我们再来看一组数据↓
该酒店每人每分钟的会议成本是0.52元，看起来也并不多，但是时间范围拉长到一年呢，那就是21万6千多元。更可怕的是，这还仅仅是每日班前会的耗时成本，若加上各种类型的会议、会务费、电费等等，会议开支还远不止如此。
由此可见，会议的成本是如此巨大。然而现如今，会议超时，发言拖沓，没有结果产出等等现象，早已成为大多数公司的常态。这不仅给公司造成了巨大的无形财产损失，员工也被搞得心力交瘁。
让会议变得高效已然成为了各公司的财富增长点。网上有许许多多关于《如何召开高效会议》的课程，系统性的总结了高效会议的要素以及衡量方法，但总觉得是方法论居多。
本文从一个会议主持人的角度，梳理出一套成功召开高效会议的流程，简单易懂，可操作性强。
会议主持人首先应对其角色有充分的认知，了解主持一场高效会议需要哪些能力要求。
01 熟悉相关业务
会议主持人需要熟悉会议涉及到的业务，首先是明确本次会议的目的，其次是召集相关方与会，最后是制定会议议程。
明确会议目的，主持会议过程中使讨论内容更具针对性；召集合适的人员参与，使得发表的有关意见和建议更富有成效，有助于作出决定；制定清晰的会议议程，使会议高度系统化和紧凑化，节约会议耗时。
02 做好议程引导
议程是战备，引导是战术。会议议程制定好之后，开会过程中需要主持人有能力做好引导，引导会议按照议程进行，引导会议进行的节奏，也是引导与会者的发言。
如此才可以基本保证会议在可控范围内，让各部门有充足的时间发表意见，最后留出自由的讨论时间，以促进交流和达成共识。
03 能够随机应变
随机应变并不是通过听课学习就能获得的，这需要会议主持人在不断实践，不断碰壁中提炼与总结习得。
随机应变的技巧有许多，例如运用环境、妙语巧辩、迂回论证、以不变应万变等。这需要个人细细琢磨，反复斟酌，形成自己的套路。
04 拥有强大气场
气场是指一个人的气质对周围人的影响，它是力的一种体现。人人都有气场，或大或小，亦强亦弱，当然还有正负气场之分。
我们形容一个人气场强大，其实就是在表述他的影响力强大。会议主持人需要有强大的影响力（强大气场），才能胜任这个角色，才能很好应对会议过程中的常见问题。
那如何提高个人影响力呢？举个例子，我国工程院钟南山院士影响力无疑是巨大的，无论疫情前期的预防提议还是后期疫苗研发的意见，都让人们倍感信服。因为他是著名呼吸病学专家，他在这个范围就是权威。换句话说，他拥有强大的专业能力。
那么答案就出来了，作为会议主持人，需要不断提高会议涉及业务的专业能力，从而提高自己的影响力，最终形成自己强大的气场。
05 善于归纳总结
这个能力其实说的是电梯原则，它源自世界著名的咨询公司麦肯锡。电梯原则有三种用法：高度总结法、故弄玄虚法以及激发思考法。归纳总结对应的是高度总结法，就是抓住重点，把要表达的内容高度浓缩，然后表达出来。
这个能力是作为会议主持人必不可少的。例如，每当与会者发言完毕，主持人需要进行一次复述，点明发言者的核心观点，以作为确认。让发言人确认你明白他的观点，让全场与会者理解发言人的观点。
衡量自己是否具备这个能力也很简单，试试看在限定的几十秒或一分钟时间内，看能否将你公司的产品定位及卖点表述清楚。若否，说明自己的表达能力及整合能力还有上升空间。
06 尽量中立客观
会议主持者如果不保持中立的立场，会产生什么结果呢？
与会者A发言完毕，你说：“这个主意太棒了！”当B发言完后，你却说：“这都什么啊，太不合理了！”这样带着明显立场偏向的语言，对会议的推进是极其不利的，尤其是当主持人也是领导的时候，如果导向一方，久而久之就不会有人积极发言了。
主观是个人的想法，客观是事物的本质。我们人都是主观的，很难做到绝对的客观，只能无限趋近，所以这里用了“尽量”一词。
主持人如果做不到尽量客观，而是添油加醋的描述了事实，那将会导致与会者对议题或者会议目的的错误判断，从而使得改变会议的初衷。那么这也是一次失败的会议。
假话不说，是为人处世的标准。真话也不要全盘托出，言多必失，你以为的真话，也未必是事实的真相。“假话全不说，真话不全说。”季羡林先生说的就是这个道理。
作为一个会议主持人就当谨言慎行，尽量保持中立和客观。
了解这些能力要求后，我们来看看开场流程是怎样的。
01 会前准备
