上而下制定
区分现行与未来做法
修改后:
新的计划和控制体系的目标,是通过以下方式,使公司的所有部门都有将工作重心放在提高利润上:
要求每个部门提供年度利润计划
在每个管理层级上协调各部门的计划
根据利润计划监督管理人员的工作
例子二:
下面是一个信息系统产生的信息提出的5点意见,其共性体现在每个句子的谓语(动作)上:
有关核算、预算和调查的数据应当更新
现在需要有关各类员工的经常性人事变动的数据
应当收集招标中的竞争信息,以便监控不同市场的竞争激烈程度
现在的有关市场上薪酬水平的信息不够充分
需要有关部门和固定的项目资金的数据
简化后如下:
有关信息:
应当更新
现在需要(有关信息)
应当收集(有关信息)
不够充分
需要(有关信息)
可以看出,以上思想可以分为两组:
认为有关信息不存在(2、3、5)
认为有关信息存在,但不充分(1、4)
得出的概括性思想应为:
目前建立的计划体系所产生的信息,对计划目的没有帮助。(为什么?)
或者所需信息不存在
或者所需信息存在,但不充分
例子三:
下面这段文字枯燥无味:
如您所知,我们的信息系统评估结果显示:
您要求信息系统项目经理提供有关到期日期的信息,以免延误战略性业务项目
有些项目经理缺乏经验
信息系统允许错过预定日期,而不是用创造性的方法满足预定日期的要求
现有的系统开发方法、工具和技术不统一
项目经理们没有安装过如此大型、复杂的重要系统
项目经理接受的脱产或在职项目管理培训较少,实践经验有限
您的重要项目(如:集团及个人项目)的预算、实践和计划的要求都很高——在您的时间期限内完成工作可能有一定风险
现有的系统开发周期不支持快速应用开发、联合应用开发及原型开发等客户端或服务器端的开发技术
按照我们的检查流程,可以很容易找出最核心的内容:
需要到期日期信息
项目经理经验不足
有错过日期的危险
工具的使用不统一
未做过如此大型的项目
经验有限
担心误期
没有适用的工具
修改后:
我们对贵公司信息系统部门的评估显示,贵公司的项目经理们有可能无法按预定日期完成工作。(3、7)
他们在此类项目上的经验有限(2、6)
他们未安装过如此大型、复杂的系统(5)
他们缺乏对所需方法、工具和技术的应用能力(4、8)
是不是看了之后,会感觉在思考上,逻辑清晰了许多呢?
解决问题的逻辑
怎么解决一个问题?
是理性和感性的选择,但也是一个人有没有逻辑能力的正面反映。
所以我们要学会用一个闭环的流程去学习解决一个问题,书中所讲的整个流程是这样的:
界定问题——结构化分析问题——分析/找到解决方案——组成金字塔与他人交流
当然,这是一个理想的流程,我们现在针对前两个步骤来详细说一说。
界定问题步骤
第一步:展开问题的各要素:
切入点/序幕(Starting Point/Opening Scene)
困扰/困惑(Disturbing Event)某些事件的发生困扰了结构或流程的正常运行
现状,非期望结果(R1,Undesired Result)指读者需要设法解决或有可能面临的问题,或者是有可能抓住的机会。
目标,期望结果(R2,Desired Rsult)
第二步:发掘读者的疑问
最常见的问题:
不知道如何从R1(现状)到R2(目标)
知道如何从R1到R2,但不敢肯定是否正确
知道从R1到R2的正确方案,但不知道如何实施
最常见问题的变形:
知道从R1到R2的解决方案,并且已经实施,但由于某种原因行不通
确定了好几个解决方案,但不知道选哪一个
可能但不常见的情形:
知道R1,但不能具体描述R2,所以无法找到解决方案
知道R2,但不清楚自己是否处在R1(这是典型的标杆比对)
第三步:开始写序言
序言在刚才的第一部分讲过啦,可以往上翻翻看。
既然界定完了问题,那么就要去结构化地分析问题:
首先是设计诊断框架,有如下方式:
呈现有形的结构
寻找因果关系
财务结构
任务结构
活动(行动、措施)结构
3.将产生问题的可能原因归类
建立逻辑树:
也就是序列分析法,有以下步骤:
是否有问题?
问题在哪里?
为什么存在?
我们能做什么?
我们应该做什么?
最后呢,通过金字塔原理的指引,去寻找解决方案,所以在解决一个问题时,并不能一刀切和拍脑袋决定,而是要经过一个过程,去界定问题和结构化分析问题,使用针对性的方式去友好解决。
演示的逻辑
在这一模块中,我着重看了PPT 的演示逻辑。
首先,设计PPT演示文稿应掌握以下基本规则:
文字幻灯片只包含最重要的、经过分组和总结的思想(观点、论据、建议等),叙述时应简洁。
演示文稿应图文并茂,使用各种图、表、示意图,更形象更直观,更有冲击力。
演示文稿应呈现经过深思熟虑的故事梗概和剧本。
其次,演示文稿中,图表幻灯片占90%,文字幻灯片占10%:
说明演示文稿的框架结构(文字幻灯片)
强调重要的思想、观点、结论、建议等(文字幻灯片)
阐明单用文字难以说清楚的数据、关系(图标幻灯片)
事实上,PPT的演示是口头演讲能力的展现,要通过你有限时间的演示让读者明白你讲的是什么,并且引起兴趣听下去。
绝非是大段大段文字的罗列,恨不得将所有要讲的内容都放在PPT上,这样不仅容易引起读者的视觉疲劳,而且会让你的演讲黯然失色。
我所认为的演示,演就是演讲,通过语言去讲述自己的观点,而示,就是展示自己的PPT,但是PPT的制作又是一个很深的门道。
通过四个模块的梳理,初步认识了金字塔原理,纸上得来终觉浅,还是要在生活和工作中慢慢实践。