Excel+Word！批量生成各类办公文档！自动高效，办公首选！

对于HR、其他文员等岗位的朋友，每天都要做各类Excel、Word等文档，如：面试通知书、员工工资条、工作证、简历表、收据等，是否很费时？

类似这些重复性的工作，小可劝大家不要再逐个操作啦！

巧用邮件合并功能，就能批量生成各种办公文档，想要生成多少份都OK！还能以邮件的形式批量发送、批量打印，非常快速方便！

1、批量生成并打印收据

步骤1

对收款数据加工处理

如下GIF，步骤：

① 打开公司提供的Excel收款表 - 删除表头 - 新插1列 - 命名为：“大写 ”。

② 对【金额】进行大写转换 - 保存，即可。

讲解：

大写转换公式：

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(IF(-RMB(C2,2),TEXT(C2,";负")&TEXT(INT(ABS(C2)+0.5%),"[dbnum2]G/通用格式元;;")&TEXT(RIGHT(RMB(C2,2),2),"[dbnum2]0角0分;;整"),),"零角",IF(C2^2<1,,"零")),"零分","整")。

公式中的C2为金额所在单元格地址。

学会再也不愁！

步骤2

邮件合并

如下GIF，步骤：

① 点击【邮件】- 选择收件人 - 使用现有列表 - 选中“收款表” - 确定。

② 选中相应的目标区域 - 点击【插入合并域】- 选择相应的字段插入到相应的区域。

③ 点击【预览结果】-  选择向右的箭头，浏览记录。

④ 点击【完成合并并打印】 - 打印文档 - 确定，就ok！

利用邮件合并功能打印准考证，相信很多小伙伴都用过。

可是却存在很多没有解决的问题，比如：不能打印对应的照片，或是照片无法更新等。

接下来小可就教大家搞定它！

2、批量打印带照片的证件

步骤1

整理数据源及照片

如下GIF，进行前期材料准备：

① 考生的照片等相关文件，最好都放到一个文件夹下面。

② 将照片，要以姓名命名。

接下来，开始大展身手啦！

如下GIF，步骤：

① 删除Excel表头，也就是第一行数据必须为准考证号、姓名等数据，不能添加其它的说明性表头。

② 复制粘贴：照片文件夹路径，到Excel表。

③ 照片文件夹路径中的反斜杠，全部替换为双反斜杠。

注意（不要弄错，大部分人就是弄错这个细节）：

① 照片文件夹路径中的反斜杠，一定要修改为双反斜杠。

② 照片必须以姓名，去命名。

步骤2

邮件合并

如下GIF，步骤：

① 在Word中，制作好模板。

② 邮件合并（插入文字信息）。

方法：

1、【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】。

2、【选择收件人】-【使用现有列表】-找到信息数据的存放位置，并打开-【确定】。

3、 将【插入合并域】中的【姓名】、【性别】、【身份证号】、【准考证号】、【考点】插入到相应的位置上。

注意：

【邮件】-【开始邮件合并】-【目录】，此步骤的作用在于将生成的准考证依次排放，否则每个准考证占用一张，比较浪费哦。

有兴趣的同学可以省略此步骤，实际测试一下效果。

③ 邮件合并（插入照片）。

方法：

1、点击【插入】- 文档部件 - 域 - IncludePicture，在【文件名或URL】处输入：照片 - 确定。

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2、选中照片显示控件，并调整其大小。

3、按Alt+F9键，选中“照片”。

4、【邮件】-【插入合并域】- 输入：照片，按Alt+F9键。

5、点击【预览结果】，并按F9键刷新。

步骤3

批量生成准考证

如上GIF，步骤：

① 单击【预览结果】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【全部】-【确定】。

② 生成了一个新的文档，用Ctrl+A全选稳定，并按F9键更新数据。

③ 查阅核对数据，大功告成哦，剩下的就是直接打印啦！

今天秒可职场分享的这些实用的技巧，你学会了嘛？灵活运用最重要~建议分享给你的朋友哟！