刘强东的秘书告诉你~~中国顶级助理如何做事

《教父》这部电影,里面有一句话:花半秒钟就看透事物本质的人,和花一辈子都看不清事物本质的人,注定是截然不同的命运。

先拿一个应用举例:你现在是一名助理,刚刚老板告诉你需要帮她订周日的机票飞往北京,可是你发现周日的机票几乎全部卖光了。此时你手上还有三封邮件没有发,下午还有一个会议要参加。

1.核心问题是什么?(只能有一个)

老板周日要去北京,可是航班机票都订光了。

2.这个问题的背景是什么?(来龙去脉,历史原因)

周日公司在北京将有一场重要的宣传活动,持续两天,因此老板必须在周日之前赶到。另外,周五老板早上有一个会议,下午就没事了。因此周五下午到周六是老板可以前往机场的时间。

3.和现在这个问题有关的人物和因素有哪些?(记住MECE法则,用归纳法,一一并列出来)

你是老板的唯一助理,这个事情只有你一个人负责。老板要坐飞机,因此关键因素是各大航空公司周末飞北京的航班时刻表以及剩余座位信息。

4.哪些是导致这个问题的关键原因?

你得知这个事情的时间太晚,错过了最佳订票时间。

5.哪些是次要原因?

最近是旅游旺季,周末前往北京的人很多,导致航班紧张。但是改期去是不可能的。

6.解决这个问题有哪些方法?(用归纳法,写出所有可能。用演绎法,找到每种方法实施的具体步骤)

A.自己订票。花一下午时间将中国所有航空公司和旅行网站的信息整理出来,将周五、周六两天飞往北京的航班剩余座位信息做成一张统计表,包括起飞降落时间,座舱等级,机场信息,机票价格,然后将这些信息记录下来。

B.委托自己在旅行社的朋友帮忙,搜寻航班尾票,同样按照起飞降落时间等将这些信息记录下来。

C.准备备选方案。如果周日所有飞往北京的机票被订光或者时间不好,那么改去搜寻高铁的时刻表,同样将时间、火车站等信息做记录。

7.解决这个问题,你现在欠缺哪些条件或者资源?

时间。因为错过最佳订票时间,因此需要尽快在网上搜寻剩余的航班座次信息。你一个人忙不过来,需要人手帮忙。

8.如何去弥补这些条件上的欠缺?

叫同组的同事或者实习生一起帮忙,告诉他们事情的紧迫性,请暂时手上空闲的人一起帮你搜寻,然后你做信息汇总。

9.你的时间规划是怎样的,先做什么,再做什么,然后做什么?

今天是周二。早上你还需要发送三封邮件,下午两点之前你有一个紧急会议要参加。三点以后到下班前你都有时间。因此现在先委托同事帮忙搜寻航班信息,三点以后你来继续做接下来的工作以及汇总。

10.最后一步

记住,当你信心满满把你的解决方案呈现给你老板时,绝不能是”老板,我给您订周五晚上8点的票吧“这样一句话。

相信我,如果你这么回答,你这个助理干不了多久的。

为了更形象地说明,再引用一下《九段秘书工作法》里提到的故事:

假设老板让你准备一个会议,你会如何操作呢?

一段秘书:发通知。

用电子邮件或在黑板上

发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。

二段秘书:抓落实。

发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

三段秘书:重检查。

通知到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书:勤准备。

做完以上几步后,还去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书:细准备。

以上几步后,还要了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去相关资料,供他们参考。

六段秘书:做记录。

在五段秘书基础上,还在会议过程中详细做好会议记录。

七段秘书:发记录。

会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

八段秘书:定责任。

将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份。定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。

九段秘书:做流程。

把上述过程做成标准化的「会议」流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,形成不依赖于任何人的会议服务模式!

很多人觉得做到以上的功力很难,再说现实工作中很少遇到,也没有自己“发挥”的空间;但是刘强东的秘书做到了,而且做的比这这些更多。

刘强东的秘书张雱,京东总裁刘强东的女助理,1989年出生,2011年以管培生的身份进入京东,从一个普通本科毕业生,迅速的成为刘强东最信任的助理。

张雱名下共 427 家企业,对291家企业有实际控制权,2019年以来,在刘强东新增的13家企业中,都是由张雱担任法定代表人。

所以,张雱被称为中国“最励志管培生”。

京东把这么多家企业都挂在张雱名下,不代表她拥有这些资产,这些都只是壳公司,但是足以体现出老板对她的信任,拥有这份信任在身,张雱虽然是助理,但是地位和薪水完全不亚于京东的中高管。

为什么张雱得到刘强东的如此信任呢,是不是她美若天仙?并不是,张雱不丑,但是样貌也只能算普普通通,出身普通家庭,也没什么背景。

那张雱是如何做到今天这一步的呢?

