回想起这次到成都的AEO-高级认证培训,是一次冲动之举。本来在12月份,工作计划中的几个体系认证的项目,时间已经非常紧张,需要我在有限的时间内抓紧完成。在下定决心去成都之前,我考虑了良久,这次培训是否能够有所收获?是否值得这么远去跑一趟?最终,在自己迫切想了解AEO-高新认证新标准的渴望下,我还是下定决心去参加这一次的培训。
这一次来参加培训的团队中,基本上都是以报关行的人员为主,少数几个加贸型企业和管理体系咨询人员{就是我: )}衬托得这次培训的对象更加的多元化。现在,我就从一个专业的企业管理人员的角度,我来复盘一下这次的培训心得和体会。
意识篇:准确理解AEO认证
AEO是什么?Authorized Economic Operator,经认证的经营者的缩写,在世界海关组织(WCO)制定的《全球贸易安全与便利标准框架》中被定义为:“以任何一种方式参与货物国际流通,并被海关当局认定符合世界海关组织或相应供应链安全标准的一方,包括生产商、进口商、出口商、报关行、承运商、理货人、中间商、口岸和机场、货站经营者、综合经营者、仓储业经营者和分销商”。AEO制度是世界海关组织为了实现贸易便利化目标,构建海关与商界之间的伙伴关系,实现贸易安全与便利方面的目标引入的管理制度。中国海关总署也在2014年10月公布《海关企业信用管理暂行办法》(海关总署令第225号),并于2014年12月1日正式施行。
从上述的定义中,我们可以清晰的了解到AEO的本质是什么?可以参与到AEO认证活动中的对象有哪些?AEO就是一项贸易安全与通关便利的管理制度,它就是WCO在日益紧密的世界贸易的大背景下产生的,随着中国经济的腾飞,在对外贸易的高速发展的背景下,中国海关也在2014年开始参与到了AEO认证活动中,中国的AEO认证分一般认证和高级认证,它是以信用管理为轴心,自主管理为要求的信用管理的认证活动。以下主要以高级认证为例进行展开:
高级认证的判定标准:1.赋分不存在单项-2分的情形;2认证标准总得分95分以上;贸易安全单项不存在基本达标(-1)超过3项的情况;
AEO新标准下,企业想要得到AEO高级认证就是要建立自主管理制度&自律机制,践行自我约束&动态监管;需要建立符合认证体系要求的制度;管理与制度匹配的记录;设定专岗专人,建立岗位职责制度;守住认证标准的红线;就是在守法规范,财务标准,内部控制,贸易安全,这4大板块的标准要求,建立建全企业的内控管理制度,并且严格遵守。
《流浪地球》中的梗“道路千万条,安全第一条”,AEO认证也有这样的法规:“管理千万条,守法第一条”,触碰红线即降级,所以企业在运营过程中,首先要守法合规,保障公司不要被动降级,新标准的守法规范的重要标准《企业的信用管理守法规范》,企业一定要贯彻执行,不能马虎大意,大意失荆州;具体的总结就是:对内-关注处罚核心指标,不罚款不降级;对外:管住供应链体系,不受影响保证安全;
框架篇:建立标准体系框架
建立AEO高级认证的体系和ISO类的管理体系一样,是一项系统的工程,也是要有框架和层次的。针对AEO的四大模块:内部控制、财务状况、守法规范、贸易安全;这4大版块着手,建立系统的管理制度;如下例:1阶文件-基本规章制度(如管理手册、员工手册等)2阶文件:核心制度或通用制度(对1阶文件进行系统化分类,建立分项分类或部门化管理制度,如行政人员管理制度;关务管理制度等;3阶文件:业务流程或标准操作流程(SOP)类,如(报关单复核作业指导书,内部核销作业指导书等);4阶文件:执行记录或其佐证类材料或IT系统数据,这一类文件是最底层的文件,是基础类文件,如《外来人员登记表》;不同的企业类型对应的文件数量是不一样的,要针对上述的四大模块的标准,建立必要的记录;在这个过程中需要关注的重点是:文件版本的控制、组织架构和对应文件框架的规范性要求;
在建立了AEO的标准体系框架后,需要参考海关AEO审核方式来进行体考(借用医疗器械管理体系的专业术语),如下四个步骤:检查文件-人员访谈-现场查验-抽查记录;最后进行总结输出;建立内部审计制度,动态监管,持续改进;
标准篇:建立清单管理落地
这一部分讲的是推行和建立AEO高级认证过程中的方法论;采用何种方法会更有效的,事半功倍的来完成AEO高级认证的任务。建立清单管理的手法并不陌生,和QC7大手法中查检表是类同的,考验的还是企业AEO标准体系团队成员对AEO标准的理解程度和编写管理清单的能力;
标准1:培训
任何管理体系的贯标推行,首要的任务就是培训,相关的人员培训到位,执行就会顺畅;企业跨越走向规范之路的必由之路就是先要做好内部培训;建立合理的培训计划;做好各部门的培训有利于人员传承+素质提升+过程管理;例如岗位职责的培训,业务流程的培训;
标准2:组织架构:建立建全,合规的组织架构,不要1人多职,不要有即是运动员,又是裁判的情况发生;
标准3:单证复核:一定要建立复核流程,明确复核模块为内部控制第一制度的地位;
标准4:单证保管:重中之重,如果在稽查时,连单证都找不到,何谈管理;
标准5:进出口活动:一定要能通过穿行测试,符合AEO的要求;
标准6:内部审计:建立体系制度并实施;
标准7:质量控制:针对特殊物品,动植物检疫,进口食品,法定检验的产品要特别注意质量控制,延伸与扩展海关监管的范围;
标准8:持续改进:与法律法规的要求同步,做好PDCA戴明环的闭环动作;
标准9.10:信息系统:满足可追溯,可查询,可分析,可预警;搭建合规的信息系统;
标准11:信息安全:建立数据安全监管措施,如建立ISO27001信息安全管理体系认证等;
标准23-标准31,贸易安全:具体分为:场所安全,进入安全,人员安全,商业伙伴安全,货物物品安全,集装箱安全,运输工具安全,应急机制,安全培训等环节,可以参照C-TAPT,GSV,SCAN,SCS等等反恐的标准要求;
案例篇:结合业务实际落地
针对部分标准条款,精心选取的真实案例,在经过各小组内部的沟通汇整后发表,思想的碰撞,不同观点的启发,让我受益匪浅。
美食美景返程篇:
此次的成都之行,让我与臆想之中的天府之国有了首次亲密接触,成都是一个能把熊养成猫的一片神奇的大地,几千年冲击平原的农耕文化,养成了成都人不疾不徐,安逸平和的性格,像极了国宝。这一次时间太赶了,也没怎么去好好体会一下,期待下一次的相遇!