高效利用碎片时间,让有效时间翻倍

我们每天除了上班、睡觉,大概还会剩余 1/3 的时间,这些时间都去哪里了?

对于这些时间,你有没有好好利用呢?还是就让它在不知不觉中浪费掉了?

我们常说要合理利用碎片时间,但是有多少人能真正做到呢?

下面就让我们跟随 Amber 老师,走进今天的时间管理课,看看有什么样的小方法可以让我们活出双倍的人生。

本节课节选自Amber老师的《实用的时间管理术,教你掌控工作和生活》。

其实,碎片时间就是在等车、等人、坐车、坐地铁、这些不费脑,但身体又不得不受限制的时间。之所以会发生碎片式浪费,是因为你没意识到碎片时间可以用来干嘛?

在没安排的情况下,最简单的就是,拿出手机做一些“猴脑”特别喜欢做的,“简单而快乐”的事,比如:刷微信、玩游戏、看视频,它们的目的只有一个,就是消磨时间。

如果把碎片时间分类的话,大致有四类:

大家有没发现,其实我们工作、睡觉外的那8个小时(下图黄色部分)就是被这些事情占去了大部分,甚至说半壁江山也不为过,要是不信,你做下时间统计就知道了。

既然找到碎片时间所在,自然就会想,在这些时间做什么事情,才叫“碎片时间利用”?要回答这个问题,我们先看下大脑的工作方式。

简单来说,大脑的工作可以分成信息输入、思考和信息输出三部分。从输入和输出两个环节看,信息量较小的输入和输出工作,比如和系统的理论学习相比,背单词就是典型的小信息量输入工作,而和同事打个电话告知工作情况,就是个小信息量的输出工作,这些事情就很适合放在碎片时间处理。

相反如果大信息量的输入输出工作,像写方案啦、做汇报这类事情,放在完整的大块时间处理会更合适些。

还有一块很适合放在碎片时间做的事情就是---“思考”,前面我们提到,碎片时间就是不费脑,但身体又不得不受限制的时间,这时候虽然你的身体不得不限制在车厢、或是家务里,但一点都不妨碍你“放飞思想”。

比如我要写这一集视频的脚本,原计划是准备4小时完成这件事,可现实是当你坐在电脑面前,左想右想都没什么头绪----然后不知怎么回事就开始刷微信、上淘宝,转眼2小时就过去了,但基本没进展。

如果,我把这个脚本的“思考”环节放到碎片时间去做,会怎样?

可能我起床刷牙的时候想想这集的大纲要怎么列,上班路上又想想主角叫什么名字,中午吃饭的时候再和朋友一起聊聊这个脚本的思路,基本上心里就有底了,中午休息时花个几分钟画张思维导图,然后再用一下午的时间把这集脚本完整地写出来了,全部搞定,人还不累!

这就是用碎片时间思考,大块时间输出的工作方法,灵感往往产生于细碎的瞬间,而不是大块的工作时间。

OK,在前面分析的基础,我们知道碎片时间适合做一些信息量较小的输入输出任务以及思考工作,为了方便理解和记忆,我给大家归纳出一个适合在碎片时间做的“五小淘金手”模型,什么意思呢?就是说,在碎片时间适合做的五种小任务。

①首先,是“小思考”,就是前面例子所说的,用碎片时间来思考问题,比如想方案,想脚本,anyway,just thinking就对了。

② 第二,是“小学习”,可以用碎片时间来学一些不需要大量理解和消化的,短小精悍的轻知识,像背单词。

这个“小学习”很适合在上下班通勤路上做,现在城市规模大,1-3小时的来回通勤时间几乎是常态,很多人已经意识到可以用这块碎片时间进行学习和进修,像我的一个朋友,就是用通勤时间背背单词,看看视频课程。

比如像蒋勋老师的中国文学、哈佛的幸福课、还有无数TED演讲,一年没见,她的单词量从5千刷刷冲到2万,不但知识面变得更为宽广,而且气质和眼界也完全不一样,正应了那句“腹有诗书气自华”。

③ 第三,“小收集”,什么意思?就是不需要对信息进行消化和吸收,仅仅是简单的信息查找和收藏,比如找客户资料、找产品信息、找淘宝什么的。

这方法很好用,我经常是在等车或坐车的时候,就把要淘宝的东西都找齐了,这样就不会因为这个小欲望没被满足,然后在工作时,又不断跳出来干扰你。甚至我很多论文资料的收集、思考,都是在碎片时间完成的,如此一来,宝贵的大块时间就能直接用来输出成果了。