张雱曾经被调岗到京东金融,她走后,刘强东前前后后换了很多个助理,都没有达到刘强东要求的标准,后来只能把张雱调回来。

张雱究竟做了什么,能让对助理要求苛刻的刘强东对她一直非常满意,用了她之后再也没办法用其他人。

不就是助理工作么?她能比别人做的好哪去?

你错了,她真的比别人做的好很多,今天,我们一起来体验一下中国顶级助理的工作水准。

在刘强东美国性侵案中,最近几天原被告都频频放出大量监控视频,让我们这些吃瓜群众原汁原味的看到了不少的劲爆八卦。

   苦等7小时的女助理

在这些监控视频中,请留意一个细节,在公寓监控视频中,当女助理和刘强东分开的时候,她哪都没有去,就留在原地等老板回来。从深夜10点,一直等到次日凌晨5点。

在这长达7个小时的时间里,她始终待在正对着离开时那部电梯的门口,中间只是偶尔走动,手机回复信息,吃点零食等。

因为警方带走刘强东的时候走的是另外一侧的电梯,所以这位女助理就一直在这里傻傻的等待,刘强东被带走一个小时后,接到一个电话的女助理才离开这栋公寓。

熬一个通宵原地不动的目的,只是为了当老板从电梯里出来的时候,能第一时间看到精气神依旧处于巅峰的自己。

而一般人如果换到这位女助理的位置上,碰到这种情况会如何处理呢?

1、老板也不知道啥时候出来,我先去附近的宾馆找个房间睡一觉,等老板出来后打我电话,我再来接他不迟。

2、老板也不知道啥时候出来,我离开也不好,就在沙发上原地等吧,实在太晚了,忙了一天,这都凌晨了,先睡一觉吧,等老板出来喊醒我就行了。

3、老板也不知道啥时候出来,我离开也不好,要是躺沙发上睡着了等老板出来看到一个精神萎靡的我不雅,实在太无聊了,我打几把游戏提提精神吧,等老板出来了我瞬间关掉游戏就行了。

4、老板也不知道啥时候出来,我离开也不好,睡着也不好,要是打游戏提精神万一老板突然从电梯出来了看到更不好,我就硬挺着吧,让老板不管任意时间突然从电梯里出来都能第一时间看到一个元气满满的我。

说老实话,在当时那种环境下,异位而处,全中国能做到第四层的职场人寥寥无几,能做到第三层的都属于超级优质助理了。

绝大部分的助理,连第一层都做不到,这都晚上10点了,我得回家睡觉了,等老板?为什么要等?这都半夜了没看到么,有事不能明天说么,我留在这像傻子一样等着干嘛。

咱实话实说,90%的普通人,别说做到第四层那个地步,连这位女助理为什么要做第四层那种“无意义”的事情都无法理解,段位的差距实在太大。

这就是差距,你连别人为什么这么做都无法理解,更别谈你能做到她那么高的职业素养了。

她能成为中国“最励志管培生”,实至名归,中国能做到这种程度的助理,真是凤毛菱角。

见微知著,她在做刘强东安排的其他任务时,能做到怎样的极致完美程度,可想而知。

有句老话说,“这点小事都做不好,你还想做大事?”

这句话可能并不完全准确,但是能把手头的每一件小事都做到极致完美的人,能成功的概率远远超过普通人。

《2019国人工资报告》中,对各大城市的工资进行了一个摸底调查,由于这份报告排除了农村样本,只保留城市样本,所以更贴切大家的感受。

在这份报告中,我们看到,工作10年以上,月薪过万的比例只有22.44%,这还是税前。。。

如何才能月薪破万,甚至破3万,破5万,成为大公司的中高管。

当你送老板上楼,然后在楼下等老板的时候,你不知道老板会在凌晨1点出来还是3点出来,甚至是5点6点才出来,仅仅为了保持一份巅峰的精神面貌来迎接随时可能从电梯出来的老板,你就一直熬夜在那里坚守。

如果你能把这种小事都做到如此极致完美,相信你做任何其他的事情,都能迅速的成为人上之人。

人和人的差距,有时候大的可怕。

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