如何利用四象限法则，提升工作效率

四象限法则将事情从重要和紧急两个两个维度划分为四个象限，分别为：

第一象限，重要且紧急的事务；

第二象限，紧急但不重要的事务；

第三象限，既不重要又不紧急的事务；

第四象限，重要但不紧急的事务。

为了提高工作效率，需要将我们的日常工作按照这四个标准进行分类，每个分类采用不同的策略来处理。

第一象限，重要且紧急

这类工作是最重要的， 比如领导临时交办的某个重要任务，客户突然出现重大故障等等，都需要我们立即放下手上的工作，来处理这些突发的事情。但这又和原有的工作安排冲突，可能会导致原有的工作计划延迟。

为了能够及时响应这部分工作，我个人的做法是安排工作计划不要太满，需要预留部分余量，这样不会因为突发的紧急情况，对我们原有的工作计划造成太大的影响。工作量预留的比例，可根据岗位的情况来定，突发情况多的岗位预留的余量多一点。

另外，也有可能预留了余量，但是没有发生突发事件，这时我们也可以提前规划一部分工作内容，利用工作余量来完成。

第二象限，紧急但不重要

有一个笑话，说“砖头砸在哪不痛？”答案是“别人的脑袋上”。

这类事情通常都是别人找过来的，但是对我们的重要性很低。比如客户说马上要开会了，需要帮忙整理一份材料。要的很急，但对我们的整体工作并没有多大的帮助。

这类事情通常比较琐碎，需要综合判断，如果客户很重要，那么可能需要将事情升级到第一象限；如果客户不重要，而且又和我们原有的工作计划冲突，只能往后去安排，或者寻求其他的资源协助。

此外，建议大家可以有意识的将这类工作提前安排。如果客户经常要材料开会，那么我们可以在日程中提前安排这部分工作，在客户开会前就将所需的材料发给他，避免临时抱佛脚。

总之，对于这类事情，既要学会提前安排来规避，在必要时也要学会拒绝，尽量减少这类工作对我们的干扰。

第三象限，不重要不紧急

既不重要也不紧急，就没有了存在的意义，要尽量把这部分工作从我们的工作清单中删除。

第四象限，重要而不紧急

这部分工作对我们的未来有着深远的影响，比如我们要积蓄力量引导一次重大的战略转型，或者计划学习一项新的技术，为以后的工作做好铺垫。但因为这些事情不是短时间能完成的，所以很容易被其他的事情占用。

针对这类工作，我的做法是制定一个中长期的计划表，将大的学习或工作任务拆分成小的任务，每天或者每周安排固定的时间来做这部分工作。除非被第一象限的重大事情干扰，其他的事情优先级均安排在第四象限之后。此外，还可以借助一些外部的资源，来形成一定的压力，来帮助我们更好的完成任务。

记得去年下半年考PMP认证，培训班规定隔周末要去学校上课。虽然那段时间工作也很忙，有几个周末都在加班，更有一次周五在外地加班到凌晨2点，回酒店睡了3个小时，早上6点爬起来赶火车回上海参加培训。正是这种外部的压力，让我们更好的投入到学习中，最终以5A的成绩拿到了证书。

建议大家从现在开始，将自己的工作内容按照四象限法则进行归类，设定好每个象限工作的应对策略，让工作进行的更加轻松高效。