今天继续分享质量管理体系建设的主要工作内容。
第二阶段：体系文件的编制（D）
策划工作完成后，就可以开始第二阶段的文件编制工作了。
笔者以常规的三层次体系文件为例，介绍体系文件编制工作。
具体编制内容包括：质量管理手册、第二层次程序文件、第三层次作业文件。
1、管理手册的编制
管理手册的初稿一般是由一个人来完成的。因为手册是一个宏观的系统性文件，多人参与容易出错。
管理手册编制的基本思想是，回答和介绍标准的要求。质量管理标准对组织的各方面提出了要求，手册就应该以回答的语气，阐述公司对各方面要求所采取的应对措施。
很少有单位会从头到尾一字ー字的写出来。为什么？因为同类性质的企业，从质量管理角度，对应标准都是同一个，还是有很多相同或相似的内容。
笔者审过不少质量管理手册，私底下聊天沟通，企业质量人员都是在别人质量管理手册的基础上修改、加工。
质量管理手册编制的原则:要素上要求完整性，标准提到的方面都要响应；内容上要求符合性，质量管理手册上描述的理念应与公司实际情況一致，不能一味追求高大上，导致将来手册无法实施。
同时，手册内容应前后一致，不矛盾。手册可简可繁。对于标准里公司不适用的章节，是可以的酌情删减并说明理由的。
比如，公司是一个服务类企业，标准里提到的设计修改确定等要素基本上是不考虑，因为业务不涉及该类质量要素。
手册都是从宏观角度对影响质量的各方面出行合标准要求的规定，一般不做过多、过于详细的规定和要求。
2、程序文件的编制
程序文件的多寡决定于手册的内容。一般意义上，程序文件的清单由质量管理手册所规定。
但实际上，质量管理手册的编制与程序文件的编制工作是同时进行的。而且，一般单位建立质量管理体系时，该公司已经是一个较为成熟的企业，各部分正常开展工作，相关的管理性文件也相对齐全。
所以，程序文件的编制工作主要是修改、整合、增补等。通过梳理各方面的质量控制流程，对已有管理文件的内容进行适宜性的修改，使其行合实际工作以及质量管理需要。
整合一些管理制度，使得整个控制流程通畅：增补一些尚未制定程序、制度的要求，以程序文件的形式，对职责分工、工作流程作出明确规定。
一般程序文件要明确的内客5W1H：what、when、 where 、who、 why和 How。
程序文件一般由从事相关工作的管理人员编制。
3、作业文件的编制
作业文件是第三层次文件，一般用于规定具体操作规程、制度以及工作应形成的记录。作业文件是最直接岗位操作、进行生产的文件。
所以，作业文件最基本的要求就是可操作性强。作业文件不需要想程序文件那样写得全面，但一定要准确描述该方面工作流程、顺序、要求以及应该产生的记录。
作业文件一般由直接从事生产的人员或对该工作有深入了解的管理或技术人员编制。
第三阶段：体系的试运行（D）
体系文件编制完成后，应从公司层面组织宣贯。
宣贯的目的是让全公司的员工都了解公司的质量管理体系，学习相关文件要求，以便从体系试运行开始，按相关质量管理文件的要求开展相关工作。
但是，整个质量管理体系的文件至少包含一部质量管理手册，二十来份程序文件，几十份乃至上百份作业文件，怎么可能集中学习呢？
何况，一个采购人员是完全没有必要去学习热处理、焊接的作业文件的。
所以，公司层面的宣贯一般是指学习质量管理手册，然后又各部门组织学习部门相关的程序文件。再往下，车间、班组、科室等通过培训，学习各自工作相关的质量管理体系文件。
总之，宣贯就是一场轰轰烈烈的学习和革命。
宣贯完成后，公司一般会定一个起始时间，质量管理体系在公司范围内就进入了试运行时期。
之所以叫试运行，是因为希望通过一个阶段的实践，发现体系文件中存在的不足，进一步修改和完善。毕竟，具体情况要具体分析，就算是大牛，也不可能写出来就完全符合公司的实际情况。
一般体系试运行的时间至少为3个月。
第四阶段：检验及持续改进（C&A）
经过至少3个月以上的试运行后，公司应按照职责分工，由职能部门（一般对口是质量管理部门）按照管理程序的要求，对质量管理体系的运行情况进行内部审核。
内部审核应由经过培训，考核和授权的人员开展。内审的主要目的，是检验各部门、各岗位人员是否有效按照公司质量管理相关规定开展工作。
内审本身并不对体系提出改动要求，但可以在审核、检查过程中发现程序是否完善，是否符合实际情况，以便将来管理评审的时候可以“纠偏”。
公司对质量管理体系的管理评审，应按程序规定，由法人代表组织。
管理评审的功能或目的，就是发现体系不适宜公司实际情况，或与质量方针不ー致的地方，对公司质量管理体系进行评价，并对不符合实际情况、不利于提升质量的相关规定作出适应性修改。
最后，公司各职能部门应根据体系试运行过程中的问题、内审及管理评审的结果，对发现的问题进行纠正、修改、完善，然后在日常生产工作持续改进公司的管理，提高产品质量。
至此，质量管理体系设的主要工作就基本结束了。正常运行后的公司，可以与认证机构接治，咨询，了解认证流程，准备认证资料，为公司质量管理体系认证做好充足准备。
欢迎关注，将持续更新，分享更多质量管理干货及实践经验！