这在外人看来,好像你写篇论文跟发条微信样的,也太简单神速了,但其实背后有大量花在碎片时间里,外人所看不到工作量,所以,史上最牛的装逼神器就是---把你的碎片时间用好来。

④ 第四,“小计划”, 可以在碎片时间,特别是一天刚开始的那些时段,比如刚起床、或是上班路上,做一些近期的小计划,你可以安排今天或是未来一段时间的具体工作,工具也很方便,直接用手机的四象限把计划填进去。

不夸张地说,我每天早上睁开眼要做的第一件事,就是打开四象限做小计划,看看今天要完成什么,有什么要调整和修改的,然后你这一天的目标感和使命感就特别强,俗话说的“一日之计在于晨”确实是有它的道理。

⑤第五,“小沟通”, 指的是用电话、邮件、微信或QQ处理一些简短沟通的事情,这部分工作也很适合放在碎片时间做,为什么?

还记得我们在第四集“如何应对外部干扰”中专门提到可以把电子消息分别放在早中晚三个时段集中处理,以便减少到处乱冒的电子消息对我们注意力造成的干扰。

如果把集中处理的时机放在早中晚的碎片时间里,那样,就能更大程度地保护你工作时间的完整性,一举两得。

很多惜时如金的精英正是这么做的,像时间管理领域知名作品《记事本圆梦计划》的作者,熊谷正寿,也是日本最具影响力的网络公司GMO集团的创办人,他长期以来都是在乘车时完成每天的社交联络任务,比如打电话、邮件收发什么的,这样不但可以保证上班后时间的完整性,也保护了回家后的休闲时间。

为了方便大家记忆,我还给这个模型取了个下联“思学收集狗”,什么东东?

其实就是从刚才说的小思考、小学习、小收集、小计划和小沟通这5种小任务里各取一个关键字,变成“思学收计沟”,但这个不形象啊,所以呢,取其谐音,就成了“思学收集狗”,和起来就是“五小淘金手、思学收集狗”,而且还有配图哦,惊不惊喜,意不意外,印象深不深刻。

所以,当你在碎片时间不知干嘛时,请把手掌摊开,默念“五小淘金手”,然后一边往掌心逐一收拢指头一边念“思学收集狗”,这样一来,你那成天想做“简单快乐”事情的“猴脑”,可能就被这五个小任务点醒了,就像“小泼猴”得被五指山约束磨练后,才开启了悟道成佛之路。

心智的成长亦是如此,在这里,建议大家,不要放弃学习,放弃思考,别在流逝的时光里只收获一具不断老去的躯体,而“心智”到老至死却还停留在“猴子”阶段。

好啦,现在我们看下悟性不错的“碎花妹妹”有没有get到这“五小淘金手”的要点。

本集小结

总结下这节课的内容,碎片时间可以做哪五种小任务呢,小思考、小学习、小收集、小计划和小沟通,一句话,就是“五小淘金手,思学收集狗”。

这些事情和单纯为了消磨时间而做的“简单而快乐”的事比较起来,不但让你的碎片时间更有价值,而且这些小任务被塞到碎片时间成功处理掉后,就不会再跑出来切割你上班或回家后宝贵的大块时间,否则它们也很容易因为这些小任务而会被切成碎片,那就没办法完成那些需要大块时间处理的任务了。

另外,按类型合并处理这五种小任务,比如集中时间处理,像打电话、发邮件这类“小沟通”的事情,还可以减少任务切换带来的时间成本。

碎片时间在很多人眼里就像沙子一样细碎而不起眼,所以常常被人毫不在乎地忽略过去,但在擅长时间管理的人眼里,它们却是金子,用我们的“五小淘金手”不但能从时间的沙子里淘出金子,还能把这些细碎的金沙整合成一个大金块,就像时间碎片若是一时一刻,一片一羽不断地积累起来,总量是相当可观的。

凡是事业上有所成就的人,几乎都是“碎片时间”的利用高手。据美国一项统计表明,能自觉用好“碎片时间”的人只占3%-5%左右,若能成为这其中的一份子,你的职业发展很可能比周围其它人快很多。

在这些不起眼的瞬间,用碎片时间逐渐拉开和别人的差距,也在这些看似荒废的时间里逐渐崭露头角,实现自己心中的各种小目标。

今天的分享就到这里,亲爱的朋友们,再见!

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