解决问题第一步:澄清问题之5WHY法寻找根本原因

在分析本源问题的时候, 我们用5why也就是5个为什么分析法。它最初由日本丰田公司创始人丰田佐吉提出来的。

因为一个问题可能会有表面原因和根本原因,如果当你发现一个问题,只是解决了表面的原因,那么问题还是会不断地暴露出来。

所以当遇到一个问题时,不是简单地通过解决表面的症状来解决问题,而是要针对这个问题不停追问原因:为什么会发生。

通过反复追问,找到根本原因,才能从源头上解决问题。

比如说,你的朋友现在在做销售,他和你说,我现在工作很不开心,想换工作。然后你和他说,好啊,我支持你换工作,可以尝试商务拓展工作啊,我给你推荐。然后转行做了商务拓展,他还是很不开心,告诉你他又想换另一份工作..

实际上,当朋友和你说他做销售不开心的时候,这只是一个表面的问题,解决它就是换工作,但是这个方法没有考虑根本问题,就是为什么做销售不开心。实际上,他是一个有点社交恐惧的人,非常不喜欢也不善于和别人进行社交,所以做销售的时候才会不开心,而商务拓展工作性质跟销售差不多,同样也需要大量与人的沟通,他自然也不会开心。

所以,当我们遇到问题的时候,不能只停留在表面的问题上,而是要深入挖掘,找到根本原因,才能真正解决问题。

在使用5Why分析法时, 我们会不断问为什么。那么, 要针对什么来问为什么呢?

可以从以下三个角度来考虑:

  • “问题为什么会发生",
  • “为什么之前没有发现“,
  • “为什么没有提前预防问题",

我们从这三个角度进行提问,来不断追问为什么,从而找到问题的本源。

具体用法给大家两个例子,第一个是分析丰田汽车公司机器停机的原因:第一个为什么:为什么机器停机了?因为机器超载,保险丝烧断了。第二个为什么:为什么机器会超载?因为轴承的润滑不足。第三个为什么:为什么轴承会润滑不足?因为润滑泵失灵了,第四个:为什么润滑泵会失灵?因为它的轮轴耗损了。第五个:为什么润滑泵的轮轴会耗损?因为杂质跑到里面去了。这个才是最根本的原因。

第二个就是刚才给大家讲到的你朋友做销售不开心的例子,还是一样的场景,你的朋友找到你,和你倾诉,说做销售不开心,想要换工作。你可以这样问他:第一个为什么:为什么做销售不开心?因为每天工作都很累。第二个为什么:为什么每天工作都会很累?因为需要一直和人沟通,第三个为什么:为什么一直和人沟通会让你很累?因为非常讨厌社交,讨厌与人沟通。第四个为什么:为什么讨厌社交?因为自己从小到大有点社交恐惧,而且沟通能力也比较弱,所以很少在社交场合收到他人的正反馈。

好了,在这个例子中,当问到第四个为什么的时候,就已经可以得到答案了,你的朋友做销售工作不开心,想换工作,根本原因是因为自己社交恐惧,并且沟通能力不强。那这个时候你所要做的,就不是给他介绍一份商务拓展的工作,而是需要看自己是否能帮助他提高沟通能力,或者建议他换一份不需要大量沟通的工作。

当然, 在用5why这个方法的时候, 我们不能太过僵硬, 要注意几点:

  • 1)基于事实。

在寻找原因时,要做到绝对的客观,努力避开主观或自负的假设,建立在事实基础上,而不是猜测、推测或假设。

因为有时候,我们内心会预设一个答案,只是通过5个为什么来验证自己是对的,这种方式是不可取的,应该是基于事实,有相应的证据。

比如说,一个顾客在商场摔倒了,经理用5个为什么来分析:

第一个为什么:为什么顾客会摔倒?因为他走路不看路。
第二个为什么:为什么走路不看路?因为注意力不集中。

其实这个分析就是没有基于事实, 而是出于自己的主观偏见, 设定了一个结果, 就是“都是顾客的错", 只是在用5Why分析法在验证自己的偏见。按照这样的方式,得出的结论就是顾客摔倒是自己的原因,商场不需要任何措施,那么,有可能潜在风险问题就没有得到解决,后续还会有其他顾客摔倒。

  • 2)次数无限制。

虽然叫5个为什么,但实际使用时不限定只做5次为什么的探讨,有时可能只要3次,有时也许需要10次,关键在于必须找到,所有可解决的原因里面,那个最根本的原因。

注意有一个定语,是原因必须是可解决的,否则这个原因即便是最根本的,也对解决问题没有帮助。

比如你觉得自己人脉少,于是用5why分析法这样分析。
为什么人脉少:因为喜欢宅在家里。
为什么喜欢宅在家里:因为不喜欢跟人打交道。
为什么不喜欢跟人打交道:因为性格内向。

分析到性格时,它虽然是本质原因,但性格很难改变,因此要再往上追溯一层,把不喜欢跟人打交道作为可解决的原因里最根本的。那针对这一原因,可以尝试从自身改变,突破自己的舒适圈,让自己为了完成工作或人生目标,而多和人打交道,这样才能真正解决问题。

  • 3)关注可改变因素。

在寻找原因时,要找可控的原因,一般是基于组织内部的原因而不能去找不可控的原因(比如顾客的原因)。

比如研发出的新产品投诉率高,究其原因是顾客使用方法不当。但这不能作为根本原因,而要从组织内部去想,比如是不是说明书的内容不够详细,等等。总之,5个为什么的最终目的是为了解决问题,不要太僵化。

经过这3个步骤,我们澄清了理解的偏差,挖掘了对方内心真正的诉求,找到了问题的本源,那是不是就可以着手解决问题了呢?可能还没有。因为在现实生活当中,我们常常会同时面临很多的问题,这些问题都需要我们分配时间和精力去解决。在这样的情况下,筛选出哪些问题是值得被解决的,就变得很重要。

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