Facebook：别把时间浪费在会议室里

如果哪个大公司以「会少」而闻名，Facebook 绝对算一个。

为防止开会吵到编代码的同事，他们甚至明文规定：「周三不准开会」。

「会议太少」， Facebook 工程师曾在《我在Facebook干不下去的十大理由》中如此「评价」。

Facebook产品副总裁费姬·西莫直言：「有事没事老开会，公司项目死得快」。

如何才能减少浪费在会议室的时间？Facebook CEO扎克伯格为提高会议效率，用了2种强大的常识策略。

01会前：准备充分，目标明确。

1、提前将相关材料发送给参会人员。

会议前，Facebook 要求会议组织人提前发送会议材料，以便会参会者可以利用时间在会上进行讨论。

另外，会议组织人发送相关文件或其他会议信息给参会者，确保被邀请者有足够的时间准备会议。

这样，参会者可以按照自己的节奏为会议做出准备，这样也避免大家在会议期间浪费彼此的时间，说一些可有可无的话。

手中有「粮」，开会不慌。

2、会前：先明确会议目标和类型

「本次会议的目标是什么？」

这是Facebook CEO 扎克伯克要求会前参会者先想好一个最基础的问题，要求会议组织者会议开始前，宣布会议要达到的明确目标。

因为，持续时间过长的会议，通常缺乏目标。一个明确的目标，不仅给参会者一个明确参会的理由，还能缩短会议时间。

开会前，所有参会人都应该想好以下这3个问题：

本次会议最终希望输出的结果是什么？

会议是一个决定，还是一系列可行的方案？

是需要参会人关于项目达成某种共识吗？

扎克伯格在会前总是提问，「我们是在房间里做出决定还是进行讨论？」

答案可能是「在本次会议结束时，需要做出这个决定」，或「我们来到这里讨论」。

如此一来，会议将不会持续太长时间，因为所有参会者都可专注于目标，并知道他们什么时候完成了。

此外，扎克伯克看来，会议可以分为两大类：决策型会议、讨论型会议。

决策性会议，必须输出一个明确的决定。如项目评审会、预算审批会。

讨论性会议，是召集所有人一起讨论问题，共享信息，如早会、头脑风暴、项目沟通会等。

有的放矢，共识为先。

02会中：达成目标，见好就收。

1、制作一张进度表

「过一个，勾一个。」

Facebook 的 COO 雪莉·桑德伯格建议，会议组织人将会议议题制作成一张进度表，每讨论完一个议题，就打一个勾表示完成。

这样做的好处有2个：

1、确保每一个议题都已经有了一个明确的结果。

2、如果提前勾完这份进度表，就让会议提前结束。

有事启奏，无事退朝。

2、午饭前15分钟站着开短会

「中午 12 点开站会」，这是Facebook一个有趣的开会方式。

为什么要赶在午饭前开会？

Facebook 的研发经理马克·托克洛维茨认为，所有人都要去吃午饭，饭前开一个 15 分钟左右的站会，参会人不会愿意花时间跑题，而会更加注重会议效率。

其实，站立开会也是全球最通用和最高效的开会方式。

日常，坐着开会让与会者忽略时间的流逝，拖慢会议效率。据了解，坐着开会平均比站着开会多用34%的时间。

站立会的好处有2：

1.站立会时间短，注意力集中 。

站立的15分钟内，大家更集中注意力在会上的聆听和表达。

2.站立会让思维活跃，高效沟通。

减少一切可能浪费资源的行为，包括被迫参加无关的会议和制定冗长的文档。

注意，站会一般只讨论3件事：

昨天完成了什么？

你今天打算做什么？

在工作过程中遇到了什么障碍？

好吃不如饺子，好会不如站着。

03总结： 会议要帮助完成目标

作为管理者，一天要参加不计其数的大小会议。如何做到在各大会议之间切换时不会混乱？

明确会议目标是关键。

Facebook产品副总裁费姬·西莫：「我会了解未来一周要开哪些会，针对这些设定一个日程。以及我想在会议中达成哪些目标，包括个人目标和团队目标。」

牢记，没有目标的会议会影响生产力。

不少管理者仍然允许参会人徘徊在会议中，而不清楚将要讨论什么或他们在会议中需要完成什么。

如果管理者在开会前没有目标，一定无法高效地开会，不仅会感到筋疲力尽，更重要的是因此浪费很多时间。

高效会议需要良好的准备，参会人牢记目标，并确保会议议程清晰，大家知道该怎么做，这样才能做到少开会、开短会。

正如，Facebook办公室海报写的那样，「完成比完美更好」、「快速行动，打破陈规」、「无情的优先次序」……

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