会议主持人通常也是会议组织者，在会前应当调试好会场设备，如投影、摄像、麦克风等，保证会中能运行正常。
准备好相关物料，如会议要用到的纸、笔以及各类文件。
02 设计仪式感
生活需要仪式感，让单调与枯燥的日子增添乐趣。
会议同样如此，一个简单的仪式感设计，能让与会人快速进入到会议状态。例如一个简单的问候语：“各位同事下午好，现在我们开始会议。”瞧，就是这么简单，所有人听完都知道上一个事项要先放一放，该肃静开会了。
试试给自己设计一套专属开场白。
03 介绍会议的主题
这个很好理解，表述本次会议的主题，让所有与会人清楚。
我们总会遇到过这样的情况，会议太多了，一个个连着开，晕头转向而忘记所开何会。还有与会人员也可能邀请其他干系人参会，所以再次点名主题很有必要。
04 介绍会议的目的
前面在角色要求里有提到，介绍本次会议的目的，让与会者讨论内容更具针对性。同时，明确会议目的，也是主持人判断议题是否跑偏的依据。
05 介绍会议的议程
同上，介绍议程是让所有与会者清楚本次会议的具体开展方向，以及持续时间（通常大家都很关注这点）。申明议题后，主持人便可在必要时调整会议的节奏。
更好的做法是，在发起会议邀请时，就已经陈列了会议议程。当然哪怕如此，在会前还是要再次申明的，因为总有人不会去看或者没有时间看。
06 介绍会议的与会人员
让每个人都了解他们在这次会议上所扮演的角色，并鼓励大家积极参与。
以上就是通常会议的开场流程。这里给大家展示一个简单范例。
很简单对吧，赶紧练习一下。
前面在角色要求中，我们提到了会议主持人需要具有随机应变的能力以及强大的气场，用武时刻到了。
01 偏离议题
尽管我们会前已经声明了会议目的和议程，但仍然会有偏离议题的情况发生。
看到这里，你是否能发现，会议已经跑题了么？那该怎么办？别慌，上法宝。
例：“各位（提高音量），我觉得刚刚大家的提议都很好，不如我们就先确定好奖励方案，然后再讨论具体操作方法如何？”
FAST打断法，你学会了吗？
02 无人回应
你肯定遇到过这种情况。
你在开会，有人提出了一个想法，不是每个人都同意，但没有人说一个字。然后大约几秒钟后，有人拿起手机开始发短信给在同一个会议上的其他人，告诉他们这个想法有多愚蠢。会议一结束，他们就三两成群，提出关于会议的各种意见。但问题是，这是在会议之后，而不是在会议期间。
作为会议主持，我们需要记住一个原则：会后反对无效！
所以要鼓励与会者在会上畅所欲言，当提出问题，无人回应时，可以试试这两个方法：
03 滔滔不绝
个别发言人滔滔不绝，通常也是会议超时的祸首。前面已提到的FAST打断法，针对大部分的情况仍然好使。
可还有例外。当拖沓的发言人是领导的时候，你还能给他FAST一下？并非不可以，只是多少会让人掉面子。那该怎么应对呢？
如此，当你说“领导/同事，你的发言时间到”的时候，谁还会寻思着尴尬这回事呢。
04 私开小会
会议开到一半或讨论正酣，私开小会的情况太多了。通常会有这四种原因：有异议、没听懂、受冷落或者没兴趣。分别应对方法如下：
05 产生分歧
意见产生分歧，激烈争论，甚至大打出手，这是一场会议中不能比这更糟糕的情况了。此时除了依靠你强大的气场，还可以参考以下几种应变方法：
01 计划时间结束会议
争取在计划时间内结束会议，哪怕还有议题尚未讨论。如有必要，征求全员的同意，组织加时会议或后续会议。如果会议耗时比预期的要短，与会者就会有赚到的满足感。
准点开始，按时结束，能充分体现高效会议主持者的节奏控制能力。
02 总结宣布会议决议
“会议已经接近尾声，我们最终达成的决议有1、2、3...”
宣布会议决议是为了具体地定义需要采取的行动，以确保达到预期的结果；明确后续实施责任，指派适当人员采取行动，促进结果交付；确定实施行动的预期时间，并加快行动速度以取得成果。
这是全场会议中最精华的部分，记住，决议中必须表明“谁在什么时候做什么事”。
03 再次确认有无异议
再次确认让所有干系人清楚无异议，上面提到的一个原则：会后反对无效！
04 宣布结束本次会议
感谢所有与会者的出席，让大家对他们在会议上付出的时间感到满意。
千万别忘记了尽快（一天内）整理并发出会议纪要，以便后续的行动跟进。
最后我们来回顾一下本文的三大目标：
合抱之木，生于毫末。现在就行动起来，从修炼你的气场开始。
END