采购审批工作流程快速指南

对很多人来说，控制每一分钱的支出是一件棘手的事情，但在当下充满不确定性的环境里，这一点与收入增长同等重要。正如俗话说：要想赚钱，先学会花钱。

本文将分析支出控制的基石之一：采购审批工作流程。有了审批工作流程，企业就可以跟踪每一笔支出，并开始削减不必要的成本，有助于提高利润底线。

采购审批工作流程

采购审批工作流程是审批团队成员提出的某些采购支出申请的正式方式。

企业可以使用采购审批工作流程，为与新设备、新员工、新供应商、新预算以及其他各种类型的支出申请设置明确的制衡机制。

精心设计的审批工作流程可以保护企业避免超预算支出和现金短缺。这是简化整个支出管理流程的好方法，能帮助团队成员节省时间。

使用采购管理软件来实施个性化的采购审批工作流程，还能帮助你清楚地了解每一分钱的支出。来回发送邮件或填表审批采购既低效又耗费人力，但有了正确的工具，每个人都能了解谁申请资金、谁被指派审批以及申请在流程中的位置。

预先批准的支出流程

在整个组织实施审批流程有一个关键原因：确保所有支出都有据可查。简而言之，预先批准的支出意味着团队成员从经过验证的供应商处采购，并遵守内部控制和支出政策。

当管理人员在资金投入前批准支出申请时，企业就能保障现金流，降低欺诈或违规支出的风险，让每个人都能了解具体预算的支出情况。

如果没有采购和支出审批流程，企业可能面临手头没有资金并出现亏损的风险。随着企业规模的扩大，跟踪每一笔开支几乎变得不可能。Excel 表格和邮件容易产生误解和混乱，更不用说合规性了。这些因素都会导致支出管理不善。

审批流程如何运作？

建立正式的支出和采购审批流程的非常有必要性。在设计有效的审批流程时，必要的组成部分包括五个步骤：

第 1 步：完成采购申请

采购审批流程始于采购申请（也称为采购订单或订单申请）。每个团队成员在这个步骤中表明自己的 “支出意向”。简单来说，就是团队成员需要购买某样东西，而采购申请就是他们提供需要什么以及为什么需要的方式。

第 2 步：遵守审批路径

审批路径包括在采购发生之前需要审批的所有利益相关者。例如，假设你为营销团队申请一个新的软件许可证，那么在采购之前，部门经理需要批准这一申请。根据订单的规模，首席财务官可能也需要批准此请求。

记录齐全的审批路径不仅仅为审批者增加支出透明度。对于应付账款团队来说，轻松查看申请历史记录可以简化月末对账等工作，减少调查可疑欺诈或异常交易所需的时间。

第 3 步：了解权限级别

通常情况下，许多日常运营所需的低级采购只需要一个审批人，即部门经理。这种单一检查允许经理根据部门预算主动管理支出，并根据预算跟踪情况批准或拒绝申请。

不过，对于较大的采购申请，审批路径可能需要三到四个利益相关者。权限级别还应考虑到审批人不在或无回应（如休假）的情况。

第 4 步：设定明确的时限

只有为团队消除瓶颈并为他们节省了时间，所讨论的审批流程才有价值。

要做到这一点，申请采购的团队成员都应说明每项支出申请所需的准确截止日期。清晰明确的时间表有助于简化采购流程，还能为所有供应商设定正确的期望值。

第 5 步：受益于审计跟踪

无论是依赖表格、邮件还是采购管理软件，都要确保有办法访问安全的审计跟踪，并跟踪每项采购申请的审批流程。

为了确保团队不用花时间等待审批，建议在正式的采购支出政策模板中记录审批流程的每一个环节。该政策应成为企业支出文化的重要组成部分。

自动化审批流程

建立简化的采购支出审批流程，最有效方法就是自动化。

8Manage SRM是广受赞誉的自动化采购管理软件，可以实现审批工作流程中重复任务的自动化，帮助你简化流程，并加快整个采购周期。

企业可以开始根据具体要求按金额阈值、用户、部门等自定义审批工作流程，也可以限制申请和批准采购订单请求的访问权限。手动流程中需要几天时间的采购审批，在8Manage SRM采购管理软件中只需几个小时。

1.多个部门之间的无缝协作

8Manage SRM的电子采购打破了多个利益相关者（如提出申请的员工、采购团队、财务团队、库存管理团队等）之间的数据交换障碍。重要文件和文书工作会被转化为数字文件，可在自动化平台上无缝共享。

2.完善的预算管理

8Manage SRM采购管理软件允许根据需要定制预算限制。这使企业能够控制支出金额。而且，8Manage自动化的工作流程有助于减少人为干预，提高透明度和问责制。

3.全企业开支的实时可见性

在任何时候，采购申请流程都可通过8Manage SRM进行审查。该软件可自动执行各种管理任务，如算术计算、截止日期安排和审批路径。管理人员可以随时查看采购订单工作流程。

4.详细的支出分析

8Manage SRM自动化采购解决方案的最大优势之一，是有效的支出数据分析和报告。详细的信息有助于做出数据驱动的采购决策。

结论

增加营业收入是企业的首要目标。为了实现利润，企业必须控制支出，省下一分钱就是赚到一分钱。8Manage SRM是一款出色的采购管理软件，支持采购和供应商管理，从需求到交付对企业采购执行过程进行科学管控。